Для проведения даже небольшого мероприятия нужны финансы. Снизить затраты на организацию события можно с помощью лайфхаков, которые мы подготовили специально для вас.
1. Пользуемся грантами
Эффективно уменьшить расходы при организации мероприятия можно с помощью грантов. Рекомендуем поискать актуальные конкурсы — к примеру, сейчас в России выделяются средства на проведение культурных ивентов. В текущем году власти выделили больше 3,5 млрд. рублей на грантовые фонды, и уже в следующем вы можете подать заявку на финансирование собственного события.
Культурные ивенты — ещё не всё, ведь в РФ выделяется большой бюджет на многие другие направления, в том числе бизнес, IT и уникальные технологические решения. Организаторы ивентов, аудитория которых состоит из молодёжи, могут подать заявку на финансирование от «Росмолодёжь.Гранты». Если же вас интересуют культурные мероприятия, ознакомиться с актуальными грантами можно здесь.
Желающих победить в конкурсах много, но если вы выиграете, вам даже не потребуется дополнительное финансирование. Причём это один из самых доступных методов организации ивента — нужно лишь ознакомиться с доступными программами и отправить заявку. Чтобы вы могли найти актуальный для вас конкурс, рекомендуем посетить сайт Гранты.рф. Это далеко не единственный ресурс, на котором можно запросить финансирование мероприятия.
На данный момент выделяется ряд фондов, которые серьёзно поддерживают ивент индустрию. В качестве примера приведём РФРИТ (Российский фонд развития информационных технологий) — он финансирует компании и стартапы, специализирующиеся на разработке инновационных IT-проектов. Кстати, эта идея действительно эффективна — в прошлом году мы уже выигрывали в этом грантовом конкурсе.
Отдельно стоит отметить программу «Искусство, наука и спорт», фонд Владимира Потанина и другие инициативы, направленные, в том числе, на поддержание ивент индустрии. И несмотря на то, что большинство актуальных грантов завязаны на культуре, истории и искусстве, вы точно сможете найти нужное решение, релевантное тематике вашего ивента.
2. Альтернатива координаторам
Координаторы на мероприятиях выполняют важные задачи — они помогают посетителям и решают организационные вопросы. На крупных мероприятиях их много, а это еще одна статья расходов для организатора.
Практически все задачи, возложенные на координаторов, может решить мобильное приложение. К примеру, в него можно интегрировать карту, с помощью которой гости смогут быстро сориентироваться на ивент площадке. Интерактивное расписание позволит посетителям добавлять в него самые интересные активности, вовремя узнавать обо всех изменениях и создавать индивидуальный план.
А когда планируется мероприятие на несколько тысяч гостей, обойтись без приложения невозможно, ведь ручная координация такого количества людей попросту невозможна.
Например, на мероприятии Visotsky Consulting организатор взаимодействовал с гостями удалённо — координаторы даже не потребовались. Всё самое необходимое, в том числе оповещения и расписание, было в мобильном приложении. После того, как бизнес-форум закончился, организатор изучил фидбэки от посетителей.
3. Ранняя бронь лучше
Аренда площадки для проведения ивента — одна из основных статей расходов, особенно если мы говорим о крупном мероприятии. Вы сможете оптимизировать расходы, если забронируете помещение заранее. Главное преимущество такого решения заключается в том, что у вас будет достаточно времени для решения других организационных вопросов. При этом вы сэкономите, а может даже сможете найти аренду по скидке.
Кстати, с владельцами площадок для B2B-ивентов можно договориться. Многим из них нужны арендаторы, а значит, ваши посетители — их целевая аудитория. За хорошую скидку вы можете предложить продвижение услуг арендатора в своём медиапространстве.
«Адекватная оценка своего предложения и «разумное потребление» того, что может предложить вам партнер — скорее всего, будет залогом подписанного договора» —
утверждает event-маркетолог Наталия Франкель. Рассчитаться за аренду площадки можно с помощью своих ресурсов и услуг. Это лишь один из примеров, когда обмен помогает наладить партнёрские отношения в ивент индустрии.
4. Заручаемся поддержкой
Не пренебрегайте спонсорами и партнёрами — они помогут оптимизировать расходы при подготовке и проведении ивента. Например, они могут рассказать о вас своей аудитории, тем самым закрыв ваши задачи по продвижению мероприятия.
Если повезёт, партнёры сделают всю работу за вас. Конечно, они тоже останутся в плюсе, получив возможность пиара и рекламы на ивенте. Главное обговорить условия сотрудничества заранее — определите, что вам нужно, и что именно вы сможете предложить взамен.
Чтобы выстроить здоровые деловые отношения, нужно понять, насколько полезным будет то или иное сотрудничество. Также подумайте, сможет ли партнёр дать вам что-то ещё кроме экономии. В своём блоге мы уже писали, как найти спонсоров, и с какими нюансами можно столкнуться.
5. Выигрываем на низком спросе
Проводите мероприятие в невостребованное время — так вы сможете сэкономить. В выходные стоимость услуг по организации развлекательных ивентов возрастает, и связано это с высоким спросом.
У планирования ивента на будний день есть несколько достоинств. Например, аренда площадки и профессионального оборудования обойдется дешевле. При этом посещаемость в будние выше, а значит, к вашему мероприятию будет приковано куда больше внимания.
Конечно, вам придется подумать о каждой мелочи, чтобы все гости смогли присутствовать на ивенте. Зато вы не столкнетесь с трудностями при планировании события — в будние спрос ниже, поэтому свободных дат будет больше. Также обязательно спросите, предусмотрены ли скидки за аренду в незагруженное время. Скорее всего, у арендаторов предусмотрены акции.
6. Доступный интерактив
Чтобы гости не заскучали во время ивента, вам не обязательно приглашать дорогих артистов и аниматоров. Обычно на услуги таких специалистов тратится значительная часть бюджета.
Организовать интерактив можно своими силами — для этого хватит базовых навыков в программировании или дизайне. В качестве альтернативы попробуйте составить презентации в бесплатных сервисах или разработать простые игры. Если на ивенте требуется профессиональное оборудование, попробуйте, опять же, обратиться к партнёрам или поищите компании, предлагающие посуточную аренду.
Иногда обойтись без артистов трудно, но это не значит, что они должны быть «раскрученными» — отдайте предпочтение тем, кто предлагает самые лояльные условия. Естественно, придётся проверить их компетентность.
Если на ивенте будет использоваться приложение, попробуйте организовать в нём геймификацию. Это позволит вам не выделять дополнительный бюджет на вовлечение посетителей — у вас уже будут все необходимые ресурсы. Мобильное приложение гибкое и легко адаптируется под любые идеи. Причём все активности, начиная от опросов и заканчивая чатами для общения, будут в одном месте.
К примеру, организаторы конференции Chiesi Pharmaceuticals использовали приложение для разработки «соревновательного режима» между гостями. Посетители получали баллы за публикацию постов и прохождение различных испытаний. Когда цикловая конференция подошла к концу, гости смогли обменять полученные баллы на брендовую одежду и аксессуары. Такая идея получила хорошие отклики со стороны аудитории.
7. Оставляем только основу
Для организации интересного и насыщенного ивента не обязательно перегружать его «мелочами» — сконцентрируйтесь на основе, и всё получится. То есть, не нужно фокусировать внимание на декоре, артистах или развлечениях, если того не позволяет бюджет. От печатной раздатки тоже можно отказаться — во-первых, так вы позаботитесь об экологии, а во-вторых, большинство гостей всё равно избавятся от брошюр в первые часы ивента. Мы уже объясняли, почему печатная продукция на мероприятиях больше неактуальна.
Иногда можно сэкономить и на фуршете — конечно, угощения важны, но не настолько, как основная программа ивента. В качестве альтернативы можно организовать зону с горячими напитками и простыми закусками.
Сначала определитесь, без чего вы не сможете организовать ивент. Затем определитесь с суммой, необходимой для реализации ваших планов. И если окажется, что у вас остаются свободные средства, вы можете инвестировать их в «штрихи» — декорации, шоу-программу и так далее. Не забывайте, что гости ожидают, что ивент будет для них полезным, а уже потом обращают внимание на мелочи. Оправдайте эти ожидания, а уже потом удивляйте неожиданными «бонусами».
Кстати, некоторые мелочи могут сильно испортить впечатление об ивенте, и на них экономить не нужно. Здесь можно выделить непонятные презентации с нечитаемым шрифтом, слабый Wi-Fi сигнал, слишком яркое или тусклое освещение, а также другие вещи, способные нанести вред вашей репутации. В нашей статье мы подробно рассказывали, что именно может повлиять на впечатления гостей.
8. Польза новичков и волонтёров
Найм нишевых специалистов на ивент лишь кажется плохой идеей. Во-первых, так вы сможете оптимизировать бюджет за счет отказа от услуг раскрученных спикеров. Во-вторых, часто начинающие докладчики выступают лучше профессионалов, ведь им нужно зарекомендовать себя перед большой аудиторией. Их «свежий» взгляд на тематику ивента принесет что-то интересное в сообщество, а вы сможете уменьшить затраты.
Но здесь важно чувствовать тонкую грань, чтобы не допускать на ивент дилетантов. В первую очередь гости должны узнать что-то новое и полезное, поэтому вам придётся потратить немного больше времени на поиск спикеров.
Это же правило работает и с волонтёрами — они помогут в проведении ивента и, при необходимости, даже заменят координаторов. В качестве оплаты вы сможете предложить им свои продукты и услуги, различные скидки и другие «бонусы» — главное, обговорить этот момент заранее. Для поиска волонтёров подайте объявления в сети или найдите блоги начинающих специалистов. Если им будет интересно ваше предложение, вы сможете разнообразить ивент.
9. Быстрая регистрация
Для регистрации гостей не обязательно печатать раздатку или привлекать дополнительный персонал. На это требуется время и дополнительные финансы. Кроме того, нет никаких гарантий, что это избавит посетителей от необходимости стоять в очередях.
Эту работу можно доверить мобильному приложению — в нём гости смогут зарегистрироваться на мероприятие, а также активности, например, мастер-классы. Чтобы предупредить форс-мажоры, интегрируйте в приложение чат для обратной связи. Так вам не придется нанимать сотрудников на стойку регистрации, а гости сэкономят своё время.
Такая идея была реализована на конференциях для дилеров Mercedes-Benz, где гости могли зарегистрироваться прямо в приложении. Посетители просто показывали QR-код и проходили на площадку. В итоге организатор смог оптимизировать расходы и обеспечить комфорт для каждого гостя.
10. Продвижение в интернете
Для рекламы и продвижения ивента не нужны крупные вложения — для таких целей в интернете есть множество бесплатных ресурсов, в том числе мессенджеры и социальные сети. Если их недостаточно, воспользуйтесь контекстной рекламой или баннерами на релевантных сайтах, ведущих на лендинг мероприятия. Это сравнительно дешёвый и довольно эффективный способ рассказать обо всех преимуществах запланированного ивента.
Есть и другие популярные способы продвижения — например, публикация постов в тематических блогах. Не забывайте и про Телеграм — он уже давно превратился из обычного мессенджера в удобную площадку для рекламы.
Для бесплатного продвижения, опять же, можно привлечь партнёров. Заручитесь информационной поддержкой и предложите что-то взамен, например, размещение баннеров на ивент площадке.
Инфографика, отчёты о прошлых ивентах и другая наглядная информация также помогает уменьшить расходы на рекламу. Подборку из 20 самых оригинальных идей вы найдете в нашем блоге.
Все перечисленные лайфхаки помогут организовать крутое мероприятие, которое будет полезным не только для посетителей, но и организатора. Мы продемонстрировали, что альтернативы есть всегда, и многие из них универсальны. Причём наши рекомендации можно использовать как для бизнес-ивентов, так и развлекательных событий.