Бюджет доходов и расходов поможет спланировать выручку, себестоимость и прибыль. А спустя время – оценить, получилось ли по факту выйти на эти значения и, если нет, то почему. Рассказали, как составить такой документ.
Что такое бюджет доходов и расходов
Бюджет доходов и расходов или БДР — это таблица, в которой бизнес планирует три показателя:
- доходы — это выручка от продажи товаров, работ, услуг, плюс другие источники поступлений. Например, плата за сданные в аренду помещения или проценты по выданным займам;
- расходы — это закупочная цена товаров или себестоимость изготовления продукта, а еще зарплата руководителей, офисные траты, налоги, амортизация;
- финансовый результат — это прибыль или убыток, которые равны разнице между доходами и расходами.
Зачем составлять бюджет доходов и расходов
Задать цели по доходам и расходам. План по доходам покажет, сколько и чего бизнес может продать. От этой цифры «отплясывают», когда:
- решают, сколько и каких товаров или производственных материалов закупить;
- ищут новые каналы реализации и придумывают схемы распродаж и программ лояльности;
- планируют расходы и урезают те из них, которые бизнес не потянет;
- закладывают траты на новый персонал и покупку оборудования;
- выбирают выгодную систему налогообложения.
Прикинуть, какой будет прибыль. Плановая прибыль проинформирует:
- где отыскать источники её роста. Например, составили БДР и поняли, что финрезультат небольшой, а то и вовсе отрицательный. Значит, нужно заранее придумать, как увеличить доходы или уменьшить расходы, пока убыток не превратился из планового в фактический;
- сколько прибыли получится оставить в бизнесе, а сколько вывести из него на дивиденды собственникам. К примеру, в ООО дивиденды можно платить раз в квартал. Если делать это без оглядки на ожидаемый результат, то можно потратить всю прибыль на выплаты учредителям и год завершать с убытком.
Найти причины, из-за которых план не выполнили. Если нет плановых доходов и расходов, тогда непонятно, как оценивать фактические. К примеру, выручка выросла на 10% — это много или мало? Неизвестно, если ориентира нет. А когда закладывали рост доходов на 20%, то сразу ясно, что мало, и нужно искать причины. Возможно, что товар, на который делали ставку, «не зашёл» покупателям. Или средний чек оказался меньше, чем ожидали. Или продажники тянули с обработкой заявок с сайта. Такая информация пригодится руководству в работе над ошибками.
Как часто составлять бюджет доходов и расходов
Частоту составления вы определяете сами. Например, можно подготовить бюджет на год с помесячной разбивкой — это распространенный вариант. Или сформировать БДР на предстоящий квартал с детализацией по неделям.
Многое зависит от условий, в которых вы работаете. Если они стабильны, тогда выбирайте плановый период подлиннее — год или полугодие. Если же в вашей сфере все стремительно меняется, тогда составляйте бюджет на квартал.
Как планировать доходы
Чтобы спланировать доходы определитесь с двумя моментами:
- какие источники дохода у вас есть;
- сколько вы намереваетесь заработать.
Например, ИП содержит автомойку и шиномонтажную мастерскую. Значит, нужно посчитать, сколько своих услуг и на какую сумму он продаст. Это будет выручка.
Если тот же ИП дал деньги взаймы другому предпринимателю, тогда проценты по займу тоже включаются в БДР как прочий доход. Прочий он потому, что для ИП это разовая сделка, которая, возможно, не повторится.
Самое сложное в планировании доходов — правильно оценить объём продаж и не прогадать с ожидаемой ценой. Если бизнес уже какое-то время работает, значит, можно опираться на цифры прошлых месяцев и корректировать их с учетом сезонности и изменения точек сбыта. Для новых компаний и ИП план строится по предполагаемому спросу и среднерыночным ценам.
Доходная часть БДР может выглядеть так:
Как планировать расходы
Расходы бывают переменные или постоянные.
Переменные — это те, что зависят от количества произведённого и проданного. Например, покупная цена товара или зарплата рабочего-станочника. Чем больше товаров продадим — тем больше их покупной стоимости спишется в расход. Чем больше деталей изготовит рабочий — тем больше будет его зарплата, а значит, расходы предприятия.
Постоянные расходы не связаны так с объёмом производства и реализации. Они есть всегда и часто в неизменной сумме. К примеру, даже если не будет ни одной продажи, директор всё равно получит зарплату и придётся платить банку за обслуживание счёта.
Поэтому при планировании расходов поступайте так:
- проанализируйте, какие траты есть у вашего бизнеса и разделите их на переменные и постоянные;
- чтобы посчитать переменные траты, перемножьте переменный расход на единицу товара, работы, услуги и количество продаж из доходной части БДР;
- чтобы получить постоянные траты, просто запишите их ожидаемые суммы в бюджет.
Вот как это может выглядеть:
Какую прибыль включить в БДР
Прибыль бывает разной: маржинальной, операционной или чистой. В БДР вы можете включить те её виды, которые пригодятся для принятия бизнесовых решений.
Прибыль считается по одной общей схеме — доходы минус расходы. Но конкретный вид прибыли зависит от того, какие именно доходы и расходы вы возьмёте в расчёт.
Предлагаем включать в бюджет доходов и расходов следующие показатели:
Как выглядит бюджет доходов и расходов
Стандартной формы нет, поэтому компании и ИП сами решают, какие строки и с какой детализацией включать в план.
Вот один из вариантовдля примера с автомойкой и шиномонтажом:
Чтобы не делать таблицу длинной, мы показали свернутые цифры. А можно было, к примеру, показать маржинальную прибыль с детализацией по видам услуг.
А вот как выглядит бюджет доходов и расходов в онлайн-сервисе для управленческого учёта «Моё дело Финансы»:
А это часть для расходов и прибыли. Как мы уже отметили, в БДР закладываются те статьи, которые нужны вашему бизнесу. Например, если в компании зарплата на особом контроле, тогда и строк под неё можно отвести две – отдельно для рабочих и для управленцев.
В сервисе очень гибкие настройки по аналитике. К примеру, бюджет можно детализировать хоть по дням, если вы составляете его с такой точностью. Всего два клика — и цифры «свернутся» в помесячные, поквартальные или годовые:
Легко провести сравнение плановых и фактических цифр. Для этого во вкладке «Шаблоны отчёта» выбирайте «План-факт анализ». Минусовые отклонения в рублях и процентах покажут, где намеченное не выполняется:
В шаблонах есть и другие варианты:
- только факт;
- трендовый анализ месяц к месяцу;
- трендовый анализ год к году.
Если выберете трендовый анализ, то сервис покажет, как в процентах поменялся факт в текущем месяце или году по сравнению с прошлым аналогичным периодом. Причем факт не нужно вбивать вручную. Он автоматически подгрузится из 1С, Excel или бухгалтерии «Моё дело». Нужный вариант выбирается в настройках онлайн-сервиса.
Часть показателей в БДР предустановленные, например, выручка, налоги или чистая прибыль. А другие вы добавляете сами. Так, в прочие доходы можно внести аренду или проценты по выданным займам.Новые показатели могут формироваться по формуле, как процент от другой статьи или ручным вводом.
В итоге в БДР попадут нужные вам метрики, в том числе:
- точка безубыточности;
- запас финансовой прочности;
- доля зарплаты в валовой прибыли.
А ещё сервис умеет строить графики. Например, так выглядит факт и план по выручке и себестоимости:
Можно оставить только факт, если отключить «галочку» у плана. Можно построить график только для конкретного продукта или от месячного представления перейти к квартальному или годовому.
Попробуйте сервис «Моё дело Финансы» в деле — в течение двух недель вы можете бесплатно тестировать его функционал. Заявку на подключение подавайте по ссылке.