Давайте разберемся с вопросом, как правильно отразить отпускные расходы в налоговой базе по УСН и в бухгалтерском учете малой компании. Этот вопрос интересует и новичков в упрощенке, и опытных бухгалтеров.
1. Какие отпускные расходы можно учесть при УСН
Если компания, или ИП с сотрудниками ведут учет УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы», то они вправе отразить в расходах:
- выплаченные отпускные;
- удержанный и перечисленный НДФЛ;
- уплаченные страховые взносы с отпускных.
Выплаченную сумму отпускных включают в расходы на оплату труда. Запись в книге учета доходов и расходов (КУДИР) заносят на дату, когда выплатили отпускные работнику.
Напомним, отпускные должны быть выплачены работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска, это прописано в статье 136 ТК РФ.
Обратите внимание, если отпуск начинается или продолжается в следующем месяце, учитывайте выданные отпускные в день их выплаты.
НДФЛ необходимо удержать с работника при выплате отпускных, а вот перечислить в бюджет — не позднее 28-го числа. Удержанный из отпускных налог также включите в расходы на оплату труда. В расходы НДФЛ надо учитывать после его перечисления в бюджет.
Если компания (ИП) перечисляет НДФЛ единым налоговым платежом, для подтверждения расходов потребуется также подать уведомление для ИФНС об исчисленной сумме налога, это прописано п. 9 ст. 58 НК РФ.
Страховые взносы с отпускных начисляют в том же месяце, что и сами отпускные. Перечислить страховые взносы, включая и взносы с отпускных за этот месяц необходимо не позднее 28-го числа следующего месяца. Уплаченные взносы записываем в расходах (графа 5 КУДИР).
Если перечисляете взносы ЕНП, не забудьте подать уведомление в ИФНС. Документ подтвердит, что вы уплатили именно взносы.
Пример 1. Как учесть отпускные расходы при УСН
Компания малого бизнеса применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Работнику начислили отпускные в сумме 30 000 руб.
Отпускные выплатили 7 августа 2023 года. При выплате удержали НДФЛ – 3 900 руб. С отпускных начислили страховые взносы – 6 936,3 руб. [16 242 руб. × 30% + (30 000 руб. — 16 242 руб.) × 15%] и взносы на травматизм в СФР - 60 руб. (30 000 руб. × 0,2%).
Компания уплатила взносы на травматизм 15 сентября, НДФЛ и страховые взносы в ИФНС перечислены – 28 сентября. По взносам и НДФЛ компания подала уведомления 25 сентября.
В КУДИР 7 августа запишите в графе 5 выплаченные отпускные без НДФЛ — 26 100 руб. (30 000 — 3900).
28 августа запишите в расходах уплаченный НДФЛ с отпускных.
15 сентября внесите в расходы в КУДИР уплаченные взносы на травматизм — 60 руб.
28 сентября учтите в расходах по УСН перечисленные взносы — 6 936,3 руб.
2. Какие отпускные расходы включить в вычет при УСН
Если компания или ИП с сотрудниками, применяют УСН с объектом налогообложения «Доходы», то они расходы не учитывают. Но на уплаченные страховые взносы они вправе снизить исчисленный единый налог по УСН к уплате, правда, не более чем на 50 процентов.
Поэтому выплаченные отпускные и НДФЛ с них в налоговом учете УСН «Доходы» не отражаются. А уплаченные страховые взносы с отпускных вносятся в раздел IV КУДИР, чтобы снизить на них авансовый платеж за 9 месяцев.
3. Как отразить отпускные расходы в бухучете
Компании малого бизнеса вправе вести упрощенный бухучет и не создавать резерв на оплату отпусков (подп. 1 п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 3 ПБУ 8/2010). Начисленные отпускные и страховые взносы с них включаются в расходы компании за текущий период.
Пример 2. Какие проводки сделать по отпускным расходам
Воспользуемся условиями примера 1. Нужно сделать следующие проводки:
Начислены отпускные Дт20 (44) Кт70 – 30 000 руб.
Удержан НДФЛ с отпускных Дт70 Кт68.1 – 3 900 руб.
Выплачены или перечислены отпускные сотруднику Дт70 Кт 50 (51) – 26 100 руб.
Начислены страховые взносы с отпускных Дт20 (44) Кт 69 – 6 936,30 руб.
Начислены взносы на травматизм Дт20 (44) Кт69.1 – 60 руб.
Перечислен в бюджет НДФЛ Дт68.1 Кт51 – 3 900 руб.
Перечислены в бюджет страховые взносы (в ИФНС) Дт69 Кт51 - 6 936,30 ру.
Перечислены в СФР взносы на травматизм Дт69.1 Кт51
Аналогичные проводки составляются и в том случае, если отпуск является переходящим, то есть начинается в одном месяце, а заканчивается уже в следующем. Распределять отпускные по разным месяцам бухгалтеру для записей не придется.
Отпускные, которые начислили в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся. Такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99). Они влияют на финансовый результат именно того периода, когда они были.
Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск. Если начислены отпускные в августе, они включаются в расходы августа, даже если весь отпуск работника или часть приходится на сентябрь.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru