Пожар. Кража. Потоп. Переезд. Халатность персонала. И даже козни грызунов. На любое предприятие может свалиться непредвиденная ситуация, которая приведёт к утрате или уничтожению документов.
Да, неприятно. Но это ещё не повод разводить вселенскую панику!
Читайте эту статью до конца. От форс-мажора это конечно не застрахует. Зато вы будете наверняка знать как действовать, чтобы неприятность не переросла в серьёзную проблему.
Зафиксируйте факт пропажи
Первым делом необходимо письменно оформить происшествие. Для этого сотрудник, обнаруживший порчу или пропажу бумаг пишет на имя директора докладную или служебную записку с детальным изложением фактов.
Внимание! Для того, чтобы минимизировать вероятность получить претензию со стороны госорганов, сохраняйте и протоколируйте каждый шаг цепочки своих действий. В отдельную папку собирайте письма, ответы, запросы и электронную переписку с партнёрами.
Ни при каких обстоятельствах не уничтожайте остатки испорченных или повреждённых документов — за это могут влепить уголовную ответственность!
Создайте комиссию
В состав корпоративного "следственного комитета" должны войти причастные лица (свидетели или ответственные за хранение сотрудники). По итогу работы комиссии составьте акт и опись испорченных или утраченных документов.
Если выясниться, что причиной проблемы стали обстоятельства непреодолимой силы — обратитесь за помощью к компетентным органам:
- Факт хищения расследует полиция
- Последствиями стихийного бедствия (пожар, наводнение и т.п.) занимается МЧС
- Коммунальные катастрофы — ЖКХ
Но если неприятность произошла по вине работника (потерял, разлил кофе, недосмотрел во время транспортировки, забыл в такси, унесло сквозняком), организатор переполоха пишет объяснительную записку и искупает вину дисциплинарным взысканием (выговор, депремирование или даже увольнение).
Известите о случившемся налоговую
В течение недели после обнаружения факта порчи или утери первички необходимо направить в налоговый орган уведомление.
Держите проверяющих в курсе происходящего: дайте знать, когда процесс восстановления завершиться и с каким результатом. Для этого подойдёт акт комиссии и серия отчётов об итогах её работы.
Займитесь восстановлением бумаг
Для воссоздания дубликатов потребуется "помощь зала" - в одиночку вам не справиться:
- Налоговая снабдит копиями бухгалтерской и налоговой очётности — они помогут прояснить количество операций, которые остались без подтверждения.
- Банк обеспечит выписками — по ним вы сможете составить список контрагентов и документов под каждую сделку.
- Контрагенты выдадут заверенные дубликаты первичных документов, с помощью которых будет восстановлен бухгалтерский и налоговый учёт вашей компании.
Если ваш поставщик или покупатель успел закрыться или у вас нет возможности с ним связаться — обязательно внесите эту информацию в отчёт.
Займитесь профилактикой
Чтобы в будущем избежать подобных ситуаций, усильте контроль за документооборотом и оптимизируйте процедуру хранения первички.
К примеру, полная автоматизация (ЭДО) гарантирует защиту вашего документального фонда. С ней утратить первичные документы практически нереально: электронные копии надёжно хранятся на серверах оператора и в случае потери бумажного варианта вам нужно будет всего-навсего распечатать и заверить дубликат.
Если прямо сейчас вы нуждаетесь в услугах восстановления бухгалтерского и налогового учёта — доверьте эту задачу профессионалам. Агентство бухгалтерских и юридических услуг "Июнь" подставит вам своё экспертное плечо в самых тупиковых ситуациях.
Мы находимся в Москве, но помогаем предпринимателям по всей России. Наш телефон: +7 915 377 27 64.