«Методы менеджмента качества», апрель 2023
Рубрика: Аудит СМК: практическое руководство
В фокусе аудита любой системы менеджмента стоит определение того, разработана ли она, результативно ли применяется и поддерживается ли в работоспособном состоянии. Организация становится сертифицированной на основе того, что имеет результативно применяемую систему менеджмента, которая соответствует требованиям ISO 9001. Тем самым акцент аудита системы менеджмента следует делать на верификации соответствия, а не на документировании несоответствий.
В фокусе аудита любой системы менеджмента стоит определение того, разработана ли она, результативно ли применяется и поддерживается ли в работоспособном состоянии. Организация становится сертифицированной на основе того, что имеет результативно применяемую систему менеджмента, которая соответствует требованиям ISO 9001. Тем самым акцент аудита системы менеджмента следует делать на верификации соответствия, а не на документировании несоответствий.
Аудиторам нужно придерживаться позитивного подхода и искать факты, а не ошибки или несоответствия. Однако если свидетельства аудита указывают на наличие несоответствия, важно, чтобы несоответствие было правильно документально оформлено.
Что является несоответствием? Согласно определению в ISO 9000, несоответствие — это «невыполнение требования».
Правильно документированное несоответствие содержит три части:
• свидетельство аудита для поддержки полученных аудитором результатов;
• запись требования, относительно которого обнаружено несоответствие;
• формулировка несоответствия.
Несмотря на то что нужно обращаться ко всем частям, на практике в первую очередь идентифицируется и документируется первая часть, то есть свидетельство аудита. Это объясняется тем, что компетентный аудитор рассматривает ситуации, которые по его «ощущениям» могут оказаться по ходу аудита потенциальным несоответствием, даже если на данный момент времени аудитор на 100% в этом не уверен. В таких случаях компетентный аудитор документирует свидетельство потенциального несоответствия в своих заметках об аудите и только потом продолжает свой путь в поисках дополнительных фактов для подтверждения того, действительно ли это несоответствие.
Если свидетельства аудита нет, то нет и несоответствия. Если свидетельство несоответствия есть — оно обязано быть документировано как несоответствие, а не переведено в более мягкую классификацию (например, «наблюдение», «возможности для улучшения», «рекомендация» и т. д.). В долгосрочной перспективе применение более мягких классификаций не приносит пользы ни организации, ни ее потребителям, ни органу по сертификации, так как снижает приоритетность рисков, связанных с несоответствием, которую используют при принятии решений о необходимости корректирующих действий.
Свидетельство аудита следует документировать и достаточно подробно описывать, чтобы дать возможность аудитируемой организации найти и в точности подтвердить то, что заметил аудитор.
Следующий шаг, который нужно сделать аудитору, — идентифицировать и записать конкретное требование, которое не выполняется. Помните, что несоответствие — это невыполнение требования, поэтому если аудитор не может идентифицировать требование, он не может признать наличие несоответствия.
Требования могут исходить из многих источников. Например, они могут быть установлены в ISO 9001, в системе менеджмента организации (внутренних требованиях), в применимых нормах и правилах или потребителем. После того как несоответствие относительно определенного требования подтверждается, его нужно документально оформить. Запись может быть сделана очень просто: например, как ссылка на стандарт и его соответствующий раздел (подраздел, пункт).
ПРИМЕЧАНИЕ. ISO 9001 содержит разделы, которые включают более одного требования. Важно, чтобы аудитор идентифицировал и записал конкретное требование, четко относящееся к несоответствию, например, выписывая из стандарта точный текст требования, которое применимо к свидетельству аудита. Это относится и к другим источникам требований.
Заключительная (и наиболее важная) часть документирования несоответствия состоит в тщательности его формулировки. Формулировка несоответствия дает начало анализу причины, коррекции и корректирующему действию, осуществляемым организацией, поэтому ей необходимо быть точной.
Формулировке несоответствия следует:
• быть понятной без пояснений и относиться к вопросам, связанным с системой;
• быть однозначной, лингвистически правильной и, по возможности, краткой;
• не быть новой формулировкой свидетельства аудита и не использоваться вместо свидетельства аудита.
Таким образом, правильно документированное несоответствие будет иметь три части:
• свидетельство аудита,
• требование и
• формулировку несоответствия.
Если все три части несоответствия корректно документированы, то аудитируемая организация или любой другой знающий человек будут в состоянии прочитать и понять несоответствие. Это также послужит полезной записью для будущих ссылок.
Чтобы обеспечить прослеживаемость, способствовать проведению анализа улучшений и наличию свидетельств завершения корректирующих действий и их результативности, важно фиксировать и документировать несоответствия систематическим образом. Простым способом достижения этого является использование формы «Отчет о несоответствии». Пример такой формы приведен в приложении А.
СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ
Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).
ОПУБЛИКОВАНО
ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Nonconformity — Documenting. Date: 13 January 2016.
URL: https://committee.iso.org
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МетодыМенеджментаКачества #ММК
