BI-система нужна для превращения множества разных по качеству и важности данных в интерактивные содержательные отчеты. Облачные BI-системы — эффективное решение для этих задач. Но есть нюансы.
Возможности BI-систем
Сегодня в бизнесе информация играет ключевую роль. Предпринимателям и руководителям необходимо оперативно получать и анализировать данные для принятия обоснованных решений. В этом им помогают различные информационные системы — CRM, Help desk, ERP, системы финансового учета и т. д., которые организуют сбор и систематизацию информации.
Но только сбора и систематизации недостаточно для принятия решений: необходимо визуализировать и обрабатывать собранную информацию в виде метрик, графиков, таблиц и дашбордов.
Существует два варианта решения этой задачи. Можно использовать:
- встроенные в каждую систему отчетные модули, однако они подойдут лишь на самом старте, т. к. помогают анализировать только основные показатели работы, не предоставляют гибкие инструменты для настройки нужных отчетов (конструктор отчетов) и могут работать с данными только из одного источника — той системы, к которой они относятся;
- BI-системы — подойдут организациям, которым надо анализировать данные из разных источников с возможностью гибко и без привлечения разработчиков настраивать представление данных в нужных срезах. Их можно вести локально или в облаке.
Плюсы облачных систем бизнес-аналитики
Основной плюс ведения бизнес-аналитики в облаке — доступность даже для малого и среднего бизнеса благодаря тому что не надо поднимать всю инфраструктуру, можно арендовать всю инфраструктуру, включая базу данных, вычислительные мощности и сам интерфейс BI.
Преимущества BI над встроенными отчетами:
- это конструктор отчетов: BI-системы предоставляют более гибкие возможности по созданию отчетов. Встроенные отчетные модули всегда имеют ограниченный набор функциональности, в то время как эти системы позволяют пользователю самостоятельно настраивать отчеты, визуализацию данных и аналитические панели;
- системы BI способны получать данные из разных источников, таких как CRM, финансовый учет, сервисные системы и т. д. Это позволяет строить комплексные отчеты, охватывающие всю деятельность компании, а не только данные, накопленные в каждой отдельной системе;
- они предлагают возможность гибко настраивать права доступа к данным и отчетам. Например, можно дать руководителю сервисной службы доступ к финансовым данным, но только к тем, которые касаются сервиса. При использовании встроенных отчетных модулей такая гибкость невозможна.
Основным минусом использования отдельных BI-систем по сравнению со встроенными в прикладные системы отчетных модулей является дополнительная стоимость. Внедрение и поддержка BI-системы требуют финансовых затрат. Окупаемость этих затрат зависит как от масштаба компании, так и от самого BI-решения. Если окупаемость использования BI-систем для крупного бизнеса уже давно не оставляет сомнений, то применение таких мощных аналитических инструментов для компаний из сегмента малого и среднего бизнеса была не всегда очевидна.
Однако с появлением облачных BI-систем их стоимость и порог входа значительно снизились. Облачные BI-системы, как правило, предлагают готовый продукт, включающий:
- коннекторы к различным источникам данных;
- облачную базу данных для хранения информации;
- конструктор отчетов;
- интерфейс визуализации данных.
Все это доступно по разумной цене начиная от нескольких тысяч рублей в месяц — вполне подъемная стоимость для бизнеса любого масштаба.
Со своей стороны мы, как разработчик прикладной системы для управления выездным обслуживанием инфраструктуры, приняли решение сделать акцент на интеграцию с BI-системами в противовес решению активно развивать внутренний модуль отчетности. В частности, у нас коробочные интеграции с системой Microsoft PowerBI, а с недавнего времени — с Яндекс DataLens. Все это сделано на нашем универсальном интеграционном интерфейсе для BI-систем, который активно развивается.
Минус использования BI-систем в облаке
Он связан с размещением данных во внешней инфраструктуре. Некоторые компании могут опасаться потери контроля над данными и возможных угроз безопасности. Однако стоит отметить, что облачные сервисы существуют уже достаточно долго, и в 2023 году боязнь размещения данных в облаке вполне описывается поговоркой: «Волков бояться — в лес не ходить». Важно выбрать надежного провайдера, который обеспечит адекватную защиту данных