Затраты на комфорт в командировках: как их учитывать, чтобы это устроило инспекторов ИФНС.
Правила подтверждения командировок в этом году обновили. Одни документы запретили, другие — добавили. Из-за поправок есть путаница с учетом дополнительных расходов в командировках — к ним еще любят придираться инспекторы ИФНС. Давайте разберемся, как проводить сопутствующие затраты командированных сотрудников, чтобы избежать налоговых доначислений.
Дополнительные услуги гостиницы — тот самый повышенный комфорт.
Если командированные сотрудники проживают в гостинице, им могут понадобиться дополнительные услуги вроде платной парковки, трансфера, доступа в конференц-зал. Давайте посмотрим, какая ситуация возникает с НДС, налоговыми расходами, НДФЛ и страховыми взносами.
Входной НДС.
НДС по расходам на дополнительные услуги гостиницы можно принимать к вычету, если соблюдены условия:
ü когда есть документы-основания для вычета;
ü стоимость доп. услуг разрешено учитывать в расходах по налогу на прибыль.
Вычет возможен не по всем услугам, а только по тем, которые закреплены законодательно. Сюда, к примеру, входит хранение багажа, автостоянка, библиотека, трансфер, конференц-зал и зал для совещаний, комната отдыха и пр.
Исключения — услуги по ставке НДС 0 процентов: стирка, глажка, мелкий ремонт одежды и т. п. Эти расходы формируют единую цену гостиничного номера.
Налог на прибыль и расходы по УСН.
При налогообложении прибыли и УСН можно учесть стоимость доп. услуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Перечень дополнительных услуг законодательно не определен. Поэтому компании могут ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте, а не на минимальный набор доп. Услуг.
Надо быть готовыми, что ИФНС проверят доп. услуги с точки зрения их необходимости. Например, компенсация расходов на авто у гостиницы будет необоснованной в нерабочее время.
Требования о том, чтобы расходы сотрудника на проживание были минимальными, НК не содержит.
НК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах, доп. обслуживанием в номере: мини-бар, платные каналы телевидения, а также пользование бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д., это прописано в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Исключение — когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае стоимость услуг учитывается в общей сумме расходов на проживание.
НДФЛ и страховые взносы.
Нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы с компенсации доп. услуг, зависит от того, указана ли стоимость таких услуг в гостиничном счете отдельно.
Компания вправе компенсировать командированному сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя». При условии что перечень закреплен в локальном акте компании, например в Положении о командировках. Тогда удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно.
Однако не платить НДФЛ и взносы все же рискованно. Налоговики могут признать, что затраты, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника, не имеют отношения к расходам на наем жилого помещения. Особенно если это управленческий персонал, а расходы значительные.
Самый безопасный вариант для компании и сотрудника — когда стоимость доп. услуг гостиницы не указана в счете отдельной строкой. В таком случае она учитывается в общей сумме расходов на проживание.
Систематические крупные расходы на проживание сотрудника в гостинице могут побудить инспектора ИФНС исследовать затраты более подробнее
Рассмотрим порядок учета отдельных расходов.
Расходы на завтрак в гостинице.
Здесь нужно помнить, что компания возмещает сотрудникам расходы на питание в составе суточных. Как дополнительная оплата завтраков влияет на налоги?
НДС. В общем случае завтраки, которые включены в единую цену номера, облагаются НДС по нулевой ставке, поэтому вычет НДС по завтракам в этом случае равен нулю.
Налог на прибыль и расходы по УСН. Если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, компания вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 346.16 НК).
Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных. Дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной, что прописано в п. 1 ст. 252 НК РФ.
НДФЛ и страховые взносы. Если завтрак не выделен в общем счете, его стоимость не надо облагать НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).
Когда наоборот - компании придется удержать НДФЛ и начислить взносы. Ведь такие суммы не поименованы в перечне необлагаемых расходов (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).
(п. 1 ст. 346.16 НК). Нельзя учесть в расходах и НДС с этих сумм.
На заметку: Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но в счете указано, что сумма включает питание
Поскольку стоимость завтрака не выделена, рискованно учитывать в расходах всю сумму за проживание. Инспекторы могут не принять такие затраты в полной сумме, а также включить всю стоимость услуг за проживание в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход. Чтобы избежать споров, попросите гостиницу переоформить счет. Например, не делать запись о том, что стоимость питания включена, или же выделить стоимость питания отдельной строкой.
Телефонные переговоры из гостиницы и доступ к интернету
Командировочные расходы должны соотноситься и со здравым смыслом — так считают налоговики.
Главный вопрос тут касается учета налоговых расходов, ведь за звонки и интернет сотруднику, возможно, пришлось заплатить.
Если компенсировали сотруднику такие затраты, в учете возможно два варианта.
При наличии у сотрудника отдельного счета на звонки и интернет спишите стоимость в расходы на оплату услуг связи. Такие расходы разрешены как на общей системе, так и на упрощенке.
Если же стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, тогда стоимость отразите в общей сумме расходов на проживание.
Для подтверждения производственного характера расходов попросите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету, например, расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов. Или хотя бы указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Представительские расходы
Коллеги часто путают представительские расходы с развлечениями, оплата которых с точки зрения НК за счет компании недопустима.
НДС. К вычету можно принять входной НДС в части представительских расходов, которые учтены для целей налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК). Если расходы не учтены, то и вычет получить с этой суммы не удастся.
Налог на прибыль и расходы по УСН. К представительским расходам нельзя отнести расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний (п. 2 ст. 264 НК). Компенсировать такие затраты сотруднику можно, но в расходы по прибыли они не включаются. Что касается УСН, то представительские расходы нельзя списывать, поскольку этих затрат нет в закрытых перечнях расходов.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru