В наше время, когда электронные документы являются основной формой обмена информацией, класс систем "Электронный архив" становится неотъемлемой частью различных организаций.
Одним из распространенных заблуждений о системах электронного архива является то, что они предназначены только для хранения юридически значимых электронных документов. Действительно, такие системы умеют работать с ЭЦП и обеспечивать хранение электронных документов (без наличия бумажного экземпляра), также они обладают высокими требованиями к безопасности и целостности данных, что делает их идеальными для таких целей. Однако, электронный архив имеет гораздо больший потенциал.
Во-первых, архив может быть использован, в том числе для структурированного хранения оцифрованных копий документов. Это означает, что бумажные документы могут быть превращены в электронный формат и сохранены в электронном архиве.
Во-вторых, электронный архив может быть системой, предназначенной для хранения повседневных документов любого формата, которые создаются сотрудниками в ходе выполнения своих обязанностей. Независимо от формата - текстовые документы, таблицы, презентации, изображения, аудио и видео файлы - электронный архив способен организовать структурированное хранения таких документов. Это позволяет упростить работу с различными типами файлов и повысить эффективность рабочего процесса.
Кроме того, современный электронный архив представляет собой систему, которая может быть интегрирована во все подразделения компании. Его использование не ограничивается только юристами или бухгалтерами. Любое подразделение компании, будь то отдел маркетинга, производство или техническая поддержка, может легко работать внутри электронного архива с той группой документов, которая является необходимой для их повседневной работы. Такой подход позволяет улучшить координацию между сотрудниками и обеспечить эффективную работу с документами любого рода.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", Иваном Денисовым, ООО «Делис Инфо»
От редакции: Делис Инфо - российская ИТ-компания — эксперт в области повышения эффективности бизнес-процессов, связанных со сбором, использованием, учетом, хранением и обслуживанием документов.