В мире управления проектами его спонсор играет ключевую роль, обеспечивая не только финансирование, но и направление для всей команды. Важность этой роли не может быть недооценена, так как от активного участия и понимания спонсора зависит успех всего проекта.
В данной статье мы коротко рассмотрим ключевую роль спонсора в IT-проектах, а также поговорим о важности правильной и своевременной отчетности для него.
Спонсор проекта и его роль
Спонсор проекта — это лицо или группа лиц в организации, которые поддерживают проект и предоставляют необходимые ресурсы для его реализации.
Роль спонсора в IT-проекте
- Предоставление ресурсов. Спонсоры обеспечивают финансирование проекта, ресурсы и иногда человеческие ресурсы.
- Принятие ключевых решений. Спонсоры участвуют в принятии ключевых решений, таких как изменение области проекта или утверждение изменений в бюджете.
- Поддержка проекта. Они защищают проект от внешних вмешательств и помогают устранять препятствия на высшем уровне.
- Обеспечение видения. Спонсоры обеспечивают направление и видение для проекта, помогая команде понимать, чего именно хочет бизнес.
- Обеспечение связи с руководством. Спонсоры являются мостом между командой проекта и высшим руководством организации.
Должность и полномочия
Должность спонсора проекта может варьироваться в зависимости от организации. Это может быть высокопоставленный руководитель, директор или владелец бизнеса
. В больших организациях это может быть член исполнительной команды или руководитель подразделения.
Он должен иметь достаточные властные полномочия для принятия решений о предоставлении ресурсов, изменении приоритетов и разрешении конфликтов на высшем уровне.
Проблемы отсутствия спонсора в проекте
- Отсутствие направления. Проект может потерять свою ясность и направленность без четкого видения от спонсора.
- Отсутствие ресурсов. Без поддержки спонсора проект может столкнуться с дефицитом ресурсов, что замедлит его реализацию.
- Отсутствие защиты. Проект может стать уязвимым для внешних вмешательств и препятствий.
- Отсутствие поддержки на высшем уровне. Без спонсора сложнее решать проблемы и конфликты на уровне руководства организации.
- Риски неудачи. Без активного и приверженного спонсора проект более подвержен риску неудачи.
Для успешного выполнения проекта критически важно иметь активного и приверженного спонсора.
Какая отчетность нужна спонсору
Спонсор проекта обычно не углубляется в детали каждодневного управления проектом, но он должен быть в курсе основных моментов, достижений и рисков. Чтобы поддерживать спонсора в курсе, команда проекта предоставляет различные отчеты, которые могут включать следующее:
- Статусный отчет проекта. Этот отчет обычно предоставляется регулярно (например, еженедельно или ежемесячно) и содержит информацию о текущем состоянии проекта, достижениях, проблемах и предстоящих задачах.
- Отчет о ключевых показателях проекта (KPI). Этот отчет может содержать информацию о стоимости проекта, сроках, качестве и других важных метриках.
- Отчет о рисках. Включает в себя перечень актуальных рисков, их вероятность, возможные последствия и планы реагирования.
- Отчет о проблемах и изменениях. Этот отчет уведомляет спонсора о любых значительных проблемах, возникших в проекте, и предлагаемых изменениях в области проекта, бюджете или сроках.
- Бюджет проекта. Показывает фактические расходы и доходы по сравнению с бюджетом, а также прогнозируемые оценки до завершения проекта.
- Дашборд проекта. Графическое представление ключевых метрик проекта, таких как выполнение задач, использование ресурсов, статус рисков и т. д.
- Отчет о завершении этапов или вех. Уведомляет спонсора о завершении важных этапов или достижении ключевых вех проекта.
- Заключительный отчет. Предоставляется по завершении проекта и содержит итоги работы, уроки, которые были извлечены, и рекомендации для будущих проектов.
Частота и формат отчетности могут варьироваться в зависимости от размера проекта, культуры организации и предпочтений спонсора. Однако главное — сохранять прозрачность и обеспечивать своевременную информацию о ключевых аспектах проекта, чтобы спонсор мог принимать обоснованные решения.
Заключение
Как показано выше, спонсор становится мостом между командой проекта и высшим руководством, обеспечивая поддержку и направление для гладкого и успешного выполнения задач. Однако, при отсутствии этой ключевой роли проекты сталкиваются с рядом препятствий — от недостатка ресурсов до отсутствия стратегического видения. Правильная и своевременная отчетность, в свою очередь, позволяет спонсору оставаться в курсе и принимать обоснованные решения.
В завершение можно сказать, что поиск, привлечение и удержание правильного спонсора — это инвестиция в успех любого проекта. И, как и с любой инвестиции, отдача от этой может быть неоценимой.
Если статья была полезна, подписывайтесь на канал, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами. Еще больше полезного материала о проектной деятельности в нашем Telegram-канале