Учимся создавать сводную таблицу в Excel. В статье опишу как создавать сводную таблицу Excel и в итоге покажу как изменить источник данных сводной таблицы.
Сводная таблица является мощнейшим инструментом для быстрого подведения итогов. Главное, чтоб наша таблица с данными была правильно структурирована и тогда мы сможем строить своды как нашей душеньке угодно (либо руководству :) ). Не забываем подписываться, и читаем статью, в которой есть наглядный простой пример работы в Excel для начинающих.
Предисловие перед началом
Сводная таблица - это инструмент в Excel, с помощью которого можно сгруппировать данные в любом порядке. Этот порядок мы настраиваем самостоятельно. Однако есть несколько условий, чтоб все получилось.
Первое условие
Таблица с данными должна быть структурирована правильно. То есть в таблице не должны быть объединенные ячейки. Это очень важно.
Второе условие
Таблица должна иметь заголовки. Пустые ячейки на месте заголовка не допускаются.
Третье условие
Опять же заголовки. Заголовки также не должны быть размещены в объединенных ячейках. При объединении ячеек в понимании Excel первая ячейка содержит все данные, а последующие значатся пустыми. То есть объединение - это только визуальная красота заголовков отчета. Не более.
Для того чтоб не потерять свой удобный заголовок - просто добавьте новую строку, которая станет заголовком для сводной таблицы.
Пока мне вспомнились только эти, но если что пропустила, пишите в комментариях, обсудим.
Внизу на картинке я как раз добавила пустую строку, в которой обозначила все заголовки, так как таблица в исходном виде мне не подходит для использования инструмента Excel сводных таблиц.
Конечно, в таблице столбцы с объединенным заголовком "сумма по группам" - это вспомогательные колонки для проверки работы сводной таблицы в дальнейшем при подаче здесь материала. На практике в таком виде мне бы они вообще не понадобились.
Так вот, для запуска инструмента выделяем наш диапазон с данными и ищем на панели ВСТАВКА кнопку "сводная таблица", запускаем инструмент
После появляется такое окно:
Поскольку мы уже выделили диапазон с данными, то нам Excel уже сразу указывает адрес диапазона "по-экселевски". Если бы мы не сделали выделение, то на данном этапе при нажатии на квадратик со стрелочкой в этом поле, можно выбрать диапазон вручную.
После указываем, что вставить таблицу нужно на новый лист. Можно и на существующий, просто надо указывать место.
Та вот, после с правой стороны появятся поля как на картинке. И это основной инструмент для создания сводной таблицы.
Теперь наша задача только переместить поля с заголовками, в поля строка, колонн и значений.
Точно разберетесь как попробуете:
- В строки я помещу наименование.
- В колонны - группу.
- В поле значений - количество и сумму.
Немного результат меня не устраивает: колонка пусто мне мешает, а если внимательно посмотреть, то это строка "Всего", которая была включена в диапазон.
Поэтому, чтоб исправить ситуацию, поправим диапазон данных. Для этого:
1. Кликаем на сводную таблицу, чтоб запустить режим ее редактирования;
2. Переходим во вкладку "АНАЛИЗ";
3. И открываем Источник данных:
При активации данной кнопки, появляется окно, любезно показывающее на диапазон данных, который стал источником для нашей сводной таблицы:
И вот в данный момент у меня выделен диапазон: $A$3:$G$25, а мы его сократим и укажем $A$3:$G$24.
После корректировки диапазона, наша сводная таблица меняется:
Вот так быстро строится сводная таблица, которая нам сразу делит на группы. При сравнении с исходной таблицей Вы уведите, что итоговые суммы сходятся.
Спасибо за внимание, подписывайтесь, поскольку сейчас я только показала как создавать простую сводную таблицу и редактировать ее источник данных. Как начальный урок Excel. Но на этом фишки сводной таблицы не заканчиваются, продолжение следует...