Часто руководители говорят, что они планируют задачи, однако проблемы возникают из-за того, что всё время возникают внеочередные дела, и план в итоге не исполняется. Свидетельства менеджеров подтверждаются исследованиями компании McKinsey: согласно их подсчётам, менеджера отрывают от работы в среднем 1 раз в 8 минут.
Изменения графика нормальны и от них никуда не деться, поэтому надо создавать изначально адаптивный план, который можно корректировать без потери качества.
Такое планирование называется жёстко-гибким.
Типы задач, подлежащих планированию
Первым делом нужно определиться с типами задач, которые встречаются ежедневно и подлежат планированию.
1. Жёсткие задачи. Примеры жёстких задач – это совещание в 10:00, переговоры в 12:00, встреча с клиентом в 15:00 и т.д. Эти задачи привязаны к конкретному времени и их нельзя сдвинуть.
2. Гибкие задачи. «Гибкие» не значит «неприоритетные». Гибкие – это те, для которых не определено конкретное время. Например, нужно подписать документы до полудня, при этом не важно, во сколько именно – в 9:30 или в 11:45.
3. Бюджетируемые задачи. Такие задачи требуют бюджета времени, в течение которого надо исключить какие бы то ни было прерывания и отвлечения. Например, нужно подготовить отчёт, который требует погружения в работу на два часа.
Теперь представьте, что в течение двух часов, которые вы планировали посвятить отчёту, вас отвлекли четыре раза по 15 минут (общее чистое время – один час). Однако неверно думать, что работа над отчётом удлиниться всего на час. Исследования свидетельствуют, что однократное прерывание увеличивает время работы в 1,5 раза и во столько же раз увеличивается количество ошибок. Получается, что на подготовку отчёта уйдет 4,5 часа вместо запланированных двух.
Алгоритм жёстко-гибкого планирования
Надо научиться планировать так, чтобы при возникновении изменений план не рушился, а мог легко перестраиваться.
Шаг 1. Планирование жёстких задач. В первую очередь планируются всегда жёсткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени.
Шаг 2. Составление списка гибких задач и расстановка приоритетов. Рядом с сеткой времени, в которой уже отмечены жёсткие задачи, составьте список гибких задач на день. Их не нужно привязывать ни к какому времени. Единственное, что нужно сделать на этом этапе – определить, в какой последовательности они должны выполняться. Другими словами, нужно расставить приоритеты расставили приоритеты.
Шаг 3. Бюджетирование времени. Далее нужно взять задачи, которые требуют определённого времени на выполнение. Например, на одну такую задачу потребуется 1,5 часа, на другую – 2 часа и т.д. В сетке времени нужно найти промежутки, куда можно вписать эти бюджетируемые задачи. На это время больше ничего нельзя планировать.
Шаг 4. Планирование гибких задач. Обратите внимание, что жёсткие и бюджетируемые задачи вместе не должны занимать более 60-70% времени в вашем графике. Оставшиеся 30% времени останется на гибкие задачи. Из планирование сводится с составлению списка по приоритетам. Далее, когда в течение дня появляется «окно», вы берёте первую гибкую задачу из списка, затем следующую за ней и т.д. Если вдруг возникает внеочередная задача, вы вносите её в список (например, ставите её на первое место, отодвигая все стальные ниже). То есть вы не хватаетесь за выполнение этих задач немедленно, а ставите их в общую очередь.
Выводы
Жёсткие задачи планируются первыми – они вносятся в график с указанием точного времени. Гибкие задачи не вписываются в график – для них составляется отдельный список, в котором гибкие задачи расставляются по приоритету. В этот же список вносятся внеочередные «срочные» задачи, возникающие по ходу дня. Наконец, на бюджетируемые задачи отводятся «окна» в графике, когда никто не будет вас беспокоить.