Личное дело сотрудника содержит информацию о работнике и его профессиональной деятельности в организации. Нормативные акты не обязывают вести личные дела сотрудников, за исключением государственных служащих. Однако при трудоустройстве мигранта личное дело иностранца облегчает контроль за наличием и сроками действия документов.
Содержание:
- Содержимое личных дел иностранных сотрудников
- Зачем вести личные дела иностранцев
- Способы ведения личного дела
Получить консультацию миграционного специалиста
Содержимое личных дел иностранных сотрудников
Личное дело иностранного сотрудника - это архив, который включает в себя документы, связанные с его трудовой деятельностью:
- Заявление о приеме на работу;
- Копию приказа о приеме на работу;
- Личную карточку работника;
- Копию трудовой книжки;
- Копии СНИЛС и ИНН;
- Трудовой договор и копию поданного уведомления о заключении договора с этим иностранцем;
- Копии документов, которые разрешают работать. Например, патент на работу с чеками, подтверждающими внесение авансовых налоговых платежей.
Зачем вести личные дела иностранцев
Ведение личных дел – это не только право, но и неотъемлемая практика, обеспечивающая порядок и прозрачность в управлении персоналом.
Выгоды от ведения личного дела:
- Ведение личного дела иностранного гражданина обеспечивает защиту как работника, так и работодателя в случае миграционной проверки. Позволяет доказать, что любой сотрудник работал в компании легально, для этого в деле должны быть как раз копии миграционных документов, а значит, не потребуется восстанавливать историю всех документов иностранца;
- Упрощает процесс контроля и учета: в аккуратно оформленных делах легко отслеживать наличие необходимых документов, сроки их действия и обновления;
- Мониторинг профессионального развития: ведение личных дел позволяет следить за процессом обучения и развития сотрудников.
Способы ведения личного дела
Вести личные дела иностранцев можно двумя способами:
- Бумажный. Такой подход обеспечивает физическую доступность и контроль над документами, однако их приходится вручную перебирать, чтобы проверить сроки действия документов, а также требует усилий в их формировании, хранении и обеспечении безопасности.
- Электронный. Такой способ позволяет систематизировано хранить документы и иметь к ним круглосуточный доступ из любой точки мира, если они размещены в облаке. Электронный сервис содержит архив всех документов по сотрудникам. Это избавляет от необходимости копаться в бумажных папках для поиска информации, например, о сроках действия патента.
Один из способов вести личные дела иностранных граждан электроно - программа "Мигрант-онлайн". Помимо описанных преимуществ выше, она также предупреждает об окончании сроков документов, обеспечивая своевременное продление и оплату, что позволяет предотвращать простой иностранных сотрудников из-за просроченных документов.
Для автоматизированного и удобного хранения документов иностранных работников в вашей компании, рекомендуем ознакомиться с программой "Мигрант-онлайн".Узнать о ней больше можно у наших специалистов, позвонив по номеру: 8 812 443-51-30.
Остались вопросы? Задайте их на консультации у миграционных специалистов!
Больше актуальных и полезных материалов вы найдете в журнале "Миграционный Эксперт"