Реформа законодательства об электронной подписи предусматривает обязательное использование сотрудниками и уполномоченными лицами организаций и ИП машиночитаемых доверенностей (МЧД) при подписании электронных документов совместно с квалифицированным сертификатом, выпущенным коммерческим аккредитованным удостоверяющим центром на имя физического лица. Срок обязательного перехода на МЧД неоднократно продлевали. Недавние изменения отложили эту обязанность до 1 сентября 2024 года, однако перейти на новые правила работы можно уже сейчас. Объясняем, что такое МЧД, какова текущая нормативная база её использования, а также как сформировать и применять электронные доверенности, в том числе с правом передоверия.
Если говорить простыми словами, МЧД — это обычная доверенность, но в виде электронного документа в машиночитаемом формате. Для того чтобы информационные системы, которые принимают электронные документы, могли автоматически считывать электронную доверенность, для неё установлены единые требования, формы и форматы.
Машиночитаемая доверенность наделяет конкретное физическое лицо правом подписывать определённые электронные документы с использованием своей квалифицированной электронной подписи.
Поскольку физическое лицо действует от имени юридического лица или ИП, необходимо, чтобы МЧД была надлежащим образом подписана — уполномоченным лицом (руководителем организации или предпринимателем) и с использованием КЭП юридического лица или ИП. Обязательное требование к такой КЭП — квалифицированный сертификат должен быть создан и выдан удостоверяющим центром ФНС, Банка России или их доверенным лицом (УЦ Федерального Казначейства создаёт сертификаты для государственных и муниципальных ведомств и их должностных лиц).
Первоначально обязательное введение МЧД было запланировано на 1 января 2022 года, но срок перенесли на 1 сентября 2023 года, а недавно — на 1 сентября 2024 года. Переносы срока были связаны с неготовностью как бизнеса, так и отдельных государственных ведомств, а точнее их информационных систем, к работе по новым правилам.
На сегодняшний день доступны два варианта работы:
- По старым правилам. До 31 августа 2023 года сотрудник может получить квалифицированный сертификат в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре, при этом в сертификате будут указаны и сведения о сотруднике, и сведения об организации или ИП, где он работает. Для получения такого сертификата нужно представить обычную бумажную доверенность. При подписании электронного документа МЧД не нужна. С 1 сентября 2023 года выпустить такой квалифицированный сертификат уже не получится. Но ранее выданные сертификаты можно использовать ещё год, если срок их действия не истечёт раньше.
- По новым правилам. Юридическое лицо или ИП получили квалифицированный сертификат в УЦ ФНС или Банка России. Их сотрудники или уполномоченные лица получили квалифицированный сертификат как физические лица в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. В этом случае, если электронные документы подписывает такой сотрудник или такое уполномоченное лицо, нужно одновременно представить МЧД, сформированную и подписанную юридическим лицом или ИП, от имени которых действует сотрудник или уполномоченное лицо.
МЧД с правом передоверия
Создание МЧД без права передоверия означает, что каждую такую доверенность должен подписывать руководитель юридического лица или ИП. Это не очень удобный вариант, если сотрудников, вовлечённых в ЭДО, много. Кроме того, руководителя или предпринимателя может не оказаться в нужное время на месте.
МЧД с правом передоверия позволяет руководителю (ИП) передать свои полномочия другим лицам, например заместителю руководителя, а ИП — бухгалтеру. На основании такой доверенности представитель получает право выдавать и подписывать своей КЭП доверенности на других лиц. Практику можно распространить по цепочке, например на руководителей отделов, которые смогут формировать и подписывать МЧД на отдельных сотрудников своего отдела.
Требования, формы и форматы МЧД
Единые требования к формам МЧД установлены Приказом Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857.
В соответствии с этим приказом, МЧД создаётся в формате XML и должна содержать:
- Название документа — доверенность.
- Сведения о доверителе и представителе (сотруднике, доверенном лице).
- Дату создания и выдачи доверенности. При наличии метки доверенного времени дата совершения доверенности определяется меткой.
- Срок действия. Если срок не указан, доверенность действует 1 год.
- Полномочия представителя.
- Идентификаторы полномочий по классификатору, который размещён в государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (ФГИС ЕСНСИ) в виде справочников.
- Текстовое описание полномочий, если соответствующий идентификатор отсутствует.
- Сведения, позволяющие идентифицировать информационную систему, которая функционально предоставляет возможность получить информацию о досрочном прекращении действия доверенности.
- Номер доверенности.
- Квалифицированную электронную подпись, которая использована для подписания МЧД.
- Возможность передоверия, если такое условие предусматривает МЧД.
Классификатор (идентификатор) полномочий формирует, ведёт и актуализирует Минцифры России (головной удостоверяющий центр в отношении аккредитованных удостоверяющих центров) в соответствии с порядком, утверждённым Приказом Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856.
Участники электронного взаимодействия направляют в Минцифры России перечень осуществляемых ими полномочий для формирования и актуализации классификатора. Доступ юридических лиц, ИП и физических лиц к классификатору реализован через портал Госуслуги в непрерывном режиме. Доступ к справочникам также поддерживают (должны поддерживать) информационные системы, которые функционально предоставляют возможность формирования МЧД.
На сегодняшний день Федеральная налоговая служба совместно с Минцифры России, Федеральным казначейством, Банком России и Федеральной нотариальной палатой разработали единый формат машиночитаемой доверенности. Некоторыми ведомствами и институтами (например, Центральным Банком РФ) возможность формирования МЧД предусмотрена в личном кабинете пользователя.
Многие федеральные органы исполнительной власти заявили, что будут поддерживать функционал МЧД в своих информационных системах, но некоторые информационные системы (сервисы), в том числе операторы ЭДО, уже поддерживают возможность создания МЧД.
Чтобы видеть полные версии статей со ссылками на официальные документы, перейдите в статейный раздел нашего сайта: https://iitrust.ru/articles/