Мы живем в эпоху информационного общества, где знания являются важным источником преимущества среди конкурентов, а правильное применение инструментов и методов управления знаниями становится важной составляющей успеха организации.
В поисках конкурентных преимуществ и возможностей приспособиться к быстро меняющимся рыночным условиям, организации стремятся не только сохранять, но и усовершенствовать свои знания. Для достижения этой цели применяются разнообразные методы и инструменты управления знаниями.
Управление знаниями — это процесс сбора, систематизации и структурирования, а также хранения, применения и распространения знаний внутри организации.
Одним из ключевых методов управления знаниями является создание комплексной системы знаний. Эта система объединяет в себе многочисленные процессы, инструменты и практики, направленные на эффективное управление информацией и опытом сотрудников.
Еще одним методом является создание экспертных групп или команд, которые занимаются систематизацией и передачей знаний внутри организации. Эксперты из различных областей собираются, для разработки стандартов, методик и передовых практик, которые могут быть использованы организацией. Эти группы также играют важную роль в обучении других сотрудников и помогают им адаптироваться и профессионально развиваться.
Следующий метод — это активная коммуникация и обмен знаниями. Создание системы коммуникации внутри организации способствует интенсивному обмену знаниями между сотрудниками.
Это может включать в себя:
● Корпоративные социальные сети, блоги, форумы;
● Регулярные совещания или встречи, где сотрудники могут делиться своим опытом и идеями.
Такой обмен знаниями не только повышает общую эффективность работы организации, но и способствует профессиональному развитию сотрудников.
Однако, помимо методов, важно обратить внимание на разнообразные инструменты управления знаниями.
Одним из таких инструментов являются базы знаний, которые представляют собой мощные инструменты хранения и систематизации информации накопленной организацией. В этих базах собраны и структурированы документы, инструкции, стандарты и руководства, а также ценные знания и ноу-хау сотрудников. Использование баз знаний позволяет сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и избегать повторения уже выполненной работы.
Другим полезным инструментом управления знаниями являются карты проекта.
Карта проекта — это инструмент управления знаниями, который обеспечивает визуальное представление ключевых аспектов проекта, его структуры, взаимосвязей между элементами, и важных этапов. Этот инструмент помогает командам наглядно увидеть всю картину и легко понять, что требуется для успешной и эффективной реализации задачи.
Важными функциями управления знаниями в организации являются:
● Сбор и систематизацию знаний;
● Создание и актуализация баз знаний;
● Разработка и внедрение методик и стандартов;
● Обучение сотрудников;
● Коммуникация и обмен знаниями;
● Регулярная оценка и улучшение системы управления знаниями.
Для успешной организации важно всегда оставаться конкурентоспособной и гибкой, быстро адаптироваться к новым рыночным условиям или иным факторам. Эффективное управление знаниями является ключевым катализатором, для достижения этих целей.
Применение разнообразных методов и инструментов управления знаниями, таких как комплексные системы знаний, коммуникация и обмен знаниями, а также создание экспертных групп, формирование баз знаний и карт проекта. Все это позволяет организациям собирать, структурировать, хранить и распространять знания. Тем самым способствуя повышению эффективности работы и развитию сотрудников.
Исходя из нынешних реалий и стремительного развития IT- технологий, такие методы и инструменты как, комплексные системы знаний и базы знаний, выходят на первый план по эффективности. Так как для них не требуется постоянное привлечение компетентного специалиста, это значит, что он продолжает заниматься своей профессиональной деятельностью, а эффективность и производительность компании не падает. Также, если сотрудник ушел в отпуск, заболел, уволился, все его знания и опыт будут надежно храниться в базе, другой сотрудник не будет тратить время, ресурсы на поиски необходимых знаний и коммуникацию. Еще базы знаний решают проблему поиска нужной документации, каких-либо шаблонов, инструкций, стандартов, ведь все это уже собрано, структурировано и сохранено в одной базе, тем самым снимая лишнюю нагрузку с других специалистов.
Важно постоянно совершенствовать, актуализировать и улучшать системы управления знаниями, “чтобы оставаться на плаву нельзя стоять на месте”.