Правила эффективного делового общения – это не абстрактные понятия, а практические советы, следование которым позволит значительно повысить результативность бизнес-коммуникации как в переписке, так и при личных встречах.
Перечислим десять основных правил делового общения:
1. Пунктуальность. Ко всем собеседникам нужно проявлять уважение. Опаздывать на запланированные встречи, даже если они проходят в режиме онлайн, недопустимо. Если вы выбиваетесь из графика и не успеваете на встречу, необходимо заранее предупредить об этом других участников.
2. Четкость формулировок. Беседа, разговор, переговоры всегда сопровождаются четкой формулировкой цели/задачи/проблемы. Собеседники должны понимать, о чем идет речь и что им предстоит обсудить. Перед важной встречей необходимо заранее в письменном виде составить список вопросов для обсуждения, а после встречи – подготовить краткое резюме по итогам разговора. Это поможет структурировать информацию и контролировать выполнение поставленных задач.
3. Уважение к чужому времени. Результатом делового общения должно стать решение конкретного вопроса или задачи. Длинное предисловие или отхождение от темы только рассеивает внимание собеседников и отводит от сути дела, а также отнимает самый драгоценный ресурс – время.
4. Уважение к собеседникам. Важно доносить свою точку зрения, но также и важно уметь слушать и слышать то, что говорят другие. Не перебивайте, если высказывается другой человек, потому что это сбивает с мысли и создает впечатление, что мнение второй стороны обесценивается.
5. Деловой стиль одежды. Деловое общение – это не только этикет ведения переговоров, но и соответствующий внешний вид. Сейчас во многих офисах приветствуется стиль casual, но на встречу с клиентами и партнерами лучше выбрать официально-деловой и более сдержанный стиль. Также во избежание конфуза нужно быть готовым (даже в условиях домашнего офиса!), что на онлайн-встрече могут попросить присутствующих включить камеры.
6. Культура речи. Правило, справедливое как в устной, так и в письменной речи. Элементарные ошибки в письме могут навести клиента на мысли об общей некомпетентности компании. В устной речи следует избегать слов-паразитов («как бы», «короче», «типа» и т.п.) и не злоупотреблять профессиональным сленгом (в случаях общения с людьми за пределами вашего профессионального круга).
7. Самообладание. Излишняя эмоциональность или жестикуляция (если, конечно, вы не живете в Италии) при деловом общении может мешать. Важно не переходить на личности и держать себя в руках, даже если собеседник ведет себя неподобающим образом.
8. Самопроверка. Перед отправкой проверяйте свои электронные письма и сообщения не только на наличие грамматических и орфографических ошибок, но и на то, кому вы их отправляете и какие вложения они содержат. Сколько было случаев, когда личные сообщения дублировались в рабочие чаты (в этом случае очень помогает корпоративный мессенджер с его разделением личного и рабочего). Процедуры самопроверки должны стать хорошим тоном для вас, они позволят избежать конфузов и неприятностей.
9. Обратная связь. Так же, как диалог предполагает взаимодействие двух собеседников, так и деловое общение не происходит в вакууме. Старайтесь получить обратную связь от коллег, клиентов и руководства, демонстрируйте свой интерес и готовность реализовать решение задачи с учетом мнения второй стороны.
10. Способ связи. В зависимости от характера коммуникации используйте подходящие каналы связи, по возможности уточняйте, какой канал связи предпочтительнее. Так, электронная почта является обязательным каналом в случае официально-деловой переписки, когда нужно закрепить договоренности и согласовать детали, получить счет или переслать важный документ. Некоторые клиенты просят перезвонить им в определенное время, другие – предпочитают общение исключительно в мессенджере.
Полный текст статьи: https://express.ms/blog/rabota-v-komande/10-pravil-delovogo-obshcheniya-instruktsiya-po-effektivnoy-biznes-kommunikatsii/