ПОНЯТИЕ "Документационное обеспечение управление"
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. ДОУ является основной функцией делопроизводства.
ТЕМА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Предмет, содержание и задачи курса документационное обеспечение управленческой деятельности
Документационное обеспечение управления- это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
- Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
- Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
- Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Документирование на предприятии служит осуществлению управленческих функций:
- планирование (планы);
- организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);
- мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);
- контроль (сбор сведений, отчёты);
- учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);
- инструктирование (составление инструкций, методических указаний).
Функции документа:
- информационная;
- социальная;
- коммуникативная;
- культурная;
- управленческая;
- правовая;
- исторического источника.
Реквизиты БЛАНКА:
- постоянные
(эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные)
- переменные (заполняемые)
(коды, дата документа, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресат и т.д.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа