Лекция 1

ПОНЯТИЕ "Документационное обеспечение управление"

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. ДОУ является основной функцией делопроизводства.

ТЕМА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Предмет, содержание и задачи курса документационное обеспечение управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления- это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.

Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

• Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
• Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
• Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документирование на предприятии служит осуществлению управленческих функций:

• планирование (планы);
• организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);
• мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);
• контроль (сбор сведений, отчёты);
• учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);
• инструктирование (составление инструкций, методических указаний).

Функции документа:

• информационная;
• социальная;
• коммуникативная;
• культурная;
• управленческая;
• правовая;
• исторического источника.

Реквизиты БЛАНКА:

- постоянные

(эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные)

- переменные (заполняемые)

(коды, дата документа, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресат и т.д.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа