Бизнес в наши дни ради повышения продаж и укрепления позиций на рынке вкладывает значительные ресурсы в маркетинг, рекламу, поиски новых каналов и способов продаж. Однако некоторые компании забывают о том, что на их успех влияет не только грамотная работа с клиентами, но и правильная коммуникация внутри команды.
Если общение в фирме не выстроено, отделы и сотрудники не передают вовремя информацию друг другу и действуют вразнобой, ни о каком реальном масштабном успехе не может быть и речи.
Многие компании уделяют слишком мало внимания этому моменту. При этом всего лишь наладив коммуникацию и сформировав корпоративную этику можно ощутимо улучшить результаты бизнеса.
Последствия неправильной коммуникации внутри команды
Давайте рассмотрим, какие проблемы могут возникнуть в компании из-за отсутствия слаженной и системно выстроенной коммуникации.
– Разные отделы не обмениваются всей необходимой информацией и тормозят работу;
– Сотрудники выполняют задачи не в полном объеме или не так, как нужно;
– Сроки проектов срываются;
– Сотрудники не понимают глобальных целей компании и не видят своей роли в ее успехе;
– В коллективе возрастает напряженность, команда теряет мотивацию.
Возьмем для примера архитектурное бюро. При подготовке плана застройки территории крайне важно, чтобы архитекторы, генпланисты, инженеры и проджект-менеджер работали слаженно и вовремя обменивались новыми данными. Если архитекторы или генпланисты вносят корректировки в схему застройки, они должны оперативно передать информацию об этом инженерам.
При нарушенной коммуникации такие данные передаются не вовремя, доходят до отделов в неполном виде или вовсе теряются. Все это приводит к задержкам в работе над проектом и срыву сроков.
Другая распространенная проблема связана с тем, что сотрудники пытаются перекладывать ответственность за выполнение задач друг на друга, затягивать сроки, либо не раскрывают все подробности общения с клиентом.
Подобные ситуации не только мешают слаженной работе коллектива, но и тормозят рост и развитие компании в целом, ведь в бизнесе итоговый результат зависит от усилий каждого члена команды.
Как настроить коммуникацию в команде и перестать терять деньги
Многие команды сейчас общаются онлайн, даже если мы говорим про офлайн-бизнес — все так или иначе переписываются в мессенджерах вроде Телеграм или WhatsApp (запрещён в России). Поэтому хочу дать не только общие советы, но и рекомендации по тому, как организовывать общение в онлайн-среде.
Вот несколько базовых советов, которые помогут наладить общение в любой команде:
– создайте отдельные чаты для подразделений и процессов в компании — и лучше в приложениях, созданных для бизнеса, чтобы фокусироваться именно на работе;
– введите практику планирования и ежедневных отчетов;
– давайте сотрудникам обратную связь и открыто говорите о целях и успехах компании;
– сформируйте прозрачное общение в команде.
Ниже разберем эти пункты немного подробнее.
Делим отделы и процессы по чатам
За счет отдельных чатов все задачи по проекту будут разделены и хорошо структурированы. Сотрудники, руководство компании и заказчик благодаря открытой и прозрачной коммуникации сразу видят, на каком этапе находится работа, что сделал каждый сотрудник и какие результаты по проекту уже есть.
Почему я выше упомянул в этом пункте бизнес-инструменты? Просто там обычно есть функционал, который помогает настроить рабочие процессы. Пример — мессенджер Compass. В нем можно сфокусироваться на работе, создать нужные чаты для команды и даже отдельные рабочие «пространства» для разных проектов или общения с клиентами.
Тот же самый руководитель архитектурного бюро при разработке нового проекта строительства может создать отдельное «пространство» и добавить архитекторов, генпланистов, инженеров, проджект-менеджера и представителей заказчика.
Так всем членам команды, работающим над проектом, будет легче получать информацию напрямую от заказчика и вовремя информировать о ходе реализации задач. При этом вся эта информация не будет смешиваться с другими проектами или с личными сообщениями в Телеграме.
Вводим практику планирования
Каждый сотрудник должен четко знать свои обязанности и зоны ответственности. Ежедневно каждому члену команды стоит составлять график выполнения задач на день и вечером отчитываться по нему перед непосредственным руководителем. Когда у сотрудника есть конкретный список дел, он быстрее сконцентрируется на главных задачах и ему будет проще их выполнить.
В отчете за день можно указывать не только те пункты, которые удалось успешно выполнить. Также стоит обозначить задачи, которые выполнить не удалось. Это поможет самому сотруднику проанализировать свои слабые места и вовремя обратиться за помощью к коллегам. В то же время руководитель будет понимать, на какие моменты в работе сотрудника стоит обратить внимание.
Даем обратную связь
Чтобы вовлечь сотрудников в работу, стоит не только поручать им конкретные дела, но также своевременно давать обратную связь, хвалить за успехи и рассказывать о глобальных целях и успехах компании. Благодаря такой открытости сотрудники видят результаты своих действий и понимают всю ценность собственной работы.
Формируем прозрачное общение по каждому проекту
Ведение прозрачной коммуникации по каждому проекту – это не просто красивые слова. Имеется в виду, что нужная для работы информация открыта для команды, они могут взаимодействовать без преград и быстро находить нужную информацию.
Когда каждый член команды должен понимать свою роль и роль других — важно четко определить зоны ответственности. Можно использовать доски в Miro или в любом удобном для вас инструменте. Главное, чтобы это было
Кроме того, должна быть понятная для всех система отчетности по целям и задачам. Если вы ведете проект, назначьте ответственного за стратегию — этот человек будет публиковать в чат по цели, что было сделано сегодня и что будет сделано завтра. Так у руководства всегда будет понимание, как идет работа.
Итоги
Подведем итоги. Выстроить грамотную прозрачную коммуникацию в команде на основе принятых в компании стандартов не так уж сложно, если использовать для этого современные сервисы, такие как корпоративный мессенджер Compass.
На данный момент не все руководители уделяют должное внимание этому аспекту работы, однако именно слаженное общение в команде может значительно улучшить результаты компании, повысить ее продуктивность и, соответственно, увеличить прибыль.