Каждый день в своей обыденной жизни мы постоянно сталкиваемся с необходимостью делать выбор. Будь то выбор одного сотрудника из десятка кандидатов или выбор фильма для вечернего просмотра, мы всегда вынуждены анализировать и сравнивать массу данных… иногда даже не осознавая этого. А бывает и такое, что мы долго думаем, но так и не можем принять решение. Представьте, выбираете вы на ужин блюдо, и не можете решить, что всё-таки будете кушать – картофель или рис. В итоге, остаётесь без ужина. Это означает одно – время для принятия решения не пришло – вы не голодны, нет объективной необходимости. Ещё одна ситуация, при которой выбор может не случиться – это отсутствие необходимой информации.
Так или иначе, ежедневно наш мозг множество раз проводит огромную аналитическую работу. Однако, даже несмотря на такую серьёзную практическую подготовку, есть ситуации, когда жизнь нас ставит перед выбором, который на поверку оказывается очень непрост. Выбор транспортной компании для осуществления доставки продукции является примером такого выбора.
При всём богатстве альтернатив, выбор затруднён необходимостью удовлетворить одновременно несколько параметров – и обеспечить уровень сервиса, и получить гарантии обслуживания, и снизить стоимость.
С такой проблемой сталкиваются не только предприятия, у которых нет собственного автопарка, но и те, кто привлекает дополнительные транспорт в период пиковых отгрузок. А также компании, которым необходимо некоторое количество какого-либо специального транспорта.
Предлагаю сформулировать основные принципы, правила и подходы, которые помогут делать выбор Транспортных компаний проще, прозрачнее.
Не будем забывать, что наша основная цель – обеспечить необходимый уровень сервиса доставки транспортом, соответствующим всем требованиям, а также стандартизировать процедуру выбора транспортных компаний и распределения приоритетов между ними.
Естественно, что некачественная услуга нас не интересует ни по какой цене. Даже по самой низкой. Поэтому, для начала, рекомендуется провести Квалификационный отбор по следующим критериям оценки:
- Количество собственного транспорта
- Наличие специализированного оборудования (например, мультитемпературные холодильные установки, подвесы для транспортировки туш или полутуш, GPS навигация с датчиками температуры в фургон и прочее)
- Возможность предоставления экспедиционных услуг
- Возможность предоставления требуемой отчетности
- Полная материальная ответственность
- Готовность обслуживания 100% территории
Конечно, предложенный список не является окончательным, и должен корректироваться в соответствии с требованиями каждого конкретного заказчика.
По итогам квалификационного отбора Транспортной компании присваивается оценка по всем установленным критериям с учетом весовых коэффициентов. Весовые коэффициенты каждого критерия определяем с учетом значимости для обеспечения наших требований.
Важно❗ Наиболее значимым критерием является наличие в парке транспортной компании собственного автотранспорта, обеспечивающего необходимые условия перевозки (мультитемпературное оборудование, подвес для мяса, пирамиды для стеклопакетов прочее).
Но что если на рынке региона объективно существует дефицит необходимого специализированного транспорта? Допускается участие в квалификационном отборе транспортных компаний, не имеющих в собственности автомобилей с необходимым оборудованием при следующих условиях:
- стоимость услуг данной компании ниже, чем стоимость услуг компании, предоставляющей автотранспорт, соответствующий требованиям не менее чем на 25%;
- предоставление гарантий (гарантийного письма) о намерениях приобретения транспортных средств, соответствующих требованиям, в течение 90 календарных дней с момента заключения договора.
В целях соблюдения комплаенс, оценку потенциального партнёра на соответствие критериям следует производить квалификационной комиссией, состав которой утверждается Приказом по предприятию.
Сроки проведения квалификационного отбора должны учитывать сроки, необходимые для проведения договорной работы. Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудников было время и провести выбор поставщиков, и заключить договоры до истечения срока действия договоров, действующих на текущий момент.
Пакет документов, который транспортные компании подают для участия в квалификационном отборе, может выглядеть так:
- Бланк перечня критериев оценки ТЭК
- Коммерческое предложение
- Карта партнёра транспортной компании
Чтобы не превращать выбор поставщиков в перманентное состояние компании, необходимо установить минимальный срок офферты коммерческих условий, предлагаемых транспортными компаниями. Например, если вы планируете проводить квалификационную оценку поставщиков два раза в год, укажите, что предложенные ими условия не подлежат пересмотру в течение 6-ти (шести) месяцев.
Для подготовки документации на проведение квалификационного отбора поручите Руководителю отдела логистики направить запрос транспортным компаниям, и проконтролировать своевременное предоставление ими заполненных документов.
Запретите квалификационной комиссии принимать к рассмотрению документы, предоставленные с нарушением установленных сроков.
Для того, чтобы получить лучшую цену от поставщиков, соответствующих вашим требованиям, проведите торги в виде конкурентных переговоров, до момента заседания квалификационной комиссии.
Внимание! Транспортная компания имеет право направить своего представителя на квалификационный отбор с целью участия в конкурентных переговорах.
Окончательная оценка и выбор транспортных компаний, из числа прошедших квалификацию по установленным критериям, происходит по минимальной цене на заседании Квалификационной комиссии, и формализуется в виде Протокола и Конкурентной карты.
Конечно, выбрать одного поставщика – это для нас риск. Поэтому, мы аккредитуем несколько лучших поставщиков, даже если их цены несколько отличаются. Соответственно, там же, на заседании квалификационный комиссии для аккредитованных транспортных компаний устанавливаются приоритеты заказа. Приоритеты между транспортными компаниями распределяются в соответствии с балом квалификационной оценки в порядке убывания.
При распределении маршрутов между транспортными компаниями ответственный сотрудник отдела доставки в первую очередь назначает транспорт компании, имеющий более высокий балл. В случае если приоритетная транспортная компания не готова предоставить транспорт, ответственный сотрудник отдела доставки передает заказ на транспорт следующей по ранжиру компании в порядке приоритета.
Конечно, бизнес-среда нестабильна, и мы должны быть гибким для того, чтобы оперативно реагировать на её изменения. Поэтому оставляем за собой право пересматривать результаты квалификационного отбора в одностороннем порядке для следующих случаев:
- в случае отказа транспортной компании в предоставление транспортных услуг более 3-х раз в течение квартального периода. При этом ответственный сотрудник отдела доставки должен предоставить служебную записку на имя Председателя комиссии с приложением письменного подтверждения отказов по каждому факту;
- в случае изменения стоимости тарифов по инициативе транспортной компании;
- в случае невыполнения в срок гарантийных обязательств транспортной компании о намерениях приобретения в собственность автомобилей, соответствующих нашим требованиям.
Решение об изменениях результатов квалификационного отбора утверждается на внеплановом заседании квалификационной комиссии.
Уверен, что эти простые правила помогут выбрать лучшее предложение на рынке, наладить партнёрские взаимоотношения с подрядчиками, обеспечивающими стабильно высокое качество услуги, а муки выбора больше не будут вашей головой болью.
