Тайм-менеджмент - целая наука. Но всё намного проще: можно успевать делать всё, если попробовать следовать некоторым правилам.
Сегодня мы познакомимся с матрицей Эйзенхауэра, которая помогает структурировать задачи и время уже многие годы многим людям.
Смысл Матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.
1. «Важные и Срочные» («квадрат кризисов») — это очень важные задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо возникли внезапно, их следует выполнить незамедлительно, чтобы избежать последствий. Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной негативных событий.
Примеры: оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить.
Старайтесь в квадрате «Важных и Срочных» оставлять, как можно меньше дел, по возможности, должен быть пустым, но задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации/события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда.
Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».
2. «Важно и Не Срочно» (Стратегический квадрат) - приоритетные и перспективные задачи, направлены непосредственно на достижение наших целей, которые следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Этим делам нужно уделять максимум внимания и инвестировать большую часть своего времени, они помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами.
Если таких задач большинство, вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным, из-за этого уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты.
Хотя дела из Блока 2 и не являются срочными, их нельзя игнорировать, ведь они перейдут в Блок 1. Обратите внимание на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению задач более разумно и конструктивно, а это позволяет раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными своих дел.
Примеры: занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом.
3. «НеВажно, но Срочно» (Квадрат иллюзий/суеты) - задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши ценности. Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей.
Пример: мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером.
Этим делам нужно уделять минимум внимания и минимум времени, а также можно их делегировать (передать другим), автоматизировать (для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж), оптимизировать (ускорить работу).
Задачи из Квадрата 3 легко спутать с Квадратом 1, из-за нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это совсем не так. Квадрат 3 создает иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь.
Примеры: (рутинные задачи) проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела.
4. «НеВажно и Не Срочно («Убийцы Времени») - малозначительные и необязательные спонтанные желания, или даже вредные, но любимые, которые почти никак не влияют на наши ценности, и не требуют незамедлительных действий. Это самые легкие и приятные дела в нашем списке из-за этого некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.
В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался пустым. За этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе.
Где ж ее собирать эту вашу матрицу Эйзенхауэра?
Блокнот или тетрадь, Excel, Битрикс24 или заметки в телефоне. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет, список или отдельные файлы — главное, чтобы вы осознавали "границы" между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.
Ставь лайк если ты теперь большей знаешь "ШО ж такое ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ" :)