Воркшоп (workshop) — это обучающее мероприятие, в котором упор делается на практическую работу. Слово workshop можно перевести, как мастерская или цех. Если объяснять простыми словами, то участники воркшопа получают знания прямо «на производстве» под руководством наставника. Теоретическая часть занимает минимум времени и сразу же закрепляется на практике.
На производственных площадках коллективная работа в формате Воркшоп может быть реализована в различных направлениях:
· новая маркетинговая стратегия
· инновации в производстве
· пересмотр существующих технологических процессов
· повышение эффективности персонала
· решение проблем кадрового дефицита и мотивации сотрудников
Простыми словами, это событие, которое организуется для обучения и развития навыков в определенной области у сотрудников. Коллективная работа и обучение позволяют повысить квалификацию сотрудников, улучшить результаты работы компании, а также, позволяют сплотить коллектив.
Из опыта проведенных мной Воркшопов могу поделиться некоторыми лайфхаками по организации. Напоминаю, что здесь речь не идет об организациях с огромными бюджетами. Поэтому здесь мы будем рассматривать бюджетные и эффективные способы реализации данного мероприятия.
Первое, что нужно сделать, это убедить руководящий состав в необходимости проведения данного мероприятия и обозначить проблему, которую нужно решить.
Для этого готовим небольшой отчет с данными для ЛПР и просим организовать Воркшоп. На самом деле, коллективная работа в непривычной обстановке дает прекрасные результаты. Иногда, решение лежит на поверхности, а его могут просто не замечать. Или бывает так, что некий сотрудник знает решение проблемы. Поделился им с коллегой, который по отношению к миру пессимист или просто ленивый, уставший человек. Первый получил от второго разгромную критику и замолчал. Идея осталась нереализованной.
В результате командной работы можно запастись идеями на год. Составить четкий план по их реализации и выйти на новый уровень в производственном управлении.
Еще один довод к проведению Воркшопа
«Лицом к лицу, лица не увидать,
Большое видится на расстоянии.
Когда кипит морская гладь
- корабль в плачевном состоянии». Сергей Есенин (письмо к женщине).
В новой обстановке рождаются новые идеи. Да, порой, они кажутся бредовыми или сложно реализуемыми, но это только на первый взгляд.
Второе действие после обозначения проблемы - выбор темы, постановка целей и задач.
Например: Хьюстон, у нас проблема! У нас назревает кадровый дефицит и повысился коэффициент текучести кадров. (Показываем Боссу графики и опросники). Давайте проведем Мозговой штурм в формате Воркшоп и попробуем решить эту проблему.
Тема: Кадры и качество.
Цель Воркшопа: Увеличение лояльности текущего и будущего персонала ООО «Петров и Ко»
Задачи:
1) Вовлечь рабочий персонал в процессы улучшения системы производства
2) Повысить качество продукции за счет увеличения уровня ответственности работников
3) Привлечение новых высококвалифицированных кадров на работу.
Много задач ставить не нужно. Это размоет тему и усложнит процесс проведения мероприятия.
Определяем бюджет.
Третий шаг. Определяемся с местом. Основное правило Воркшопов – это выход из привычной среды обитания «штурмовиков». В зависимости от темы, необходимо подобрать место. Оно должно отвечать двум требованиям. Место для коллективной работы и место, где можно физически двигаться. Я бы предложила отдаленный отель или туристическую базу конкретно для этой темы.
Далее определяемся с Ментором или Ведущим. Этот человек очень важен для эффективности проведения мероприятия. Его должны отличать: уверенная, поставленная речь и умение управлять вниманием зрителей. Можно нанять профессионала, если позволяет бюджет.
Следующий шаг. Спикер. В лице обучающего должен выступать человек, который непосредственно связан с темой и хорошо владеет данными. Их может быть несколько. Тогда, делим спикеров на блоки и выводим в отдельные темы.
Определяемся с датами и интервалом проведения Воркшопа. Это может быть один или два дня. Но однозначно эти дни должны быть рабочими. Ни в коем случае нельзя выдергивать «Штурмовиков» с законного выходного, столкнетесь с протестами и негативом. Это сразу разрушит всю подготовку и боевой настрой.
Определяемся с физическими действиями, сменой деятельности и точками обзора проблемы. Это могут быть коллективные прогулки в горы, организация командных игр (настольных или физических. можно совместить).
Готовим список «Штурмовиков» и приглашения. В состав рабочей группы должны входить представители всех сословий предприятия. Например, для озвученной темы нужно привлечь:
Специалистов HR-службы
Руководителя отдела продаж
Начальника производства
Мастера
Маркетолога
Нескольких рабочих.
А можно устроить жеребьевку в каждом отделе.
Готовим материалы для работы: блокноты, бейджи, ручки, маркеры, флипчарты, ватман. Не забываем про спортивный и развлекательный инвентарь.
Продумываем меню. Это может быть кофе-брейк или полноценное питание для участников. Все зависит от времени, рамок проведения мероприятия и бюджета.
Готовим вместе с ведущим и спикерами сценарий и тайминг мероприятия.
Проводим Воркшоп, получаем идеи, делаем из них выводы и отчет. Кладем на стол к руководителю и начинаем с рабочей группой воплощать идеи согласно срокам и Диаграмме Ганта.
Инновации в рамках предприятия не обязательно подразумевают абсолютно новый путь выполнения работ или кадрового переворота, они могут заключаться в небольшом улучшении, осуществляемом для повышения эффективности и удобства операций для сотрудников, сокращении сроков или затрат. Инновации - есть результат творческого подхода, профессионализма и напряженной работы, позволяющий предприятию укрепить свои позиции на конкурентном рынке. Поэтому развитию инновационного и творческого мышления у сотрудников, лидирующих на рынке компаний через обучение их технологиям непрерывных улучшений сегодня нужно уделять самое пристальное внимание.
Не бойтесь нового. Берите лучшее. Создавайте свое. Все получиться.