Поскольку удаленная работа и гибридный график продолжают оставаться нормой для многих компаний, соблюдение надлежащего этикета во время проведения видеоконференций крайне важно на рабочем месте. В этой статье мы расскажем про правила этикета во время проведения видеовстреч.
Чего не следует делать во время виртуальной встречи?
Во время перехода на удаленную работу в 2020 году, большинство из нас быстро усвоили некоторые из наиболее значительных ошибок во время созвонов в Zoom. Если вы забыли или никогда не имели несчастья случайно совершить одну из этих ошибок, мы напомним, чего следует избегать на вашей следующей встрече.
1. Не проверять настройки
Мы рекомендуем перепроверить настройки перед каждым подключением. Обновления могут изменять настройки по умолчанию и возвращать некоторые старые параметры. Хотя вы можете быстро изменить некоторые настройки во время разговора, для таких вещей, как общий доступ к экрану, требуется перезагрузка приложения. Не заставляйте всю команду ждать вас.
2. Не проверять свое видео перед присоединением
Если вы не используете виртуальный фон в Zoom, всегда есть шанс, что за вами может скрываться что-то не самое профессиональное. Прежде чем присоединиться к встрече, проверьте свое видео и убедитесь, что вы готовы.
3. Смотреть только на себя
Часто бывает, что мы проводим целые звонки по Zoom, уставившись в нашу собственную видеозапись. Убедитесь, что вы общаетесь со всеми и уделяете внимание обсуждению, а не наблюдаете за собой.
4. Приходите на встречу поздно
Под "поздно" мы подразумеваем "в назначенное время". Лучше всего приходить в зал ожидания на минуту или две раньше, чтобы у вас была возможность убедиться в отсутствии технических трудностей перед началом.
5. Сразу приступаете к делу
Как только все будут на связи, не принимайтесь сразу за работу. Вместо этого обязательно найдите минутку, чтобы обратиться ко всем и поздороваться, и обязательно представьте всех. Начало встречи — идеальное время, чтобы уделить минуту-другую каждому и «растопить лед».
6. Делаете заметки
Это может показаться нелогичным, но мы не рекомендуем делать заметки во время онлайн-встреч. Ведение заметок не только отвлекает вас и остальных участников встречи, но и может привести к замедлению темпов и снижению продуктивности совещаний: вместо вас все будут слушать, как вы печатаете. Вместо этого попробуйте делать запись своих встреч.
7. Приглашаете ненужных людей
Избегайте приглашения тех, кому присутствие абсолютно не обязательно. Старайтесь ограничивать собрания только необходимыми участниками и после окончания собрания предлагайте краткое резюме всем, кому оно может понадобиться.
Что такое этикет виртуальных встреч?
Иногда недостаточно просто избегать запретов. Следующие советы помогут вам убедиться, что ваши виртуальные встречи проходят гладко.
8. Поздоровайтесь
Когда все войдут в виртуальную комнату для совещаний, найдите минутку, чтобы поздороваться. Виртуальным встречам часто не хватает светской беседы и духа товарищества, присущего личным встречам. Выделив первую минуту или две вашей встречи, чтобы представить всех присутствующих, вы можете растопить лед и помочь всем чувствовать себя более комфортно.
9. Подготовьтесь
Хотя виртуальные встречи стали обычным делом, это не значит, что вы не должны готовиться. Практикуйте свои навыки презентации, чтобы подготовиться к виртуальным встречам.
10. Будьте кратки
Не будьте тем, кто постоянно планирует долгие встречи и тратит время всех подряд. Ограничьте встречи продолжительностью от 30 минут до часа и собирайте всех только по действительно важным поводам.
11. Одевайтесь соответственно
Как и на встречах в офисе, то, как вы одеваетесь, зависит от встречи. Хотя дресс-код на многих встречах стал более непринужденным, так может быть не всегда.
Независимо от дресс-кода для вашей виртуальной встречи, вы всегда должны следовать этому правилу: избегайте полос и мелких узоров, поскольку они могут искажаться в камере.
12. Добавляйте паузы
Сделайте несколько пауз, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне, и при необходимости позвольте другим включиться в разговор.
13. Проверьте свое освещение
Не всегда у нас дома такое же хорошее освещение, как в офисе: верхний свет может быть слишком ярким, а естественного света наоборот не хватать. По возможности отрегулируйте основной источник освещения так, чтобы он был перед вами, и подумайте о дешевом кольцевом светильнике, чтобы улучшить картинку.
14. Оставайтесь без звука
Фоновый шум может быть невероятно неприятным и отвлекающим. Обязательно отключайте звук, когда вы не разговариваете, чтобы избежать ненужного шума.
15. Используйте виртуальный фон
Виртуальный фон может помочь сосредоточиться на работе, а не на том, что происходит у докладчика за спиной.
16. Составьте повестку дня
Никому не нравится сидеть на собраниях дольше, чем необходимо. Подготовленная повестка дня гарантирует, что вы не пропустите ни одной важной информации и будете поддерживать дискуссию в нужном русле.
17. Покидайте собрание последним
Если вы являетесь ведущим, убедитесь, что вы последний, кто завершает видеовызов. Оставаясь на связи, вы позволяете участникам подключиться конфиденциально после завершения разговора.
18. В конце приведите краткое изложение
Иногда мелкие детали легко теряются по окончании собрания. Используйте заметки для отправки итогового отчета после собрания.
Невежливо ли выключать камеру при увеличении?
Иногда вы устаете сохранять улыбку, или, может быть,вы недовольны прической. По какой-то причине вы можете задаться вопросом, вежливо ли оставлять камеру выключенной. Присоединяйтесь к разговору с включенной камерой, и тогда вы сможете сообщить другим участникам, что хотели бы выключить камеру. Это должно помочь другим понять, что у вас нет грубых намерений.
Невежливо ли пить кофе во время zoom?
В большинстве случаев вы должны не стесняться пить кофе или воду во время встречи. Спросите себя, каким был бы надлежащий этикет, если бы встреча проходила лично. Стали бы люди пить кофе? Если вы решите сделать глоток во время видеозвонка, выключите звук.
Нужна ли электронная визитка?
Электронная визитка — отличный способ напомнить коллегам по созвону, кто вы такой, чем занимаетесь, а также оставить свои контакты после беседы.
MyQRcards — сервис электронных визиток для бизнеса №1 в России, который повышает эффективность личных и деловых коммуникаций. Цифровые визитки MyQRcards открывают новые возможности, позволяют оценивать коммуникационную активность сотрудников, сокращают расходы на визитки и оказывают положительное влияние на окружающую среду. Десятки тысяч успешных профессионалов по всей России и СНГ доверяют свои коммуникации MyQRcards.