Федеральным законом от 31 июля 2023 г. № 389-ФЗ внесена поправка по налогу на прибыль. Компенсационные выплаты удаленным работникам, которые до сих пор большинство учитывало в расходах на оплату труда, нужно будет учитывать в составе прочих расходов. Подробно разберемся, почему.
Выплаты удаленщикам по ТК РФ
Работник вправе трудиться в дистанционном режиме на постоянной основе, временно или периодически, чередуя работу в офисе и дистанционную работу (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
Согласно статье 129 ТК РФ оплата труда работника включает три элемента:
- вознаграждение за труд;
- компенсационные выплаты;
- стимулирующие выплаты.
Компенсационные выплаты — это выплаты для возмещения расходов работника при выполнении им своих трудовых функций. В статье 129 ТК РФ компенсационные выплаты – это один из трёх элементов заработной платы работника. Он состоит из:
- доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению;
- иных выплат компенсационного характера.
К «иным выплатам компенсационного характера» относится возмещение работодателем затрат, которые работник понес при исполнении своих трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие выплаты не входят в составную часть зарплаты сотрудников и имеют определенную цель - возместить работникам служебные расходы. Вот именно эти выплаты и имеют прямое отношение в работе на удаленке.
О видах расходов и правилах расчета компенсации читайте в бераторе: Компенсация расходов дистанционных работников.
Почему компенсационные выплаты удаленщикам НЕ МОГУТ относиться в налоговом учете к расходам на оплату труда
Приведем подробно содержание пункта 3 статьи 255 НК РФ.
В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Становится ясно, что к компенсационным начислениям, связанным с режимом работы или условиями труда (и тем более к стимулирующим надбавкам) выплаты удаленщикам отношения не имеют.
Особые условия – это работа во вредных, тяжелых климатических условиях.
Не связаны они и с режимом работы (например, работа в вечернюю или ночную смену, предусмотренная особенностями производства). Они связаны только с местом выполнения служебных обязанностей, которое прописывается в трудовом договоре.
И в табеле учета рабочего времени работа на удаленном режиме отражается, как обычная явка.
Никаких особых условий труда и режима работы в общем случае у удаленных работников нет. То есть выплаты им не компенсируют особые условия работы, а компенсируют материальные затраты. Компенсация материальных затрат в заработную плату не включается.
В расходах на оплату труда учитываются:
Доплаты за особые условия труда
Оплата труда за работу во вредных и тяжелых условиях
Оплата труда за работу в тяжелых климатических условия
Выплаты удаленщикам – это прочие расходы
Выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей на удаленной работе, до сих пор относили к расходам на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 НК РФ. Ведь отдельной нормы для налогового учета таких расходов не было.
Федеральным законом от 31 июля 2023 г. № 389-ФЗ внесена поправка. Компенсационные выплаты удаленным работникам нужно учитывать в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов. Введен новый подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В новой норме прописано, что величина такой компенсации будет лимитирована: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.
Также она предусматривает, что способ возмещения расходов закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.
Эта норма вступает в силу с 31 августа 2023 года.
Из нее также следует, что для признания налоговых расходов требуется их экономическое обоснование и документальное подтверждение.
Экономическое обоснование
Компенсация должна выплачиваться в порядке, определенном трудовым договором о дистанционной работе. Это и означает экономическую обоснованность расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Для этого трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему) с дистанционным сотрудником должны быть закреплены порядок и сроки, в соответствии с которыми работодатель:
- обеспечивает его необходимым оборудованием;
- возмещает ему стоимость оборудования, если организация поручила сотруднику купить оргтехнику;
- выплачивает компенсацию за использование личного или арендованного имущества в служебных целях (если сотруднику не возмещается полная стоимость оборудования, а выплачивается фиксированная сумма за его использование).
Документальное подтверждение
Кроме трудового договора, в котором будет указан размер возмещаемых расходов, а также порядок их возмещения, для подтверждения затрат работодатель должен использовать любые документы, включая:
- копии техпаспортов на оргтехнику, которую использует работник;
- кассовые чеки и иные документы, подтверждающие оплату работником поименованных в трудовом договоре затрат.
Перевод на удаленку
Приказ о переводе на удаленный режим работы одного работника (или части работников по инициативе работодателя), как и любой другой приказ по организации, оформляется на бланке. В обосновании нужно указать причину перевода.
Обоснованием перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть только реальное изменение организационных или технологических условий труда, что ведет к невозможности для работника продолжать работу на прежних условиях, согласованных в трудовом договоре (см. Определение Второго КСОЮ от 4 мая 2023 г. № 88-12002/2023 по делу № 2-1202/2022).
Перевод по заявлению работника
Дополнительное соглашение к трудовому договору
В заключение напомним, когда в налоговом учете нужно признавать прочие расходы в виде выплат удаленным работникам. В соответствии с подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ - это дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров.
Все о компенсационных выплатах удаленщикам, детальный разбор и подробности есть на сайте бератора!
ПОДКЛЮЧИТЬ БЕРАТОР