Ни для кого не секрет, что управленческие отчеты в компании необходимы менеджменту для того, чтобы своевременно принимать верные решения. Так же как и любому продавцу необходимо знать сколько у него товара на складе, какого он вида, его стоимость и покрывает ли объем будущих поставок товара планируемые заказы, так и финансисту необходимо понимать сколько денег в компании на счетах, в какой они валюте, но самое главное - хватает ли их на покрытие предстоящих расходов с учетом ожидаемых поступлений или впереди кассовый разрыв и к нему необходимо готовиться. В этой статье я хотела бы рассказать о том, что такое платежный календарь, зачем он нужен и преимуществах его составления для компании.
1. Платежный календарь (ПК) - определение, принципы построения
Платежный календарь представляет собой отчет, сделанный в форме таблицы, в котором отражаются все виды входящих и исходящих платежей, сгруппированные при необходимости по видам и категориям поступлений и расходов и другим признакам, а также отнесенные на определенную дату.
ПК - это инструмент краткосрочного оперативного финансового планирования, который позволяет увидеть как меняются остатки денежных средств компании или группы компаний с учетом всех планируемых движений денежных средств. Он может составляться в горизонте планирования 1 месяц в разбивке по дням и неделям, а может быть выбран и другой срок в соответствии с потребностями бизнеса.
Ведут платежный календарь как в специальных программах, если процесс автоматизирован, так и в Excel. Во многом форма отчета и степень его детализации зависят от вида бизнеса, его масштабов, а также необходимого уровня детализации, поэтому визуальное представление и наполнение может быть разным.
Чаще всего ПК соответствует принятой в компании форме БДДС (бюджет движения денежных средств) с группировкой статей по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности с дополнительной детализацией и аналитикой, но может иметь и иное представление на основе реестра платежей. В любом случае ПК содержит следующую основную информацию:
- данные об остатках денежных средств на начало периода (расчетные счета, касса и т.д.)
- блок статей поступлений в необходимой аналитике: по видам/типу поступлений, проектам, контрагентам, договорам и т.д. При выборе конкретной аналитики важно учитывать задачи, которые такая аналитика позволяет решать. Например, компания продает товар на экспорт и внутри страны, а еще у компании всего пять крупных контрактов, в рамках которых поступает выручка. В этом случае менеджменту может требоваться информация о поступлении выручки по источнику денежных средств и по конкретным контрактам.
- блок статей расходов в необходимой аналитике: аналогичная ситуация в отношении всех видов затрат, которые несет компания. Например, верхний уровень аналитики соответствует категориям затрат - оплата поставщикам за выполненные работы и оказанные услуги, аренда, выплата заработной платы и страховых взносов, уплата налогов и т.д., однако каждая статья детализируется - контрагент, договор и пр.
- суммы платежей или поступлений в привязке к конкретной дате, выраженные в нужной валюте
- прочая информация и комментарии
Приведу теоретический пример представления платежного календаря на основе статей ДДС для небольшого предприятия, которое занимается пошивом подушек и покрывал и продает их в нескольких магазинах:
Составляется платежный календарь в конце предыдущего периода на предстоящий (например, за несколько дней до окончания июля формируется понедельный ПК на август) на основе уже имеющихся выставленных счетов, договоров, сформированных заявок на оплату, а также планируемых/ожидаемых поступлений и расходов и обязательных к уплате платежей по законодательству (налоги, сборы и пр.).
Платежи могут быть как регулярными, так и разовыми. Например, компания заключила договор аренды на 5 лет, в рамках которого оплачиваются арендные платежи ежемесячно - график регулярных платежей уже известен заранее на весь период действия договора. Еще одним примером таких регулярных платежей могут быть лизинговые платежи за приобретенную технику или оборудование или любые другие контракты, в которых зафиксированы условия.
Сбор базовой информации для платежного календаря о предстоящих поступлениях и платежах включает в себя: наименование контрагента, сумму, валюту и сроки планируемой оплаты, документ-основание для проведения платежа, назначение платежа, статус расчетов с контрагентом при необходимости (например, имеется задолженность контрагента или ранее ему уже был выплачен аванс), срочность/приоритетность платежа и другие.
На основе базовой информации, реестров платежей, формируется агрегированный платежный календарь, в котором платежи распределяются по статьям и показываются в нужной для менеджмента детализации. Для сбора сводной информации важно разработать единый классификатор статей поступлений и выплат в компании, в соответствии с которым будет осуществляться распределение и классификация.
Помимо этого в одном из отчетов (это может быть в ПК или любом дополнительном) должно быть предусмотрено отнесение поступлений и платежей на нужные банковские счета (или кассу) в соответствии с остатками денежных средств.
Такой отчет позволяет заранее предусмотреть порядок действий по оптимизации и перераспределению средств на счетах.
2. Регламентация и автоматизация формирования платежного календаря
Формирование ПК характеризуется непрерывностью и постоянной актуализацией информации, внесением корректировок и приоритезацией тех или иных платежей в зависимости от меняющейся ситуации, поэтому также необходимо прописать четкий порядок действий по его формированию и актуализации.
Самое сложное при составлении платёжного календаря - это своевременно собрать актуальную, корректную и полную информацию от всех подразделений и сотрудников компании, которые являются инициаторами платежей или поступлений, и заблаговременно получить детали, условия и суммы планируемых платежей.
Для упорядочивания процесса и платежной дисциплины используется несколько инструментов - регламентация и стандартизация процессов, а также автоматизация процессов - от заведения заявки, порядка формирования необходимых отчетов до проведения платежа и последующего разнесения информации в учетных системах и анализа плановых и фактических данных.
3. Преимущества составления платежного календаря
Платежный календарь - это отчет, который позволяет эффективно управлять ликвидностью компании на ежедневной основе:
• определять достаточно ли средств на счетах компании для покрытия планируемых расходов и заранее выявлять кассовые разрывы
• оптимизировать работу с денежными средствами, в том числе по привлечению финансирования и получению дополнительного дохода от размещения средств на депозитах
• контролировать своевременную оплату и поступление средств на счета компании и предпринимать своевременно меры по урегулированию различных вопросов, в том числе по необходимости переноса платежей или получению отсрочек от контрагентов
• анализировать качество планирования и исполнения долгосрочного бюджета движения денежных средств
Понравилась статья - ставь лайк, подписывайся на канал, пиши комментарии!