Машиночитаемая доверенность в 2023: основные изменения, инструкции и шаблоны

Расскажем про оформление МЧД, условия хранения, как осуществляется отправка и как работает машиночитаемая доверенность. Узнайте что изменится с машиночитаемой доверенностью!

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронную доверенность, оснащенную квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации.

С помощью машиночитаемой доверенности сотрудники получают возможность действовать от имени компании в электронной сфере: отправлять отчеты, генерировать счета, оформлять завершающие документы.

Сроки введения МЧД

С начала сентября 2023 года, удостоверительные центры прекратят выдачу сотрудникам сертификатов, содержащих реквизиты юридических лиц. При окончании срока действия существующих сертификатов, необходимо будет подписывать документы от имени компании с использованием сертификата физического лица, к которому требуется добавить машиночитаемую форму доверенности.

В настоящий момент, действуя в рамках срока действия сертификата юридического лица, сотрудники имеют два варианта:

1. Продолжать подписывать документы с использованием сертификата юрлица на платформах, не перешедших на новый режим функционирования.
2. Воспользоваться электронной подписью физического лица в системах, способных принимать машиночитаемые доверенности.

На данный момент мобильные квалифицированные электронные документы могут быть использованы в электронном документообороте с:

• Партнёрами,
• Федеральной налоговой службой (ФНС),
• Системой Федерального регистра налогоплательщиков (СФР),
• Честным ЗНАКом,
• Федеральной таможенной службой (ФТС),
• Федресурсом,
• Государственной информационной системой ДМДК.

По истечении срока действия сертификата юрлица, останется только один вариант – использование сертификата физлица в сочетании с машиночитаемой доверенностью.

Получение сертификата юрлица после 1 сентября 2023 года будет недоступным!

Из чего состоит оформление МЧД

МЧД представляет инновационный формат XML, описывающий полномочия конкретного сотрудника и обогащается электронной подписью юридического лица, обеспечивая высокую степень юридической значимости.

Машиночитаемая доверенность содержит в себе комплексные данные следующего характера:

1. Идентификационные параметры, включая наименование, уникальный номер и период действия доверенности.
2. Детали организации-доверителе, предоставляющей полномочия.
3. Личная информация о сотруднике, на кого делегируются полномочия (поверенный).
4. Разнообразные операционные полномочия, предоставляемые поверенному для выполнения (полномочия).

Стандарты оформления машиночитаемых доверенностей (МЧД) были утверждены Приказ Минцифры России № 857.

Изменения в области машиночитаемой доверенности в 2023:

• единый стандарт формата МЧД был представлен на официальном портале Госуслуг в разделе, посвященном "Машиночитаемым доверенностям"
• данный унифицированный формат МЧД уже доступен для активного применения в рамках обмена данными между предприятиями (B2B) и между бизнесом и государством (B2G).

Что изменится после введения МЧД

1. Создание МЧД возлагается на работодателя, который подписывает данную доверенность своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). В этом документе указываются период действия доверенности и полномочия, предоставленные сотруднику.

2. Появляется возможность выдачи одной МЧД на группу сотрудников.

3. При подаче документов от имени организации, сотрудник обязан приложить к ним файл МЧД, однако подписывать эти документы он должен своей собственной электронной подписью в качестве физического лица.

Без наличия МЧД подписывать документы будут иметь право только руководители.

4. Организации обязаны будут передавать все выданные МЧД в общий реестр машиночитаемых доверенностей Федеральной налоговой службы (ФНС) России, запуск которого также планируется к 1 сентября.

5. Электронная подпись юридического лица, ранее используемая при подписании документов от имени организации, утратит свою роль.

6. Сотрудники будут подписывать документы с использованием своей собственной КЭП, которую они получают лично в удостоверяющем центре на свое имя как физические лица.

Хранение МЧД

Машиночитаемые доверенности могут храниться в разнообразных информационных системах, в зависимости от системы, в которой директор организации подписывает данную доверенность, а также в соответствии с механизмами передачи и установками для работы с МЧД внутри организации.

Разнообразные информационные системы могут быть использованы:

1. Системы операторов электронного документооборота (ЭДО), включая такие платформы, как "Контур".
2. Интегрированные информационные системы федеральных органов исполнительной власти (например, ФНС, ПФР, ФСС) и других соответствующих структур.
3. Аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ), среди которых также можно выделить "Контур".
4. УЦ, связанные с ФНС, Казначейством или Центробанком.
5. Центральный удостоверяющий центр для государственной системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
6. Системы, в которых осуществляется подписание документов, включая собственные информационные системы организации или сервисы, предоставляемые "Контур".

Как осуществляется отправка МЧД

Варианты отправки машиночитаемых доверенностей (МЧД) со стороны сотрудника предоставляются в двух вариантах:

1. Первый способ предусматривает прикрепление отдельного файла МЧД к пакету документов, оформленных с подписью. Сотрудник извлекает файл доверенности из системного архива, соединяет его с подписанными документами и осуществляет отправку данного пакета.
2. Второй метод включает указание только номера соответствующей МЧД, хранящейся во внешней системе. Такая система не только выполняет функцию хранения МЧД, но и передает важные данные из них в общий реестр доверенностей. По этой причине, передача самого файла доверенности не требуется – получатель документов лишь вводит номер МЧД и извлекает соответствующие данные. Для реализации этого варианта, информационная система компании должна быть способной обращаться к общему реестру.

📌 Скачать бесплатно формы и инструкции для работы с доверенность в электронной форме в машиночитаемом виде

Где обучить

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по предпринимательской деятельности. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:

Итоги

Важные изменения:

1. Возможность представлять интересы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП) отныне связана с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) физических лиц и мобильного квалифицированного электронного документа (МЧД).
2. Получение квалифицированной электронной подписи для физических лиц с целью представления интересов юридических лиц и ИП стало доступно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
3. Со 1 сентября 2023 года не предоставляется возможность получения квалифицированной электронной подписи для представителей юридических лиц.
4. Ранее выданные квалифицированные электронные подписи сотрудников организаций прекратят своё действие с 1 сентября 2024 года.
5. Подписи, содержащие реквизиты и юридического лица, и физического лица (за исключением директора), больше не будут выпускаться.
6. Для получения мобильного квалифицированного электронного документа, позволяющего действовать от имени организации, необходимо обращаться на имя конкретного сотрудника, подтверждая его полномочия через МЧД. Эта возможность сохраняется до 1 сентября 2024 года, после чего необходимо будет использовать другие способы подтверждения полномочий.
7. Отчётность по бумажным доверенностям будет приниматься до 1 сентября 2024 года.