Замена отпуска денежной компенсацией допускается только в определенных случаях. Разберем, при соблюдении каких условий работник может получить денежную выплату взамен неотгуленных дней ежегодного отдыха, как оформить замену отпуска компенсацией и что нужно учесть при этом.
Ежегодный оплачиваемый отпуск. Вкратце о главном
- Кто имеет право на отпуск?
Сотрудники, которые работают на основании трудового договора. К ним также относятся совместители и работники на срочном трудовом договоре.
Внештатные исполнители — ИП, самозанятые физлица, с которыми заключен договор ГПХ, права на отпуск как основной, так и дополнительный не имеют.
- Какая продолжительность отпуска?
Общая продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней.
Для отдельных категорий сотрудников она может быть меньше, например, для тех, кто работает по срочному трудовому договору — от 2 до 4 дней или больше — для несовершеннолетних 31 день и педагогических работников от 42 до 56 дней, инвалидов и гражданских служащих — 30 дней.
- Когда возникает право на отпуск?
Право на отпуск у сотрудника возникает после 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. За этот период ему положено 14 календарных дней ежегодного отдыха. После 11 месяцев непрерывной работы работник имеет право на полный отпуск в 28 календарных дней.
- Есть ли минимальная непрерывная часть отпуска?
Есть — 14 календарных дней. Этот период работник не может дробить и обязан отгулять его полностью.
Остальные 14 дней он может делить как ему удобно.
- Может ли сотрудник перенести отпуск на следующий год?
Да, но с согласия работодателя и при отсутствии запрета на перенос. Этот запрет установлен для несовершеннолетних работников, для тех, кто не был в отпуске 2 года и более, а также тех, кто трудится на опасных и вредных работах.
Согласие работодателя не требуется, если работник имеет право на выбор времени отпуска, или если сотруднику не были вовремя выплачены отпускные, или он не был своевременно уведомлен о начале отпуска.
Подключите тариф онлайн-отчетности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки.
Замена отпуска денежной компенсацией без увольнения
Получить денежную компенсацию за ежегодный основной оплачиваемый отпуск работник в общем случае не сможет. Так как это прямо противоречит природе данного права работника. Отпуск предоставляется ему для отдыха и восстановления сил, и он должен отгулять его полностью.
Отказаться от отпуска и получить вместо этого денежную выплату работник может только в отношении дополнительного отпуска, предоставляемого ему сверх стандартных 28 дней основного отпуска.
Например, работник, согласно коллективному договору, имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью 5 календарных дней. Основной отпуск в 28 дней он обязан отгулять в течение года, а дополнительный, продолжительностью 5 дней, он может компенсировать деньгами.
Можно ли компенсировать отпуск, перенесенный с прошлого года
Пример:
Согласно коллективному договору, ежегодный отпуск работника установлен в размере 30 календарных дней. Сотрудник в 2022 году в отпуск не ходил. И перенес его по согласованию с работодателем на 2023 год.
В 2023 году работник получил право на отпуск общей продолжительностью 60 календарных дней — 30 дней за прошлый год и 30 дней за текущий. Может ли он заменить денежной компенсацией 30 дней отпуска, перенесенного с прошлого года, ведь у него еще останется 30 дней отпуска в текущем году?
Заменить денежной компенсацией он сможет только 4 дня дополнительного отпуска: 2 дня за прошлый год и 2 дня за текущий.
Основной отпуск продолжительностью 56 календарных дней он обязан будет отгулять в текущем или последующих годах по согласованию с работодателем.
Запрет на замену отпуска денежной компенсацией
Не допускается замена основного и дополнительного отпуска денежной компенсацией:
- беременным женщинам;
- работникам, не достигшим возраста 18 лет;
- сотрудникам с вредными и опасными условиями труда в отношении минимального дополнительного отпуска продолжительностью в 7 календарных дней.
Замена отпуска денежной компенсацией при увольнении
При увольнении сотруднику положена денежная компенсация за все неотгуленные дни отпуска.
При этом не имеет значения категория, к которой относится работник, и основание увольнения. Получить денежную выплату взамен неотгуленного отпуска могут:
- работники на бессрочном трудовом договоре;
- внешние совместители;
- сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору;
- работники на испытательном сроке;
- сотрудники, уволенные по любому основанию — по желанию работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
Получить компенсацию за неотгуленный отпуск работник может непосредственно в момент увольнения или в течение года после расторжения трудового договора — в суде.
Как заменить отпуск денежной компенсации
Порядок замены отпуска денежной компенсацией зависит от того, в каком случае она предоставляется: при увольнении или в отношении дополнительного отпуска сверх положенных 28 дней.
При компенсации дополнительного отпуска
Если деньгами компенсируется дополнительный отпуск, то порядок действий работодателя будет таким:
- Издайте приказ о замене отпуска денежной компенсацией.
Приказ составляется в свободной письменной форме на основании заявления работника.
Обратите внимание, что замена отпуска деньгами является правом, а не обязанностью работодателя. Если он откажет сотруднику в данной просьбе, то нарушением это считаться не будет.
В приказе необходимо будет указать ФИО и должность работника, количество дней отпуска, заменяемых компенсаций, продолжительность расчетного периода и реквизиты заявления, на основании которого издается приказ.
- Внесите сведения в личную карточку сотрудника и график отпусков.
Работодатель не обязан вести личные карточки работников, но он может делать это по желанию. Если работодатель ведет их для кадрового учета, то информацию о замене части отпуска компенсацией, необходимо внести в раздел VIII «Отпуск».
Данные о замене отпуска компенсации также потребуется внести в график отпусков.
Отчитывайтесь в контролирующие органы с сервисом Такском: простой и понятный интерфейс, подготовка и быстрая отправка отчетности, удобный поиск с системой фильтров и поддержка 24/7.
При увольнении
Компенсация отпуска при увольнении входит в число выплат, которые сотруднику необходимо перечислить в последний день работы. Отдельный приказ для выплаты денежной компенсации при увольнении составлять не нужно.
Как рассчитать компенсацию за неотгуленный отпуск
Порядок расчета данной выплаты одинаковый как при увольнении, так и при замене дополнительного отпуска. Он состоит из следующих шагов:
- Определите период для расчета среднего дневного заработка.
Он составляет 12 последних календарных месяцев. Его можно заменить, если выплат в указанный период не было.
- Определите средний дневной заработок.
Средний дневной заработок для компенсации отпуска рассчитывается так же, как и для отпускных. Подробнее с порядком расчета отпускных можно ознакомиться в этой статье.
- Определите количество дней неиспользованного отпуска.
Если компенсация рассчитывается при увольнении, необходимо рассчитать, сколько дней отпуска сотрудник не отгулял за все годы работы в данной компании.
Сделать это можно по следующей формуле:
Продолжительность ежегодного отпуска: 12 х Количество полных месяцев работы — Количество дней использованного отпуска.
Если в каком-то месяце работник трудился меньше половины месяца, он не учитывается, а если больше полумесяца, то он округляется до полного месяца.
- Расчет компенсации.
Расчет денежной выплаты за неиспользованные дни отпуска производится по следующей формуле:
Средний дневной заработок х Количество дней неиспользованного отпуска.
Направляйте отчетность в контролирующие органы с помощью сервиса Такском. Сервис содержит только актуальные формы отчетов, а встроенная проверка на ошибки гарантирует сдачу корректной отчетности. В тарифы отчетности входят бесплатные пакеты отправки документов, чтобы оценить скорость и удобство ЭДО.
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JtzLT