Участие в тендерах – одна из выигрышных стратегий для развития бизнеса и обеспечения его устойчивого роста. Торги на государственных и коммерческих площадках дают возможность привлечь новых клиентов, заключить выгодные контракты и расширить рынок деятельности: конкуренция на тендерах меньше, чем в целом на рынке, суммы контрактов могут приноситьвыручку, сравнимую с годовой, а расходов на рекламу вовсе нет. Однако чтобы успешно участвовать в тендерах, нужно обладать глубокими знаниями и опытом в данной сфере.
В статье разберёмся что из себя представляют тендеры, как они проходят, рассмотрим выгоды тендеров для бизнеса и особенности участия в них объектов МСП, а также поделимся как компании эффективно подготовиться к участию в закупках.
Что такое тендер
Тендер (от французского "tendre" – предлагать, открывать) – это процедура публичных закупок или торгов для поиска поставщика товара или услуги. В рамках тендера заказчик определяет требования и условия контракта, а поставщики конкурируют за него между собой. Победителем становится компания, предложившая наиболее выгодные условия сотрудничества.
Цель тендера – выбрать наиболее выгодного и подходящего поставщика, который готов обеспечить требования заказчика и демонстрирует лучшие качество, цену и условия предложения. Тендеры широко применяют в государственных и коммерческих секторах для обеспечения прозрачности, конкуренции и эффективного расходования бюджетных средств или закупок.
Термины, которые используют в рамках проведения тендеров:
• Заказчик – юридическое или физическое лицо в статусе ИП, которое нуждаетсяв определённом товаре или услуге. Чтобы приобрести товар или услугу, заказчик объявляет тендер. Физическое лицо может выступить заказчиком исключительнов коммерческих тендерах.
• Участник – юридическое или физическое лицо, которое может предоставить необходимый заказчику продукт и борется за победу в тендере с другими частниками.
• Поставщик – юридическое или физическое лицо, которое выиграло тендер и заключает договор с заказчиком.
• Площадка (электронная торговая площадка или ЭТП) – сайт, на котором размещают и проводят тендер. Там же заключают договор.
В российском законодательстве термин «тендер» отсутствует: в законе такое мероприятие называют «конкурентным способом определения поставщиков». Проведение тендеров государство регламентирует следующими законами:
• Закон №44-ФЗ касается закупок государственных бюджетных организаций;
• Закон №223-ФЗ регулирует закупки государственных корпораций и естественных монополий, а также компаний с долей участия государства, субъекта РФ или муниципального образования в размере более 50%;
• Закон №135-ФЗ «О защите конкуренции» предупреждает монополию и недобросовестную конкуренцию;
• Отдельные положения ГК РФ используют для регулирования коммерческих тендеров.
Часть компаний по закону обязаны проводить закупки в формате тендера: это государственные бюджетные организации (школы, больницы и т.д.), госкорпорации и естественные монополии («Росатом», «Роскосмос» и т.д.) и компании с долей участия государства, субъекта РФ или муниципального образования более 50% (РЖД, «Сбер», «Почта России» и т.д.).
В таком случае часто «тендер» заменяет понятие «госзакупка». Участие в тендерах таких организаций предполагает финансовое обеспечение заявки.
Частные предприятия проводят так называемые коммерческие тендеры, правила проведения которых в рамках закона компании-заказчики устанавливают сами.
Виды тендеров
Тендеры можно разделить на несколько видов в зависимости от условий допуска участников, формата проведения и формы. Среди основных видов выделяют открытые и закрытыетендеры:
• К участию в открытых тендерах допускаются все, кто выразил желание и соответствует требованиям заказчика;
• Чтобы попасть на закрытый тендер потребуется приглашение от заказчика.
Открытые тендеры проходят на общедоступных площадках, в то время как закрытые, как правило, проводятся на специализированных площадках.
Также тендеры делят по формату проведения:
• Электронные тендеры проводят онлайн на специальных электронных торговых площадках. По закону государственные бюджетные организации обязаны проводить тендеры именно в электронном формате. Однако и другие организации всё чаще предпочитают такой формат для удобства всех участников процесса;
• Офлайновые тендеры проводят с использованием бумажных носителей. Участникипередают заказчику физические документы касающиеся тендера, а тот выбирает победителя. Такой формат чаще используют для закрытых тендеров государственных бюджетных организаций, которые связаны с государственной тайной, а также в том случае, если заказчик может обосновать прочие причины, которые мешают проведению онлайн-тендера. Офлайновые тендеры также могут проводить икоммерческие компании.
По форме выделяют три вида тендеров:
• Конкурс. Поставщика выбирают по списку критериев заказчика, указанному в документах к тендеру. За каждый критерий участнику начисляют баллы. Кто набрал больше баллов, то и победил;
• Аукцион – тендер, где главный критерий выбора – цена. Участников допускают до аукциона на электронной торговой площадке, где в назначенное время проходят онлайн-торги: каждый участник предлагает свою цену и побеждает тот, кто соответствует требованиям заказчика и предложил минимальную цену;
• Запрос котировок. Главный критерий выбора здесь также цена, однако в отличие от аукциона, участники обозначают цены в момент подачи заявки на участие.
В соответствие с Федеральным законом №44-ФЗ, государственные бюджетные организации могут использовать только эти формы тендеров. Другие компании могут выбирать форму тендера самостоятельно, но обычно всё равно используются те же процедуры.
Особенности тендеров в зависимости от заказчика
Проведение тендеров включает в себя множество особенностей: разные типы юридических лиц преследуют различные цели, требования к тендерам и форматы их проведения.
Государственные корпорации, естественные монополии и компании с долей участия государства обязаны составлять план-график проведения тендеров и публиковать его в единой информационной системе (ЕИС). Там же публикуют положение о закупках.
План-график формируют на три года и указывают в нём планы заказчика по закупкам: что заказчик планирует покупать, как он будет это делать, сколько готов платить и в какой форме будут проходить торги.
В положении о закупках описаны правила проведения тендеров:
• Способ и критерии выбора поставщика;
• Ситуации, когда проведение тендера является обязательным, и случаи, когда его можно не проводить;
• Процедура проведения тендера;
• Условия, при которых возможно заключение договора с единственным поставщиком.
Таким образом у участников появляется возможность заранее подготовиться к тендеру на основе информации о предстоящей закупке и предложить заказчику выгодные условия.
В коммерческих тендерах меньше ограничений и компании-заказчики регламентируют их самостоятельно, хоть и в рамках закона РФ:
• Целью тендера часто является не поиск поставщика, а мониторинг ситуации на рынке;
• Для частных компаний в приоритете соотношение цены и качества продукта, поэтому технические требования к товару или услуге, закупку которых планирует осуществить компания, прописывают очень дотошно;
• Частные компании устанавливают собственные критерии для потенциальных поставщиков, потому важно внимательно ознакомиться с условиями тендера перед тем, как подавать заявку на участие.
Тендеры предприятий оборонно-промышленного комплекса проходят на специальной закрытой площадке – Автоматизированной системе торгов государственного оборонного заказа (АСТ ГОЗ). Чтобы хотя бы посмотреть тендеры, нужно взять обязательства по допуску к государственной тайне. Не многие компании хотят связываться с такой ответственностью, зато конкуренция на таких тендерах в разы ниже, чем на других площадках.
Где искать тендеры
Тендеры проводят на различных электронных торговых площадках.
Государственные бюджетные организации вправе использовать только площадки, регламентированные №44-ФЗ: Общероссийская система электронной торговли, Росэлторг, «ЭТП РАД Госзакупки», «ТЭК-Торг», «ЭТП Фабрикант», «Сбербанк-АСТ», «РТС-тендер» и «ЭТП ГПБ».
Прочие государственные и частные компании могут размещать тендеры на любых из более чем 200 общедоступных российских ЭТП. Некоторые крупные компании предпочитают использовать собственные торговые площадки.
Искать тендеры для участия удобней через агрегаторы, которые собирают информацию о тендерах с разных ЭТП.
Как проходит тендер
Подготовительный этап. Заказчик определяет свои потребности, разрабатывает тендерные документы, включая техническое задание, условия и требования к поставщикам, устанавливает начальную максимальную цену аукциона.
Размещение объявления. Заказчик публикует объявление о проведении тендера на специализированной площадке или в средствах массовой информации. Приглашение к участию отправляют заинтересованным поставщикам.
Прием и рассмотрение заявок. Поставщики представляют свои заявки на участие в тендере и подают свои предложения по цене. Заказчик рассматривает заявки и проверяет их соответствие установленным критериям: цена, качество товаров или услуг, сроки поставки.
Выбор победителя. Заказчик определяет победителя тендера по наиболее высокому баллуили наилучшим условиям предложения.
Заключение договора. После выбора победителя заказчик заключает договор с выбранным поставщиком и оформляет все необходимые документы.
Каждый этап тендера требует внимательного следования правилам и процедурам, чтобы обеспечить прозрачность и справедливость процесса.
Если ни одного участника не допустят к участию в тендере, он считается несостоявшимся. В таком случае заказчик может провести новый тендер.
Если же допустят только одного участника, заказчик имеет право заключить с ним договор или отказаться от этого права.
Зачем бизнесу участвовать в тендерах
Участие в тендерах требует серьёзной подготовки и усилий, однако потенциальная выгода и возможности для развития бизнеса делают его привлекательным и перспективным вариантом для многих компаний.
Расширение клиентской базы. Победа в тендере помогает привлечь новых заказчиков, которые могут стать постоянными клиентами бизнеса. Это способствует увеличению объёма продаж и выручки.
Гарантированный доход на длительный срок. Заключение контракта в результате тендера позволяет обеспечить стабильный доход компании на продолжительное время. Это помогает укрепить положение бизнеса и планировать развитие фирмы в долгосрочной перспективе.
Установление стабильных деловых отношений. Успешное участие в тендерах позволяет установить доверительные деловые отношения с заказчиками. Это может привести к повторным заказам и расширению сотрудничества на других проектах или тендерах.
Развитие и расширение рынка деятельности. Победа в тендере позволяет расширить географию деятельности и проникнуть на новые рынки. Это открывает возможности для роста и расширения бизнеса, а также для привлечения новых клиентов и заказчиков.
Повышение уровня профессионализма и компетенции. Участие в тендерах требует глубоких знаний и опыта в своей сфере деятельности. Подготовка заявки на тендер, анализ требований и конкуренции, а также эффективное представление своего предложения позволяют развивать профессиональные навыки и повышать уровень компетенции в бизнесе.
Увеличение конкурентоспособности. Участие в тендерах позволяет бизнесу успешней конкурировать с другими компаниями. Это способствует повышению качества продукции или услуг, оптимизации процессов и ценообразования, а также приводит к общему улучшению предложений на рынке.
Особенности участия малого бизнеса в тендерах
По №44-ФЗ:
Если предприятие осуществляет закупки, финансируемые из государственного бюджета, то в соответствии с требованиями закона №44-ФЗ, не менее 25% от общего объёма ежегодных закупок должно быть предоставлено малым и средним предприятиям. Невыполнение данной квоты может привести к наложению на организацию штрафных санкций.
Участники, которые являются субъектами малого и среднего предпринимательства, должны предоставить выписку из единого реестра малых и средних предприятий для подтверждения своего статуса. Организаторы торгов не имеют права требовать дополнительные документы.
Если участник обладает необходимыми ресурсами для выполнения контракта и соответствует требованиям заказчика, он имеет право участвовать в любых тендерах:
• открытом конкурсе;
• аукционе;
• запросе котировок;
• запросе предложений.
Существуют специальные торги, предназначенные исключительно для участия малых предприятий: компании большого и среднего бизнеса не допускаются в качестве конкурентов, и даже если они подадут заявки, организаторы откажут в участии.
Максимальная стоимость контракта на этих торгах составляет 20 млн рублей. Для участия в торгах компании нужно предоставить декларацию о принадлежности к малому бизнесу. На специализированной электронной площадке документ оформляется автоматически, и участнику достаточно подписать его с использованием электронной подписи.
Малые предприятия часто неохотно принимают участие в тендерах, так как опасаются конкуренции с более крупными и опытными участниками. Чтобы заинтересовать и привлечь к участию в торгах малый бизнес, государство предлагает ряд специальных мер поддержки:
- Субъекты малого бизнеса могут быть освобождены от предоставления обеспечения в случае, если ранее выигрывали тендеры и имеют опыт получения контрактов:
• Бизнес должен исполнить минимум 3 контракта до настоящего момента;
• Все ранее заключённые договоры должны быть выполнены без штрафов и неустоек;
• Стоимость предыдущих тендеров должна быть не меньше суммы текущего контракта;
• Информация о выполненных контрактах должна быть представлена в реестре контрактов на официальном сайте Госзакупок. Выписка из этого реестра будет служить подтверждением добросовестности участника.
- Размер обеспечения определяется заказчиком исходя из стоимости контракта, а не начальной цены договора:
Если организация объявила аукцион на закупку для участия малых предприятий и начальная максимальная цена составляет 3 млн рублей с размером обеспечения 5%, а победитель тендера снизил стоимость до 2 млн 600 тыс рублей, размер обеспечения будет рассчитываться как 5% от итоговой стоимости контракта, а не от начальной максимальной цены. Таким образом, обеспечение составит 130 000 рублей, а не 150 000 рублей.
- Условие об обязательном возврате обеспечения:
В контракте предусматривается, что заказчик обязан вернуть обеспечение в течение 15 рабочих дней после исполнения его участником обязательств. Приёмкой и подтверждением исполнения контракта будет служить акт приёмки-передачи, а отсчёт срока начинается с даты подписания этого документа.
По №223-ФЗ:
Согласно положениям №223-ФЗ, заказчики обязаны заключить обязательный минимум контрактов с представителями малого бизнеса в размере 25% от общего объёма закупок и 20% от результатов аукционов исключительно для малых предприятий.
Для выполнения установленной квоты заказчики разрабатывают план закупок, включая заранее определённые 20% объёма закупок, предназначенных для малого бизнеса. Проценты рассчитывают от общего объёма всех запланированных тендеров на год. План закупок составляется на период не менее трёх лет.
В дополнение к плану закупок, заказчики составляют ТРУ – список необходимых товаров, работ и услуг, которые также планируют заказать у малых предприятий. В этом перечне указывают наименования товаров, работ, услуг и соответствующие коды ОКПД 2. Перечень обязательно утверждается приказом и публикуется на сайте организации и портале ЕИС.
Организации обязаны приобретать товары, работы и услуги (ТРУ) у малых предприятий на сумму не превышающую 200 млн рублей. Однако возможны исключительные ситуации, когда организации могут отклониться от этого ограничения:
• Предприятие отказалось от участия в тендере;
• Участники отозвали все заявки;
• Заявки участников поданы некорректно.
Согласно №223-ФЗ, тендеры для малого бизнеса проводятся исключительно в электронной форме. Предприятиям доступны различные виды процедур, включая конкурсы, аукционы, запросы предложений и запросы котировок.
При запросе предложений установлен максимальный лимит стоимости закупок в размере 15 млн рублей. При запросе котировок этот лимит составляет 7 млн рублей. В аукционах и конкурсах нет ограничений по максимальной стоимости закупок.
Малому бизнесу предоставляется преимущество при участии в тендерах, регулируемых №223-ФЗ – в законе отсутствует обязательное требование по предоставлению обеспечения. Однако если заказчик всё же решит установить такое требование, стоимость обеспечения будет рассчитываться по льготным условиям:
• до 2% от начальной цены договора для обеспечения заявки;
• до 5% от начальной цены договора или в размере аванса для обеспечения исполнения контракта.
Для предоставления обеспечения в рамках тендеров по №223-ФЗ можно воспользоваться денежным переводом или банковской гарантией. Для оформления денежного перевода необходимо открыть специальный счёт.
Еще одна мера поддержки малого бизнеса в тендерах по №223-ФЗ – победитель тендера выплачивает торговой площадке 1% от начальной цены договора, но не более 2 000 рублей. Другие участники тендера уплачивают 5 000 рублей.
№223-ФЗ также устанавливает срок оплаты контракта для малого бизнеса – в течение 7 рабочих дней со дня подписания акта приемки.
Как выйти на рынок тендеров
Подготовьтесь технически. Обзаведитесь усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) и необходимым программным обеспечением, чтобы получить доступ к электронной торговой площадке.
Определите нишу и потенциальных клиентов, чтобы понять, какие тендеры интересны компании и на каких ЭТП стоит зарегистрироваться. Учитывая, что невозможно физически отслеживать все тендеры на всех ЭТП, на данном этапе лучше выбрать агрегатора ЭТП.
Откройте специальный счёт, чтобы предоставлять обеспечение контракта при участии в тендерах по №44-ФЗ и №223-ФЗ:
• Участник подаёт заявку на участие в тендере и указывает номер специального счёта;
• ЭТП блокирует на счёте сумму обеспечения, когда приём заявок завершается;
• В случае проигрыша участника, блокировку снимают;
• Если участник выигрывает тендер, но не подписывает контракт, средства будут списаны в пользу заказчика.
Также со специального счёта снимают комиссию в пользу ЭТП, потому без него участвовать в тендерах не получится.
Выбирайте подходящие тендеры:
• Оцените свои возможности и способность выполнить условия тендера;
• Изучите рынок, чтобы быть в курсе интересных для бизнеса тендеров;
• Внимательно анализируйте требования и условия тендера перед подачей заявки;
• Ориентируйтесь на области, где у компании есть опыт и экспертиза;
• Используйте ресурсы и информацию о тендерах для повышения шансов на успех;
• Обратитесь к специалистам для получения консультации по выбору подходящих тендеров.
Учитывайте, что многие заявки отклоняют из-за того, что их неверно составили.
Основные сложности участия в тендерах
Участие в тендерах – серьёзный шаг для компаний. Важно тщательно подготовить заявку и изучить условия конкурса, чтобы повысить свои шансы на победу. Чаще всего участники сталкиваются со следующими трудностями:
Большая конкуренция. На тендеры подают заявки множество компаний, что создаёт серьёзную конкуренцию. Чтобы выделиться среди других участников, необходимо подготовить конкурентоспособную заявку и иметь хорошую репутацию.
Избыточная бюрократия. Тендерные процедуры часто сопровождаются большим количеством необходимых документов, требований и правил. Компании должны следовать высокому уровню юридической и процедурной точности, что может оказаться непростой задачей для начинающего и даже опытного участника.
Ограничения по квалификации. В некоторых случаях тендеры могут быть доступны только для ограниченного круга участников, которые имеют определённые сертификаты или специфический опыт работы.
Трудности с оценкой стоимости. В условиях тендера компании должны предоставить точную оценку стоимости своих предложений. Это требует полноценного точного анализа и оценки всех расходов и рисков, связанных с выполнением проекта.
Сжатые сроки для подачи заявки. Объявление тендера может происходить в сжатые сроки и не оставлять большого времени для формирования и подачи заявки. Компании должны очень быстро оценить условия и требования, разработать стратегию и подготовить все необходимые документы, что повышает риск допустить существенную ошибку в расчётах.
Строгое соблюдение требований. Нарушение правил, которым необходимо следовать при подаче заявки, может привести к дисквалификации и потере возможности на победу для неопытных участников тендеров.
Как подготовиться к участию в тендере
Подготовка к участию в тендере требует времени, усилий и систематического подхода. Однако качественная подготовка повышает шансы на успех и позволяет выгодно выделиться среди других участников.
Исследуйте рынок тендеров:
• Изучите публичные базы данных тендерных предложений и требования заказчиков. Это позволит понять, какие тендеры соответствуют компетенциям и возможностям компании;
• Проанализируйте конкуренцию. Исследуйте других участников и изучите их предложения, цены и стратегии, чтобы разработать конкурентоспособное предложение;
• Изучайте рейтинги и рекомендации различных ресурсов, которые помогут определить лучшие тендеры для бизнеса;
• Не ограничивайтесь государственными тендерами, рассмотрите возможность участия в коммерческих закупках.
Тщательно изучите техническое задание:
• Внимательно прочитайте техническое задание и убедитесь, что полностью понимаете требования;
• Если есть неясности или непонятные моменты, обратитесь к заказчику за разъяснениями. Важно задать правильные вопросы заранее, чтобы избежать недоразумений во время подачи заявки.
Разработайте стратегию предложения:
• Определите конкурентные преимущества компании и уникальное предложение. Разработайте стратегию, основанную на сильных сторонах, чтобы подчеркнуть их в заявке;
• Учитывайте требования заказчика и стройте предложение в соответствии с ними. Подчеркните способность компании чётко выполнить задачи и превзойти ожидания заказчика;
• Формируйте конкурентоспособную цену, учитывайте все расходы и возможную прибыль.
Напишите привлекательное и профессиональное предложение:
• Подготовьте профессионально оформленную заявку, которая будет легко читаться. Структурируйте информацию логически и понятно;
• Проработайте каждый аспект заявки, включая описание опыта компании, квалификации, предлагаемых решений, качества продукции или услуг, сроки выполнения и ценовое предложение;
• Обратите внимание на грамматические и орфографические ошибки. Непрофессиональный текст может создать негативное впечатление об организации;
• Обращайте внимание на сроки – подготовка заявки должна начинаться заранее, чтобы уложиться в требуемый срок.
Установите связи и партнерства:
• Участие в отраслевых мероприятиях, семинарах и конференциях позволит встретиться с потенциальными заказчиками и получить дополнительную информацию о предстоящих тендерах;
• Рассмотрите возможность сотрудничества с другими компаниями в качестве подрядчиков или поставщиков. Это может сделать ваше предложение более конкурентоспособным;
• Будьте готовы к переговорам и корректировке условий контракта.
Оптимизируйте внутренние процессы:
• Обратите внимание на качество продукции или услуг компании. Повышение качества и оптимизация процессов производства и исполнения заказов помогут убедить заказчика в надёжности и профессионализме бизнеса;
• Постоянно совершенствуйте себя и свой персонал. Изучайте требования и процедуры тендеров, повышайте квалификацию и обучайте своих сотрудников;
• Обратитесь за профессиональной помощью, чтобы грамотно оформить заявку и сделать её более привлекательной для заказчика.
Тендерное сопровождение
Участие в тендерах – правильный шаг в развитии бизнеса, однако шаг серьёзный и содержащий множество подводных камней, особенно для неопытного участника. В случае, если компания не уверена в своих силах или собирается участвовать в тендере впервые, имеет смысл обратиться к специалистам за тендерным сопровождением.
Тендерное сопровождение – это подготовка документов, сопровождение компаний, участвующих в государственных и полугосударственных закупках, предварительных отборах и коммерческих тендерах. Эксперты помогают участвовать и выигрывать в торгах и аукционах по закупке услуг и товаров для муниципальных и государственных нужд.
Квалифицированные финансисты и юристы помогают:
• Получить консультацию по вопросу участия в закупках по №44-ФЗ и №223-ФЗ;
• Подобрать площадки для закупок по заданным параметрам;
• Получить своевременную и достоверную информацию с датами, сроками проведения релевантных для компании тендеров;
• Проанализировать документацию, выявить и решить скрытые проблемы;
• Получить заключение специалиста с рекомендациями о целесообразности участия в тендере;
• Подготовить и подать максимально выигрышную заявку для участия в тендере, а также принять участие в торгах;
• Сопроводить контракт с подготовкой уведомления на адрес заказчика;
• Оформить и подать жалобу в ФАС и иные контролирующие органы в случаеотклонении заявки.
Внешний консультант окажет необходимую экспертную поддержку, привнесёт новые идеи и подходы к заявке, поможет создать лучшее конкурентоспособное предложение.
Привлечение профессионалов к участию в тендерах приблизить компанию к желаемому успеху, повысит эффективность участия в тендерах при минимизации рисков, а также поможет сэкономить время и ресурсы компании.