Все мы знаем, что время нельзя сэкономить. Вам может быть шесть или шестьдесят шесть лет, но у каждого в сутках двадцать четыре часа. Суть искусства тайм-менеджмента – умение распоряжаться своим временем максимально эффективно. Но как понять, что для вас работает, а что нет? Здесь поможет только практика.
Привет, меня зовут Настя. Я – коуч и исследователь-практик в сфере личной эффективности и продуктивности. Сегодня мы поговорим о семи приемах тайм-менеджмента, которые помогают мне и моим клиентам взять под контроль свой день. Возможно, они подойдут и вам (практика!). Читайте до конца и подписывайтесь на канал.
Станьте приверженцем культа дедлайна
Вы можете любить или ненавидеть дедлайны, но они работают. Если вы их ненавидите, то они работают идеально, так как нет лучшей мотивации, чем горящие сроки. Выскажусь просто и ясно. Проект без дедлайна обречен. Цель без дедлайна – это не цель. Закон Паркинсона учит нас, что работа занимает ровно столько времени, сколько мы для нее выделили. Думаю, вы сталкивались с ситуациями, когда одно и то же дело выполнялось за час или за три дня.
Если временные рамки, которые вы себе поставили, зыбки – либо их нет – ваша продуктивность стремится к нолю.
Есть хороший способ приучить себя к дедлайнам, не ломая психику: график «25 минут работы – 5 минут отдыха», известный как метод Pomodoro.
Можно поэкспериментировать и выбрать другие временные промежутки. К примеру, 40 минут работы – 20 минут отдыха. Или – если требуется глубокое погружение (рукопись, сценарий, сложный документ или сложный чертеж) – 60 минут работы и 30 (или больше, по вашему желанию) минут отдыха.
Также я использую яркий тикающий таймер и держу его поверх окон на втором компьютерном мониторе. Обратный отсчет на часах дает мозгу дополнительный стимул.
Небольшие дедлайны в рамках определенных вами временных промежутков улучшают концентрацию и не позволяют «размазывать» задачи, каждые пятнадцать минут прерываясь на «очень важную» беседу с коллегой или приготовление кофе.
Изучите свои биоритмы
Если вы проведете эксперимент, то выясните, что одна и та же задача в разные периоды дня решается с разной степенью эффективности. К примеру, если вы «сова», то вряд ли сможете выстроить идеальную стратегию продаж в утренние часы. Вам «зайдет» либо что-то рутинное вроде разбора документов или наведения порядка на рабочем столе.
Внимание! Сейчас я говорю о ваших биоритмах, а не о том, что приписывают вам статьи или книги! Все должно проверяться на практике. На вашем личном опыте.
Определите, в какое время дня вы лучше концентрируетесь, а в какие периоды склонны расслабляться – и постепенно начинайте выстраивать график в соответствии со своими биоритмами.
Хронометрируйте время
Иными словами, записывайте все, что вы делаете, с погрешностью в 10-15 минут. Для этой цели можно использовать обычный блокнот. Я веду журнал хронометража в Notion. Там, помимо прочего, удобно оставлять заметки о проделанной работе, быстро фиксировать мысли и идеи.
Хронометраж помогает лучше чувствовать время и относиться к нему более бережно. Вы заметите первые результаты уже через неделю. Люди понимают, что около трети дня проходит в бездумных разговорах, спорах, странных переписках и бесцельном скроллинге лент социальных сетей.
Я хронометрирую время не один год. Это стало неотъемлемой частью моей системы личной продуктивности. Каждая запись напоминает о том, что время – мой самый ценный ресурс. А еще он невосполним.
Запланируйте «тихие часы»
Нет, это не про дневной сон, хотя штука хорошая. Речь о временном промежутке, в рамках которого вы пропадаете для окружающего мира и концентрируетесь на своей работе. Вы выключаете телефон и Интернет, избавляетесь от внешних раздражителей.
Если ваш «тихий час» проходит дома, вы запираете дверь комнаты, в которой находитесь, предварительно объяснив домашним, что входить нельзя. И в это время занимаетесь тем, что для вас важнее всего. К примеру, пишете книгу. Или работаете над стратегическим планом будущего бизнеса. Или воплощаете давнюю мечту стать художником и учитесь рисовать.
Случается – и мы не можем выделить для себя целый час. Начните с тридцати минут или даже с двадцати. Временной промежуток здесь второстепенен. Намного важнее намерение: ежедневно уделять внимание своему делу.
Сводите количество задач к минимуму
Как-то на тренинге я услышала фразу: «Раньше у слова «приоритет» не было единственного числа». Одна из самых серьезных проблем современного человека – неумение отделять главное от второстепенного. Мы хотим успеть все и думаем, что чем больше делаем, тем больше результатов получаем. Но на практике постулат из «Эссенциализма» Грега МакКеона доказывает свою правдивость: «Почти все неважно».
Каким бы плотным ни был мой день, в моем списке задач только три ключевых пункта. Каждый из них – наиболее приоритетное действие в конкретном проекте. Если проектов становится больше, я пересматриваю их перечень и ставлю на паузу то, что в данный момент не критично. Конечно же, задач у меня намного больше, чем три. Но эти я выполняю при любом раскладе.
Учитесь делегировать
Знаю. Для многих из нас это гигантская зона роста. В нас генетически заложено стремление делать все самостоятельно. Ну а как же иначе, ведь даже поговорка есть: хочешь, чтобы все было сделано хорошо и правильно – сделай сам!
В итоге мы самостоятельно делаем ремонт. Самостоятельно чиним компьютеры, самостоятельно прочищаем трубы, самостоятельно строим дома… нужное подчеркнуть или приписать. Зачем мы делаем все вышеперечисленное? Потому, что нам это нравится? Мы хотим сэкономить деньги и верим, что так выйдет качественнее. А на самом деле мы тратим драгоценное время. Напомню: невосполнимый ресурс.
Стремиться делать все самому – это позиция жертвы, которая думает, что ее все обманывают (и что лучше самой). Ну, а еще можно при случае пожаловаться на то, как ей, несчастной, тяжело, и все-то она сама, и не помогает никто. Порой я слышу от женщин: дескать, я гордая, не прошу о помощи. Но это не гордость, а трусость. Вы боитесь открыть миру свое настоящее – несовершенное, как и у всех нас – лицо.
Слабые люди не просят о помощи, прикрываясь гордостью. Сильные люди не боятся, что кто-то увидит их несовершенство, а поэтому с просьбами о помощи у них нет никаких проблем.
Что до делегирования как такового – подумайте о том, что мы могли бы посвятить потраченное впустую время себе, своей второй половине или своим детям. Профессионал прочистит трубу за несколько минут, а вы будете корячиться целую вечность. Эту вечность вы могли бы провести за более приятными занятиями.
Планируйте не только задачи
Когда человек говорит, что переживает выгорание, я спрашиваю, планирует ли он что-то, кроме задач. Типичный ответ – недоуменный взгляд: «А что еще нужно планировать?».
Представьте себе, что вы купили машину и распланировали график поездок на три месяца вперед. Проблема только одна: в местности, куда вы направляетесь, не будет заправочных станций. Если закончится бензин, толку от графика не будет. Так что еще нужно планировать? Разумеется, отдых. Зарядку внутренних аккумуляторов.
Мой план по зарядке внутренних аккумуляторов делится на две части. Первая – восстановление ресурса. Сюда входит все, что доставляет мне удовольствие и наполняет: чтение, нейрографика, рукоделие, приготовление еды, дизайн, уход за комнатными растениями, езда на машине, долгие прогулки, творческие свидания, игра на пианино, забота о кошках. Вторая – радость, положительные эмоции. Это практика внимательности, в рамках которой я подмечаю приятные моменты и фиксирую их в памяти каждый день. Радость может быть большой: завершенная книга, серьезный прорыв в каком-то проекте, крупная премия на работе. Но намного важнее замечать и фиксировать для себя менее крупные приятности: глубокий разговор с коллегой, любимый сорт чая, наконец-то появившийся в магазине, красивая ящерица на стволе дерева.
На мой взгляд, планирование зарядки внутренних аккумуляторов намного важнее, чем составление списка задач по работе или бизнесу. Почему? Уже говорили выше. Если не заботиться о топливе, машина далеко не уедет.
Применяете одну (или несколько) из перечисленных методик, друзья? А, может, у вас есть свои секреты? Делитесь ими в комментариях и не забывайте… вы знаете.