Как юристы, мы точно знаем, что большая половина внутренних документов компаний, — типовые. Это и должностные инструкции, и служебные записки, и акты выполненных работ, и многое другое. На рутинную работу с ними уходит уйма времени.
Поговорим про документооборот и про то, как и зачем его можно автоматизировать.
По старинке. Или как работает с документами большинство компаний
Традиционный и незаменимый пакет офисных программ, которым правит великий Word. Юристы готовят десятки документов в вордовском формате и рассылают по электронной почте по необходимости.
Хранятся типовые файлы на диске с общим доступом.
Если в документах что-то меняется, юрист вручную обновляется файлы и вручную же кладёт новые на общий диск. Или отправляет коллегам.
И это еще не самый плохой вариант.
Во многих компаниях шаблоны отсутствуют, и сотрудники каждый раз готовят документы как будто с нуля. Типовые документы.
Минусы такого подхода очевидны:
- рабочее время уходит на типовые задачи, вместо того чтобы заниматься важным;
- чем монотоннее работа, тем выше риск ошибок и опечаток;
- растягивается согласование простых документов;
- нужный документ нельзя просто передать коллеге из другого отдела, сначала его готовит и проверяет юрист, а это снова бездарно потраченное время.
Что можно автоматизировать?
Практически все типовые документы.
Типовые — это те, которые используются постоянно с разными переменными. Это могут быть доверенности, счета, договоры и т. д.
Уже разработаны специальные платформы автоматизации, некоторые так и называются — «конструкторы документов».
Принцип работы прост, почти как в лего:
- выбираем нужный документ;
- номер/дата проставляется автоматически;
- из базы данных подтягиваются реквизиты контрагентов, что уже минимизирует возможность ошибки;
- живой человек прописывает только важное — сроки, стоимость и т. д.
Работу с документами можно делегировать другим специалистам, например, менеджерам. Ему не нужно быть юристом, чтобы правильно составить договор, когда известны условия сделки, а юридическая логика построения документа обсуждена заранее и уже запрограммирована.
Как итог: документы готовятся быстрее, не теряются и все довольны.
И зачем тогда компании юристы?
Во-первых, чтобы разработать документы в соответствии с законом.
Во-вторых, для всего остального.
Работа юриста не в том, чтобы документы были распечатаны без ошибок. А в том, чтобы компания зарабатывала деньги, сокращала издержки и ей ничего за это не было.
#urvista_пост
Остались вопросы? Задавайте их в комментариях или записывайтесь на консультацию к юристу по ссылке далее👇🏻
✅Запишитесь на консультацию
✅Звоните по правовым вопросам
👉🏻 +7(495)432-68-55 (в рабочее время)
Мы оказываем полный перечень услуг в юридической сфере.