Работа в 1С существенно упрощает жизнь бухгалтера. Для отчётов необходимо только правильно вносить данные в нужные места, а иногда отчёты формируются сами собой. Автоматический расчёт заработной платы, напоминания о необходимости отправки отчёта за такой-то период и многое другое.
Но, как и в любом деле, в ведении бухучёта есть свои лайфхаки, которыми мы поделимся в представленной статье. К тому же эти советы и простые правила помогут сохранить вашу базу в целости и сохранности, а также помогут предотвратить серьёзные сбои и ошибки.
1. Первый шаг к успешной автоматизации учёта налогов – это правильная настройка программы 1С. Важно убедиться, что программа настроена в соответствии с требованиями вашей компании и действующим законодательством. Правильные настройки учёта налогов (например, НДС, налог на прибыль и другие) обеспечивают корректное отражение финансовых операций.
2. Регулярное обновление данных
Для избегания задолженностей перед налоговой и штрафов важно регулярно обновлять данные в 1С и вносить все финансовые операции в систему в срок: как доходы, так и расходы, и обязанности по уплате налогов.
3. Учёт НДС
Учёт НДС – одна из важнейших частей бухгалтерского учёта. В 1С можно настроить автоматический расчёт этого налога. Проверьте, что НДС корректно применяется к вашим операциям. Важно также следить за сроками и правильностью подачи деклараций по НДС.
4. Учёт расходов, учитываемых при расчёте налога на прибыль
Будьте внимательны к учёту всех расходов, которые могут быть учтены при расчёте налога на прибыль. В 1С можно создать счёт-фактуру на расходы, которые учитываются в налоговой отчётности.
5. Оперативная отчётность
Используйте возможности 1С для оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Создавайте отчёты и анализируйте их регулярно. Это поможет выявлять потенциальные проблемы и принимать своевременные меры.
6. Автоматизация заполнения отчётности
1С предоставляет возможность автоматического формирования налоговых отчётов, включая декларации по НДС и налогу на прибыль. Правильно настройте эти функции, чтобы избежать ошибок при сдаче отчётности.
7. Соблюдение сроков
Соблюдение сроков сдачи налоговой отчётности – это критически важно. Учтите, что налоговые органы могут применять штрафы за задержку в сдаче отчётности. Автоматизированная система поможет вам сократить риски.
8. Обучение и поддержка
Обеспечьте подготовку бухгалтеров и сотрудников, ответственных за ведение учёта. Обучение поможет им лучше использовать возможности 1С и снизить вероятность ошибок.
9. Аудиторская проверка
Периодически проводите аудиторскую проверку финансовых данных и отчётности для выявления и исправления возможных ошибок и нарушений.
Советы бухгалтеру
★ Не забывайте создавать копии информационных баз.
Банально, это всем известное правило. Программисты 1С регулярно напоминают о нём пользователям. Но не все на практике следуют этому совету. Зато пользователи, которым хоть раз приходилось восстанавливать учёт, запомнили правило навсегда.
★ Устанавливайте дату запрета на редактирования.
Как только вы отправили отчёты, закройте возможность редактирования документов, чтобы данные оставались прежними и были под защитой от случайных изменений.
★ Закрывайте просматриваемые документы нажатием на крестик.
Часто после простого просмотра документа бухгалтера закрывают его с помощью нажатия на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». Таким образом, документ не просто закрывается, а перепроводится. А значит, могут поменяться суммы в проводках и последовательность проведённых ранее документов. В таких случаях в конце отчётного периода сотрудников бухгалтерии ожидает сюрприз, когда 1С выдаёт запрос на перепроводку всех документов с начала года, а то и за предыдущий год. Чтобы избежать такого сюрприза рекомендуем закрывать документы простым нажатием на крестик и обязательно устанавливать запрет редактирования.
★ Не меняйте названия справочников и их элементов, внимательно изменяйте в них настройки.
Внимательность и аккуратность в этом вопросе важна, потому что при изменении названия справочника или, например, контрагента в настоящий момент, автоматически происходит его замена и во всех более ранних документах с момента начала ведения учёта в 1С, даже в печатных формах.
Но есть лайфхак в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, ред.3.0: чтобы изменить какое-то название или имя необходимо открыть ссылку «История» и указать дату вступления в силу нового значения.
★ Не пренебрегайте обновлениями ИБ и изучайте установленные обновления.
Обновлять базы необходимо поэтапно, в порядке выхода каждой версии. Так ваша 1С как минимум, всегда будет содержать в себе самые актуальные формы и виды документов.
Если обновлениями программы занимаются подрядчики, можно вычеркнуть этот пункт. Но изучать загруженные обновления всё же стоит, иначе вы рискуете не найти нужного документа в самый неподходящий момент.
★ Внимательно проверяйте вносимых в справочник контрагентов или используйте сервис 1С: Контрагент.
Иногда нужный контрагент не находится с первого или даже 5 раза, и пользователь вносит его в справочник снова. Так получаются дубли, хотя контрагент в базу внесён, но с ошибкой. В выписках из банка они дублируются по тому же алгоритму. Отсюда начинают происходить ошибки при зачислении авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, возникают проблемы с расчётом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН.
Чтобы подобные ситуации остались в прошлом, или обошли вас стороной можно использовать 1С: Контрагент. Сервис-помощник заполняет информацию о контрагентах без ошибок и следит за соблюдением порядка в списках и справочника.
★ Нумерацию документов оставьте программе, не заполняйте её вручную.
1С проставляет номера документов автоматически. Если пользователь начнёт ставить номера вручную или добавит к номеру символ, продолжать ставить номера придётся также вручную.
★ Контролируйте отображение счетов в документах.
В 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред. 3.0 по умолчанию выключена видимость счётов учёта. В настройках стоит её включить: вкладка “главное” ㅡ ”персональные настройки” и далее по списку. Для чего? Программа, безусловно, умна, но следить за заполнением таких важных реквизитов всё же стоит. Чтобы материалы ушли именно на 21 счёт, а не 31.
★ Не меняйте план счетов вручную.
Добавление субсчётов к 20 счёту может вылиться в сбои при закрытии месяца, в разрыв между активом и пассивом. В большинстве случаев вопрос можно решить по-другому. Однако, если вы все таки решили, что именно в этом выход - обратитесь к специалисту, который внесут изменения корректно и не допустят сбоев.
★ Оставьте ручные проводки и корректировки в прошлом!
В 1С хорошо автоматизирует учёт, реализация всех функций выполнена на отлично, в ручных проводках просто нет необходимости. Тем более, корректно реализовать проводку не всегда получается, и ситуация с взаиморасчётами может ухудшится.
★ Сторнируйте документы корректно.
Для этого необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа». Совершать ручные проводки недопустимо, ведь программа публикует информацию в разного рода регистрах, важных, например, для расчёта НДС и других операций. При ручной проводке необходимо вносить изменения во все регистры.
Советы по сдаче отчётности
Главный совет ㅡ используйте в работе "1С: Отчётность" для бухгалтера. Это отличный помощник и вот почему. При использовании сервиса вам больше не придётся:
1. Выгружать и загружать отчёты в другие программы, если ваша компания пользуется услугами сторонних сервисов. От них можно будет просто отказаться. А это значит, что больше не придётся следить за обновлениями этих программ, внимательно проверять внесённые данные и содержание отчётов на предмет актуальности.
2. Выходить из рабочей программы, чтобы следить за поступающей информацией из контролирующих органов. В 1С можно видеть все ответы, статусы, замечания и одновременно отвечать на них.
3. Искать последнюю отправленную версию отчёта. При отправке напрямую из 1С, напротив нужной версии будет стоять галочка, указывающая на то, что отчёт сдан. Этот момент особенно важен, когда приходится что-то исправлять, сверять информацию, менять данные, а первоначальная версия отправленного отчёта теряется.
Следуя этим простым советам и используя полезные сервисы, ведение учёта любой организации станет ещё проще и быстрее, оставляя вам время для действительно важных рабочих дел.