Приветствую вас в сообществе нейропчёл! Здесь мы говорим о построении счастливой жизни с учётом особенностей работы мозга.
Сегодня расскажу какие инструменты из известных айтишникам гибких методологий типа Agile, Kanban, Scrum и др. мы можем использовать в целях личного планирования, почему они будут работать с точки зрения мозга. Полетели!
1. Спринт
Ограниченный по времени отрезок, в течении которого нам нужно что-то сделать, протестировать гипотезу, изучить, прокачать себя. За слишком короткий срок мы можем не успеть сделать что-то ощутимое, если же взять слишком большой отрезок типа трёх месяцев, потеряем видимый горизонт и силу давления дедлайна. Для новичков можно взять двух, трёхнедельный спринт, продвинутые могут планировать месячным, двухмесячным спринтом. Ниже буду рекомендовать устраивать между личными спринтами отдых. Это не отпуск и отсутствие работы, это отсутствие дополнительных проектов, продвижение в которых, вы хотите стимулировать спринтом. Это ваше несрочное-важное, до чего в состоянии белки в колесе не доходят руки. Если есть ресурс и вы понимаете, что был бы запланирован проект и был соответствующий фреймфорк, то вы бы сделали что-то что давно хотели. Спринт для этих целей - идеальный инструмент.
2. Доска
При разработке продукта команда использует буквально доску со стикерами, где отмечаются данные спринта, его цели, конкретные задачи членов команды или же виртуальное совместно используемое пространство - доску Miro, Kanban доску в программе управления проектами типа Jira и российской Kaiten.
Как говорится, если нет плана, то и спроса нет. Если мы хотим что-то сделать, в чём-то продвинуться, следует подумать и зафиксировать: желаемый результат, задачи, которые нужно выполнить, планируемые временные и ресурсные затраты. С точки зрения мозга нам нужно обрисовать, представить и зафиксировать достижимый результат, чтобы мозг простраивал пути его достижения, ну и мы можем отвлекаться, расфокусироваться, чтобы этого не происходило, нужно иметь место, где всё зафиксировано и периодически к нему обращаться. Аналогом "доски" может быть блокнот, ежедневник, программа планирования, заметка, notion-заметка, майнд-карта.
Чтобы такой инструмент был эффективным, "доска" личного планирования должна быть:
1. Ограниченной по времени использования. На спринт - лист, страница, область, чтобы у нас сохранялась история наших проектов. Для нового спринта мы открываем новую доску. Один спринт - одна доска. В один спринт мы можем взять 1 - 3 проекта. Больше будет не эффективно с точки зрения фокуса. Что эффективнее? Распылиться по мм во все стороны или все усилия приложить в одном направлении и продвинуться ощутимо?
2. С зафиксированной целью, задачами по каждому проекту. Состав проектов должен быть. Да, по итогам первой недели мы можем изменить оставшиеся задачи, уменьшить объём в 2-4 раза (бывает и такое, наш мозг очень оптимистично считает объем того, что мы успеем сделать). Мы не можем за раз взять в работу целый проект, мы берем задачку по нему. Если их нет, хотя бы примерных, мы побоимся подступиться.
3. С проставленным временным бюджетом, пусть примерно, это может корректироваться, но мы учимся. В перспективе мы получим информацию и будем точнее в будущих оценках. Ну и это проверка что мы не "нахомячили". Бюджет спринта не должен превышать 10 часов неделю. Потому как жизнь никто не отменял.
4. В каком-то виде заложен Трекер прогресса. Если это список задач, то мы можем вычеркивать выполненные или ставить галочки. Если это трекер привычек, регулярных действий и график выполнения проекта - шкала.
3. Промежуточная авторизация - Стендап
У IT команды - это обычно ежедневный инструмент - все участники отмечают прогресс и встречаются на мини-летучку, созвон или асинхронно фиксируют на доске результат своего труда за день, отмечают выполнение задач. Обычно это происходит в заранее определённом формате в виде Стендапа. Стендап может включать: над чем сегодня работал, как продвинулся. Стендапы ещё легко отправлять в виде коротенькой заметки в чат команды.
И еженедельный - некие итоги, визуальное отображение прогресса по проектам на трекере. Обсуждение сложностей, путей выхода, запрос ресурса, корректировка сроков и состава работ. Здесь совещание, созвон, живая встреча. Формат фиксированный, протокол такой встречи заранее известен и повторяется, имеется фасилитатор, который следит за ходом такой встречи, чтобы она прошла быстро и продуктивно, он же фиксирует все выводы и корректировки на доску.
Для личного планирования берём Стендап в качестве ежедневного итога дня.
Пример такого стендапа:
1. Самочувствие (настроение, энергия); 2. Какие задачи по проекту удалось сделать; 3. Какой фокус беру на следующие 24 часа.
Для еженедельного отчёта берем рефлексию в качестве инструмента.
Пример еженедельной рефлексии:
1. Как я продвинулся по проекту; 2. С какими сложностями столкнулся; 3. Что я изменю на следующей неделе.
4. Ретроспектива
По окончании спринта команда разработчиков встречается на встречу-обсуждение итогов. Сценарий определён, имеется фасилитатор, который всё должным образом проведёт и запротоколирует. Задача проведения ретроспективы оценить проделанный объем работы, сложности, с которыми столкнулась команда, погрешности прогнозов, дополнительный ресурс, который пришлось привлечь и непредвиденные ситуации. Если цель спринта не была выполнена - причины, как нужно действовать в дальнейшем.
Для личного планирования можно говорить об "Итогах спринта", "Рефлексии по спринту", "Итоговой рефлексии".
Пример итоговой рефлексии:
1. Какой результат за спринт я получил?
2. Благодаря каким моим качествам это стало возможно?
3. Чему я научился?
4. Как изменились мои убеждения?
5. Что становится для меня возможным?
5. Итеративность
Закончился спринт - планируешь новый. IT команда может делать это бесшовно - в пятницу при подведении итогов спринта запланировать новый и начать следовать ему с понедельника.
И здесь есть расхождение с личным планированием. Потому как человеку лучше между спринтами взять паузу для отдыха.
Итоги
Ну вот я раскрыла какие IT инструменты очень кстати для личного планирования. Можно внедрять их постепенно, менять под свои конкретные нужды, экпериментировать. Ясно одно, что выстроенная система личного планирования может в разы увеличить вашу продуктивность. Очень мало людей способно держать в уме желаемый результат и последовательно к нему идти. Но я убеждена, что если они начнут следовать системе планирования, то приумножат свои достижения, ведь к их нативным способностям прибавится системный подход.
Делитесь в комментариях какие приёмы уже применяете, что работает для вас, что вдохновились статьей попробовать.