Агентство правовой информации открывает новую рубрику «Вопрос-ответ» (Q&A). Еженедельно наши эксперты будут разъяснять прикладные правовые темы, касающиеся как бизнеса, так и частных лиц.
11.09.2023. АПИ — Сколько лет компания должна хранить документы – договора, бухгалтерию и т. д.? Могут ли надзорные органы истребовать материалы по истечении такого срока? Какие последствия грозят за утерю документов?
Анастасия Смирнова, заместитель руководителя отдела права Объединенной консалтинговой группы:
Все налоговые материалы, включая первичные документы (акты, накладные, чеки, квитанции и прочие), договора, счета-фактуры, регистры бухгалтерского учета и другие, предписывается хранить в течение пяти лет.
Сроки хранения иных документов регламентируются специальным нормативом Росархива. В отношении материалов бухгалтерского и налогового учета они составляют также пять лет. Тогда как для годовых отчетов, разделительных и ликвидационных балансов установлен постоянный (вечный) режим хранения.
Особые требования предъявляются к хранению кадровой документации. Для трудовых и служебных контрактов, сведений о трудовой деятельности и стаже работника такой срок составляет 50 лет. Списки членов органов управления организации, ветеранов и участников военных действий предписывается хранить вечно. Большинство же иных кадровых документов – от трех до пяти лет.
Срок хранения любого документа исчисляется после окончания года его составления.
По истечении установленных Росархивом сроков организация имеет право уничтожить документы по акту. И, соответственно, обоснованно отказать надзорному органу в их предоставлении.
Несоблюдение требований к срокам хранения налоговой документации может обернуться штрафом в размере до 10 тысяч рублей или по 200 рублей за каждый не представленный документ. Также на главного бухгалтера или руководителя может быть наложен административный штраф в размере до 10 тысяч рублей. Выявление повторного проступка в течение года грозит 20-тысячным штрафом или даже дисквалификацией.
Утеря первичной документации и отчетности может квалифицироваться и как уклонение от уплаты налогов, что влечет уже уголовную ответственность. Если же документы были уничтожены вследствие чрезвычайных ситуаций, то организации необходимо предъявить доказательства – заявление в полицию о краже с их описью, справку о пожаре или другие.
Нарушение правил хранения документов является административным правонарушением. Но срок давности по нему составляет всего три месяца со дня утери материалов. Поэтому если компания открыто заявит, что года назад уничтожила, скажем, кадровые документы, привлечь ее к ответственности будет уже невозможно.