Как выдавать расчетные листки работникам

Выдавать расчетные листки можно на бумаге и в электронном виде (письмо Минтруда №14-1/ООГ-1560).

Когда компания выдает бумажный вариант, следует вести журнал выдачи расчетных листков, в котором фиксировать сведения о каждом документе. При получении сотрудники должны расписаться в журнале. Если нет подписи, и сотрудник утверждает, что не получал листок, можно подтвердить факт показаниями свидетелей. Если наоборот сотрудник не хочет забирать свой квиточек, то нужно составить акт об отказе. А сам расчетный листок сотрудника можно уничтожить, хранить его закон не обязывает.

Когда в организации выдача расчетных листков электронная, но сотрудник принес заявление с просьбой выдать ему бумажный вариант, отказать нельзя. Работодатель обязан выдавать надлежаще заверенные копии документов о работе, то есть на бумаге, с подписью и печатью, не позже трех рабочих дней по письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Расчетный листок относится к таким документам.

Если используются электронные расчетные листки, то порядок их выдачи нужно закрепить в ЛНА, ознакомить с ним работников под подпись, и взять с каждого согласие на обработку персональных данных. Дополнительно работники должны написать заявление, чтобы им отправляли расчетный листок на электронную почту и указать на какую. Е-mail должен принадлежать сотруднику, высылать расчетные листки на почту третьим лицам нельзя. Подтверждением получения будет считаться уведомление о доставке.

За невыдачу расчетного листка по зарплате компании грозит административная ответственность. Штраф за невыдачу расчетных листков составит:
– для организации за первичное нарушение от 30 000 до 50 000 тыс.руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП. За повторное — 70 000 руб (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
– для должностного лица за первичное нарушение от 1 000 до 5 000 тыс.руб., повторное 20 000 руб.
Компании малого и среднего бизнеса на первый раз могут получить предупреждение. При повторном нарушении тоже есть альтернатива штрафу, но для директора — дисквалификация на срок до трех лет.