Основная проблема заключается в том, что большинство из нас неправильно смотрит на сам процесс автоматизации. У вас ведь не возникает вопрос, зачем вы берёте на работу новых сотрудников. Так и здесь. Когда мы автоматизируем какой-то процесс, мы как бы берём программный продукт на работу и делегируем ему свои задачи.
Автор: Станислав Кутузов, СЕО и основатель сервиса «Финансист».
Материал написан для блога «Помощник финансиста».
Например, у нас есть рутинная задача — формирование и консолидирование управленческой отчётности. Финансовый директор каждый раз выполняет одни и те же действия, собирает информацию из одних и тех же источников. Эту задачу можно делегировать: нанять специалиста или «нанять» программный продукт.
Дальше идёт вопрос стоимости и эффекта, который получит компания. Здесь стоит смотреть на проблемы, которые возникают внутри компании.
Например, вот кейс нашего клиента. В какой-то момент выяснилось, что у компании большая дебиторская задолженность. Проблему решили, но потребовалось выделить дополнительные ресурсы и людей. Потом несколько первых недель состояние дебиторки строго контролировалось, всё было в порядке. К шестой неделе уровень контроля снизился, а через 3 месяца снова возникла та же самая проблема.
Также бывают случаи, когда во время анализа отчётности и показателей финансовый директор или собственник обнаруживают проблему, которую ещё вчера можно было безболезненно решить, а сегодня уже нет.
Что в этом случае даёт автоматизация? Система оповещает о возможных проблемах и тем самым помогает экономить на тех ресурсах, что обычно уходят на устранение проблем.
Как говорить с собственником?
Наш опыт показывает, что алгоритм по убеждению собственника может состоять из четырёх шагов.
- Проанализируйте свою работу и выявите, на каких задачах вы теряете много времени.
- Подготовьте кейсы из жизни компании, которые показывают, какие убытки несёт бизнес из-за отсутствия автоматизации.
- Оцените затраты и выгоды компании в двух случаях: если система внедряется и если нет.
- Подготовьте полноценный отчёт и идите с ним к руководителю или собственнику.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.