Одна из причин, по которой можно потерять лояльность покупателей и заставить их стороной обходить ваш магазин или ресторан, — реализация просроченных товаров. В статье мы расскажем, как вести учет сроков годности, а также какое программное обеспечение использовать для автоматизации этого процесса.
Зачем нужно вести учет сроков годности продукции и почему это важно
Согласно ст. 5 закона РФ «О защите прав потребителей», на парфюмерных и косметических средствах, продуктах питания, лекарственных препаратах, бытовой химии и некоторых других товарах должны в обязательном порядке быть указаны сроки годности. По истечении периода хранения продукцию нельзя реализовывать, а также использовать для приготовления еды в заведениях общественного питания. В противном случае торговую точку ожидают штрафы, которые могут достигать 300 000 рублей (ст. 14.43 КоАП РФ). При этом необязательно, чтобы покупатель приобрел просроченный товар, достаточно сфотографировать его на витрине и направить жалобу в Роспотребнадзор.
За продажу «просрочки», которая угрожает здоровью покупателей или способна нанести вред человеку, ст. 238 УК РФ предусматривает уголовную ответственность.
Ручной учет сроков годности в магазине, ресторане и на складе
Самый старый, простой и дешевый способ учета сроков годности — в тетради. Продавец или другое ответственное лицо заводит журнал, в который записывает наименование продукции и конечную дату ее реализации. Для каждой поступающей партии товаров выделяет отдельную строку, в которую вносит нужные сведения. Такая система учета подходит для следующих организаций:
- магазинов с небольшим количеством продукции с ограниченным сроком годности;
- предприятий, где оборачиваемость товаров в несколько раз превышает срок их реализации;
- торговых точек, не торгующих «скоропортом».
Хотя такой метод контроля и имеет свои преимущества, он давно считается устаревшим, так как не позволяет проводить аналитику и избегать ошибок, вызванных человеческим фактором. К тому же он не позволяет создать единый порядок учета сроков годности, тем более в магазине с большим количеством сотрудников. Каждый из них может заполнять журнал по-своему, что приведет к путанице и невозможности в дальнейшем разобраться в нагромождении записей.
Однако создать единый порядок для контроля сроков можно и без дорогостоящих программ учета и терминалов сбора данных (ТСД). И ниже мы расскажем, как это сделать.
Автоматизированный учет сроков годности товаров
Нередко учет сроков годности на складе, в магазине или ресторане ведут в Microsoft Excel — программе для работы с электронными таблицами. Здесь можно создать общий документ, в который продавцы или операторы-приемщики будут вносить сведения о продукции в строгом соответствии с установленным шаблоном.
Такое решение — начальный уровень автоматизации, так как позволяет быстро выполнять несложные расчеты и корректировать текущие данные. К тому же использование Excel практически не требует денежных вложений, что позволяет небольшим компаниям сократить расходы на автоматизацию. К недостаткам метода можно отнести:
- довольно большой объем монотонной ручной работы;
- высокое влияние человеческого фактора;
- отсутствие интеграции с контрольно-кассовым оборудованием;
- по-прежнему невысокая степень автоматизации.
Причиной появления просрочки на складе или в торговом зале нередко становятся неоптимизированные закупки или продажи — предприятие заказывает продукции больше, чем может реализовать, а также сначала продает более свежие продукты, а лишь потом — залежавшиеся.
На складе решить эту проблему помогает внедрение метода сортировки и отгрузки First Expire — First Out (FEFO). В этом случае первыми отгружаются те позиции, которые были привезены раньше. Вести подобный учет сроков годности лекарственных средств, продовольственных товаров и другой продукции с ограниченным периодом хранения можно в 1С.
Чтобы в программе стал доступен просмотр и контроль сроков реализации товаров, необходимо настроить «Политику учета серий». Сделать это можно во вкладке «Классификаторы номенклатур». Для выбора доступно два сценария:
- «Управление по FEFO остатками серий» — позволяет указывать в 1С сроки годности товарных партий как при поступлении, так и при отгрузке. Подходит для складских комплексов, которые отправляют продукцию в больших объемах.
- «Авторасчет по FEFO остатков серий» — не требует контроля товарных остатков в разрезе их периодов хранения, но предусматривает занесение в 1С этой информации при приемке и внутреннем перемещении продукции.
Второй сценарий способен упростить учет сроков годности в ресторане, а вот в розничном магазине — повлечь за собой ряд сложностей. Связано это с тем, что при продаже на кассе принадлежность товарных позиций к определенной серии не фиксируется, так как штрих-коды не содержат информации об этой принадлежности номенклатуры. А покупатель зачастую забирает с витрины более свежую продукцию. Это может привести к тому, что по данным программы учета продукция конкретной серии будет числиться реализованной, а по факту — находиться в это время на прилавке в торговом зале.
Но организовать контроль скоропортящихся продуктов на складе или в магазине должным образом все-таки можно. Для этого используют программное обеспечение DataMobile. Подробно расскажем о его возможностях.
Автоматизированный учет сроков годности в аптеке или магазине с ТСД и ПО DataMobile
Внедрение обязательной маркировки позволило упростить и автоматизировать учет сроков хранения для ряда товарных групп. В частности, для молочной продукции, лекарственных средств, парфюмерии, БАДов и других изделий, подлежащих мониторингу через систему «Честный ЗНАК».
Для внедрения упрощенного контроля за просрочкой потребуется ТСД с предустановленным программным обеспечением DataMobile. Контроль сроков хранения при этом будет выглядеть так:
- При помощи мобильного терминала оператор сканирует штрих-код или QR Code с продукции или товарной партии.
- На экране мобильного терминала отображает срок годности изделий: просроченная продукция подсвечивается красным, а товары, разрешенные к реализации, — зеленым.
- Собранную со штрих-кодов и QR Code информацию можно передавать в программу учета, например, в 1С.
Такое решение позволяет упростить контроль дат реализации всей продукции, которая подлежит мониторингу через «Честный ЗНАК», а также своевременно планировать скидки и распродажи для товаров с истекающими сроками. Кроме того, с помощью DataMobile с программным модулем Маркировка (устанавливается дополнительно) можно проверять подлинность штрих-кодов при приемке маркированных изделий.
Теперь вы знаете, как своевременно снимать с витрины просрочку. Но что с ней делать дальше? Здесь есть несколько вариантов, о них и поговорим дальше.
Как избавиться от товаров с истекшим сроком годности
После того как у товара в магазине, аптеке или на складе закончится срок реализации, его нужно убрать с витрины, а также из мест хранения, чтобы он по ошибке не попал в торговый зал. Сделать это можно следующими способами:
- Списание и последующая утилизация.
- Возврат поставщику.
В обоих случаях при помощи ПО DataMobile и ТСД можно быстро и легко подготовить соответствующий документ, отсканировав штрих-коды с просроченных изделий и передав собранные данные в 1С.
Следите за новыми решениями в области автоматизации бизнеса на нашем канале. Подписывайтесь, чтобы не пропустить ничего важного.
