Деньги сотрудникам и поставщикам можно переводить на расчётный счёт и выдавать наличными из кассы. Во втором случае надо оформить расходный кассовый ордер (РКО) и сделать запись в журнале регистрации кассовых документов. Рассказываем, как правильно заполнить расходник в 2023 году.
Год Эльбы в подарок всем ИП младше 3 месяцев
Получить подарок
Когда применяют расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер КО-2, или 0310002, заполняют, когда нужно выдать наличные деньги из кассы. Форма документа установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Бланк расходного кассового ордера КО-2
Например, расходные ордера используют при выдаче:
- заработной платы и стипендии работникам;
- компенсации расходов в командировке и суточных;
- денег под отчёт на хозяйственные нужды организации и представительские расходы;
- средств на личные нужды предпринимателя;
- суммы за возвращённые товары и неоказанные услуги;
- денег для зачисления на расчётный счёт организации.
Расходник обязателен только для организаций. Если ИП не ведёт бухгалтерский учёт, то может не оформлять РКО — п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но если предприниматель составляет расходники, то должен использовать только форму КО-2.
!
Наличные расчёты по договорам ограничены 100 000 ₽ — п. 4 Указания ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Если вы не укладываетесь в этот лимит, переводите средства по безналу.
Порядок оформления РКО
Чтобы выдать деньги из кассы, нужно основание. Например, если средства потребовались на хозяйственные нужды организации — купить бумагу в офис или новую оргтехнику — сначала выпустите приказ. В распоряжении пропишите, какую сумму выдать и на какие цели. Также укажите подотчётное лицо — сотрудника, который получит наличные из кассы и потом отчитается за их расход.
Другой вариант: работник пишет заявление, в котором указывает, сколько денег ему нужно и для чего. Директор ставит на заявлении визу — выдать эту сумму или нет. В этом случае выпускать приказ необязательно.
!
Одним приказом или визой на заявлении можно разрешить многократную выдачу денег из кассы.
Зарплату из кассы выдают по расчётно-платёжной или платёжной ведомости, на основании которой составляют РКО. Если нужно выдать деньги одному-двум работникам, ведомость можно и не использовать — оформить только расходник.
Порядок оформления расходного ордера:
- Бухгалтер или кассир составляет бланк РКО и распечатывает в одном экземпляре. У кого из работников в организации есть такие права, должно быть прописано в правилах работы с кассовыми документами.
- Ордер подписывает главный бухгалтер или руководитель организации. Если предприниматель сам выполняет функции кассира, документ подписывает только он — Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
- Кассир сверяет подписи и убеждается, что за деньгами пришёл тот человек, который указан в РКО.
- Кассир пересчитывает денежные средства так, чтобы получатель видел купюры, и выдаёт наличные. Работник или представитель поставщика сразу же считает деньги.
- Сначала получатель подписывает расходник, затем кассир. После этого уже нельзя предъявить претензию, что выдали не ту сумму.
Все расходники записывают в журнале регистрации кассовых документов КО-3 и присваивают каждому документу порядковый номер.
!
Если РКО оформляют на основании документа, где уже есть подпись директора, он может не подписывать расходник. Например, ИП Фёдоров А.С. получил от работника заявление с просьбой выдать 20 000 ₽ на новые стулья. Предприниматель поставил визу в заявлении, поэтому расходный ордер может подписать только кассир.
Как заполнить РКО
Кассовый ордер можно оформить в бумажном или электронном виде. Во втором случае кассир, главный бухгалтер, руководитель и получатель денег подписывают документ ЭЦП — п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
В расходнике указывают:
- название организации — например, ООО «Настурция»;
- структурное подразделение — если есть;
- код ОКПО — если его нет, поставьте прочерк;
- порядковый номер документа;
- дату выдачи денег;
- корреспондирующий счёт, субсчёт, например: 60 — расчёты с поставщиками и подрядчиками, 70 — с работниками по оплате труда, 71 — с подотчётными лицами;
- кредит — 50.1 «касса»;
- сумму цифрами с проставлением запятых — к примеру, «1045,25»;
- фамилию, имя, отчество получателя — например, «Петрову Семёну Андреевичу»;
- основание: например, «выдача под отчёт на приобретение канцелярских принадлежностей»;
- приложение: документы, связанные с расходом денег — например, «заявление подотчётного лица от 01.06.2023»;
- подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира с расшифровкой.
В строке «Получил» получатель пишет сумму, которую ему выдали: рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. В незаполненной строке должен стоять прочерк. Ниже ставит дату, подпись и указывает данные документа, удостоверяющего личность — например, серию и номер паспорта. Если это представитель поставщика, который получает деньги за товар, надо написать номер и дату выдачи доверенности.
Если ордер заполнили неправильно, исправлять его нельзя — п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нужно уничтожить старый документ и выписать новый.
Расходник остаётся в организации, которая его оформила. РКО хранят 5 лет после отчётного года — ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Эльба — это онлайн-бухгалтерия. Сервис помогает предпринимателям на УСН и патенте вовремя сдавать отчётность и считать налоги без ошибок.
Попробовать бесплатно