- Четвертый совет. Когда дело доходит до денег, не полагайтесь на силу воли. Автоматизируйте финансы.
Если есть возможность облегчить себе жизнь, например, поставить автосписание по кредитной карте, то сделайте это. Не всем помогают "напоминалки" и хорошая память. Невозможно помнить обо всем, это перегружает мозг. Если процесс можно автоматизировать, лучше так и сделать, не полагайтесь на дисциплину и силу воли. Автоматизировать лучше не только финансы, но и все сферы жизни, где это возможно, например в приложении фиксировать доходы и расходы семьи, или вести расписание дел на месяц на планшете. Так вы сможете сосредоточиться на важных вещах. В чем сущность автоматизации? Рутинные операции частично или полностью заменяются программным решением и выполняются без участия человека.
Как понять, что бизнес-процесс нужно автоматизировать?
- Бизнес-процесс повторяется с регулярной частотой.
- Набор действий на определенных этапах один и тот же. Например, завести карточку клиента, отправить клиенту письмо о том, что заявка принята в обработку или успешно закрыта.
- Выполнение этих однотипных операций происходит вручную и отнимает много времени у сотрудников.
- Сотрудники допускают ошибки или забывают выполнить действия.
Каких эффектов позволяет добиться автоматизация?
Сократить количество рутинных и утомительных операций в ежедневной работе сотрудников.
Зачем растрачивать ценное время высококлассного специалиста на выполнение шаблонных операций? Когда значительная часть рабочего дня уходит на действия, с которыми справится и школьник, мотивация такого сотрудника неизбежно падает.
В некоторых компаниях этот вопрос решается наймом помощника, на которого сваливают всю рутину. Но можно пойти и более эффективным путем. С действиями, не требующими творчества, глубокой аналитики и индивидуального подхода, справится программа. Сконцентрируйтесь на важном.
Увеличить производительность труда.
При тех же временных и человеческих ресурсах выполняется большее количество задач. И это объясняется даже не тем, что часть действий вместо человека мгновенно выполняет машина… Когда вы отвлекаетесь всего на пару минут от основной задачи, вам требуется время, что восстановить исходный темп работы. Ученые даже посчитали, сколько точно времени требуется — 23 минуты 15 секунд, согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвайне.
- Определите точки, на которых в процессе выполняются одни и те же действия: пишутся типовые письма, создаются заявки по другим процессам, заполняются данные в сторонние системы, оформляются документы по шаблонам, ставятся напоминания и так далее.
- Начните заменять эти этапы на автоматизированные по одному.
- Не стоит спешить. Обязательно стоит протестировать, как выполняется автоматическое действие, перед тем, как запустить его в работу. Иначе в середине дня можно неожиданно обнаружить, что письма улетают на другие адреса, а задачи создаются частично незаполненными.
- Когда первый процесс автоматизирован, можно переходить к следующему.
При выборе процесса для автоматизации, всегда следует помнить про золотое правило: если процесс повторяется очень редко, то стоит ли тратить ресурсы на его автоматизацию?
Надеюсь было полезно! Если да, то подписывайся