Краткое содержание:
1. В расчётном листке отражается неправильный долг по взаиморасчетам на конец месяца, и сумма в ведомости на выплату завышена;
2. Как эту ошибку увидеть в движениях по документу начисления;
3. Как эту ошибку исправить;
4. Можно ли быстро найти ошибку типовыми средствами (спойлер - нет);
5. Как эту ошибку быстро найти отчётом "Контроль выплат, НДФЛ и взносов"
6. В конце статьи - ссылка на демо-версию отчёта.
Сама история:
Эта история произошла в 2019 году в бюджетной организации, где одних только штатных сотрудников больше тысячи, а учёт зарплаты ведётся в разрезе статей финансирования (бюджет, внебюджет).
Бухгалтер в этой организации оказался очень внимательным и попросил разобраться вот с таким расчётным листком.
Начислено 4 340,51, удержано всего 962,33, ожидаем сумму к выплате 3 378,18, а выплачено 5972,58, и при этом взаиморасчеты закрыты в ноль! Как такое может быть?!
Бухгалтер делает два вывода:
1. выплачено излишне 2 594.40
2. в расчетном листке должен быть долг сотрудника 2594,40, а показывает нулевой.
Выяснили, что в октябре 2019 начисляли больничный за период с 28.09.2019 по 08.10.2019, и в этом больничном произошло сторнирование начисленной зарплаты за сентябрь. На картинке с расчётным листком эти суммы отражены с пометкой "сент. 2019".
Затем был выполнен пересчет этого больничного по кнопке "Исправить", т.е. новый документ сторнировал исходный больничный и начислил правильные суммы, а вот суммы к выплате для ведомости отразил завышенные, и как раз на сумму 2594,40.
Как мы это поняли? Открыли исправленный больничный и посмотрели его движения по той же статье финансирования, что в расчётном листке.
Чтобы разобраться в проблеме, необходимо понимать, как работает ЗУП 3.1, поэтому даю небольшое пояснение:
1. Расчётный листок формируется на основании регистра "Начисления и удержания сотрудника";
2. Суммы к выплате и остатки по взаиморасчетам формируются на основании регистров "Взаиморасчёты с сотрудниками" и "Зарплата к выплате".
3. При проведении документа начисления программа делает движения в несколько регистров одновременно, и вот так получилось, что суммы в регистрах при проведении получились неодинаковые.
Далее листайте галерею, в ней показываю движения в регистрах на основании больничного-исправления:
1. По данным расчётного листка сумма к выплате (начислено минус удержано) составляет -1691,64
2. По данным регистра "Зарплата к выплате" 902,76
3. Отклонение между этими суммами 2 594,40
Почему так получилось?
Пришли к выводу, что ошибки бухгалтера нет. Скорее всего, была ошибка именно в том релизе программы, в котором начисляли зарплату.
После обновления на очередной релиз скопировали базу, перепровели этот больничный, и отклонение между регистрами исчезло.
Почему в расчётном листке неправильный долг по взаиморасчётам?
Долг по взаиморасчётам в расчётном листке формируется на основании регистра "Взаиморасчёты с сотрудниками" и "Зарплата к выплате", а суммы в этих регистрах были неверные.
Отчёт "Расчётный листок" не проверяет, совпадает ли начальный остаток по взаиморасчетам плюс начислено минус удержано с тем остатком, который получается по регистрам.
Как найти такую ошибку типовыми средствами ЗУП 3.1 ?
К сожалению, никак не найти, это обусловлено структурой регистров и методикой формирования типовых отчётов. Эти отчёты можно доработать, но так или иначе, потребуется дополнительная настройка - добавление вычисляемых полей и их вывод в отчёт.
Если коротко, нужно добавить вычисляемое поле, которое рассчитывает отклонение по формуле "Начальный остаток + начислено - удержано - Конечный остаток", и установить отбор по ненулевому значению этого поля.
Другой метод - сохранить отчёт "Анализ зарплаты" в файл Excel и посчитать отклонение в отдельной колонке, а потом установить по ней фильтр.
Как найти ошибку отчётом "Контроль НДФЛ, выплат и взносов"
Про этот отчёт мы уже писали в других статьях, например, тут и тут.
Одна из функций этого отчёта - поиск ошибки, описанной в этой статье: когда сумма к выплате при проведении документа начисления отражается неправильно.
В варианте отчёта "Ошибки выплат по табельным номерам" это выглядит так: выполняется проверочный расчёт суммы к выплате по документу начисления (выделено красной стрелкой), и эта сумма сравнивается с суммой к выплате по регистрам взаиморасчетов (выделено красной рамкой справа).
Итоги и выводы
Эта ошибка встречается крайне редко, и мы выявили всего две такие ошибки - ту, что описана в этой статье и еще одну точно такую же через год.
Но при этом никто не застрахован, что у него такой ситуации не будет.
Поэтому в отчет по контролю учета НДФЛ и выплат мы добавили проверку - соответствует ли сумма к выплате по регистрам и расчетная сумма к выплате по документам начисления.
Эта проверка автоматически выполняется во всех базах ЗУП 3.1, в которых мы ведем учет по нашим клиентам.
Желающие могут скачать демо-версию отчёта, действует до 31.08.2023: https://drive.google.com/file/d/1x92nByUGN3mArzJWr3hZjNypQKNe1QoK/view?usp=drive_link
К демо-версии есть описание, его можем выслать по запросу на электронную почту ndfl_6@magistr22.ru
Также подписывайтесь на телеграм-канал https://t.me/ndfl_6, чтобы не пропустить анонсы новых публикаций.
Подписывайтесь, приглашайте друзей и коллег, задавайте вопросы в комментариях, или в телеграм-канале.