Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, организация или ИП вправе:
•удержать их из зарплаты сотрудника или обратиться за взысканием в суд;
•простить долг;
•списать долг по истечении срока исковой давности.
Удержание из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно составить приказ об удержании в произвольной форме. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока для возврата подотчетной суммы. Обычно он составляет три дня (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Если срок нарушить, взыскать задолженность получится только в суде.
Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга или поставить подпись о своем согласии на приказе руководителя (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Если сотрудник не дал согласие, удержать из зарплаты долг не получится. Взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
Из каждой зарплаты сотрудника допустимо удержать не более 20 процентов. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20 процентов от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.
Прощение и списание долга. Руководитель вправе принять решение не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Тогда нужно издать документ о прощении долга, например, в форме приказа руководителя, соглашения или уведомления.
Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности нужно списать долг.