Друзья, в текущей обстановке, когда нет уверенности в поддержке офисных программ и облачных сервисов, которыми мы все пользуемся, крайне важно максимально себя обезопасить от потери данных и утраты работоспособности компании.
Поэтому мы разместили статью в которой рассказываем Вам, какие меры стоит предпринять, чтобы избежать не приятных сюрпризов влияющих на работу.
Итак, вот несколько шагов, которые настоятельно рекомендуются к выполнению:
1. Создайте в компании рабочую группу - "антикризисный it-штаб" (топ-менеджмент, it-директор/специалист, руководители ключевых подразделений). Внимание! Если ваше it на аутсорсинге, то всё перечисленное необходимо сделать с ключевым лицом подрядчика (не его рядовыми специалистами). Так вы сможете планировать, координировать и своевременно выполнить на практике все перечисленные ниже рекомендации.
2. Составьте список программного обеспечения (далее ПО) и облачных сервисов, которые использует ваша компания в работе - как общий список, так и для разных подразделений (не забудьте спросить у руководителей отделов!). Например: AutoCAD, Adbobe Photoshop, G-Suite, и т.д.
3. Определите места, где сейчас хранятся данные и развёрнуто программное обеспечение. Например, может оказаться, что база и ПО 1С размещены на немецком сервере/хостинге. На каком хостинге работает ваш сайт и где он хранит ваши данные? А где зарегистрирован домен?
Более того, даже у российских облачных сервисов данные могут храниться на иностранных площадках. Рекомендую обратиться с вопросом в их тех. поддержку и также применить к ним пп.4-5.
4. Экспортируйте все данные из облачных сервисов: в Таблицы Excel, csv, архивы zip и любые другие форматы, и сохраняйте их на локальный компьютер (все зарубежные и российские (!!) сервисы). Например: список клиентов, компаний, лидов и заказов - из CRM; список задач и т.д. Файлы из всевозможных "общих пространств" облачных сервисов. Примените к этим данным п.5.
5. Сделайте резервную копию ключевых файлов и документов (сервер, компьютеры) - информация с которой повседневно работают сотрудники, документы и файлы на серверах. Дополнительно (!) сохраните копии на внешнем диске.
6. Отключайте и заблокируйте автоматическое обновление во всём программном обеспечении (настройки в программах, блокировки по доменам и ip-адресу и т.д.). Для иностранного программного обеспечения, которое устанавливается на сервера и рабочие станции (операционные системы, AutoCAD, Photoshop и многое другое). Ваши it-специалисты знают как это сделать, самый простой способ - запрос в Яндекс, например: "как заблокировать обновления MS Office")
7. Найдите альтернативу западным сервисам (могут отрубить в любой момент). Узнайте в каком формате в них необходимо импортировать данные (чтобы не пришлось всё вбивать вручную или "восстанавливать по памяти" - пока есть возможность выбрать "формат экспорта".
8. Составьте чёткий план действий. Желательно уложиться в 1 неделю (по понятным причинам едва ли удастся выполнить п.7 за 1 неделю). Напоминаю, что действует простая формула: риск потери информации/данных/остановки умножается с течением времени.
9. Наладьте резервное копирование с требуемой периодичностью в сервисах и ПО, от которых вы пока не смогли отказаться или перенести их на свои сервера/компьютеры (например, используете западную CRM - пусть админы 1-2 раза в неделю копирую все данные).
Вы можете также воспользоваться услугами наших специалистов, чтобы решить все задачи в кратчайшие сроки.
Персональные рекомендации для каждого:
1. Выполните насколько это возможно всё перечисленное для ПО и сервисов, которые используете лично.
2. Отключите автоматическое обновление в Windows10 и на смартфонах - приложений и системы.
3. Сделайте резервные копии всех данных из облачных систем:
контакты
календари
файлы
закладки в браузере
сервисы Google (включая фото и видео): https://takeout.google.com/
4. Проверьте оплату международных сервисов, добавьте в календарь даты окончания подписки, отмените автоматическое продление, подберите аналоги.
Надеемся что в скором времени ситуация стабилизируется. А пока сделаем всё, что в наших силах чтобы обезопасить нашу и вашу деятельность.