Обычно на почте скапливается столько непрочитанных писем, что без необходимости открывать электронный ящик не хочется. А поиск имейла с важной информацией превращается в детективное расследование и часто заканчивается ничем.
В Яндекс Почте можно организовать работу так, чтобы письма автоматически раскладывались по папкам, а вы легко могли найти любое сообщение. Вот что нужно сделать.
Настройте фильтры по темам
Чтобы ежедневно не разбирать десятки непрочитанных в папке «Входящие», добавьте правила фильтрации. Письма с определённым содержанием автоматически будут попадать в нужные папки, архив или корзину.
Например, сделайте специальную папку и направьте туда письма с подробностями по проекту.
Новый фильтр можно добавить в разделе «Правила обработки писем»: для этого укажите условия — адрес отправителя и ключевые слова в теме письма. А ещё настроить правило можно прямо из папки «Входящие» — инструкцию, как это сделать, ищите в посте.
Яндекс Почта автоматически определяет письма, которые похожи на рассылку. Рядом с ними появляется кнопка «Отключить рассылку» — можно в одно действие отписаться от лишних сообщений.
Отметьте важное
Письма в папке «Входящие» можно выделить визуально. Для этого есть метки — специальные цветные плашки, которые отображаются в списке писем. Например, с помощью метки «Ждут ответа» удобно выделять сообщения, на которые нужно ответить в ближайшее время.
Вы можете создавать новые метки, присваивать их вручную или настроить автоматическое правило. Почта собирает в отдельную папку все письма, которые отмечены значком определённого цвета.
Просматривайте письма в цепочках
Письма от одного отправителя в Почте идут друг за другом — как в диалогах в мессенджере. Вы можете открыть любое письмо из переписки и пролистать всё, что есть по этой теме, в том числе ваши ответы. Удобно, что не нужно каждый раз возвращаться в папку и искать следующее письмо, чтобы вспомнить подробности общения.
Включите переводчик
Если вам пришло письмо на иностранном языке, можно перевести его прямо в Почте. Сервис сам определит язык, а вы одной кнопкой сможете переключаться между переводом и оригиналом. Не придётся копировать текст и открывать переводчик в отдельной вкладке — это экономит время.
Со встроенным переводчиком также можно написать письмо на другом языке. Кнопка «Переводчик» есть в нижнем углу окна, в котором вы вводите текст сообщения: если нажать на неё, поле разделится на две части — справа будет перевод.
Подробнее о том, как работает переводчик, читайте в статье.
Добавьте шаблоны
Используйте шаблоны, чтобы не перепечатывать письма с похожим содержанием: когда предупреждаете, что ответите позже, или когда рассылаете приглашения на большое совещание. Шаблон можно подставить в любое письмо, отредактировать при необходимости — например, добавить ссылку на созвон — и отправить клиенту или коллеге.
Подведём итоги
Чтобы навести порядок в Почте и больше не испытывать тревогу из-за количества непрочитанных, настройте специальные фильтры и метки. Цепочки писем помогут вспомнить детали общения и не упустить ничего важного, а с переводчиком и шаблонами получится сразу отвечать на сообщения, а не откладывать это до более удобного момента. О других полезных функциях Почты читайте в Справке.