С 1 сентября 2023 года сотрудники индивидуальных предпринимателей должны подписывать электронные документы по новым правилам. Теперь будет обязательно применять сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Обо всех нюансах схемы рассказала эксперт сервиса ЭДО Контур.Диадок Ольга Хамидулина.
Многие предприниматели, которые уже начали внедрять МЧД, совершают ошибки. Например, подписывают документы не той электронной подписью (ЭП). Чтобы помочь избежать этого, эксперт сервиса ЭДО Контур.Диадок Ольга Хамидулина разобрала новые правила и все популярные ошибки.
Новые правила работы для предпринимателей с электронной подписью
ИП должен подписывать электронные документы сертификатом ЭП, полученным в ФНС. Работать с сертификатом физлица предприниматель не может — в нем нет необходимых сведений об ИП, только данные физлица. К тому же сертификат ИП дополнительно защищен от рисков копирования и взлома.
Подписывать электронные документы от имени организации ИП должен с помощью сертификата, полученного в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС. Этим же сертификатом предприниматель подписывает все машиночитаемые доверенности, которые он выдает на своих сотрудников. МЧД будет необходима каждому сотруднику, который работает с электронными документами. Так работник сможет выступать представителем предпринимателя.
Важно отметить, что индивидуальный предприниматель не может подписывать документы от своего имени сертификатом физического лица. Это возможно только в том случае, если помимо основной деятельности в качестве ИП предприниматель выступает наемным работником в другой организации. Например, ИП подрабатывает специалистом по кадрам на аутсорсе. Тогда ему нужно приобрести сертификат физлица в любом аккредитованном УЦ (АУЦ). А машиночитаемую доверенность должна выпустить компания, на которую предприниматель работает как сотрудник.
Таким образом, от своего ИП предприниматель подписывает документы сертификатом ФНС, а работая на аутсорсе — сертификатом физлица вместе с МЧД.
Кроме того, индивидуальный предприниматель не может выпустить доверенность на себя и подписывать электронные документы с помощью сертификата физлица и МЧД. Дело в том, что доверенность — это письменное уполномочие, которое одно лицо выдает другому лицу (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Выдавать доверенность на самого себя недопустимо. Следовательно, предприниматель может работать только с сертификатом УЦ ФНС, а не физического лица.
Как предпринимателю подписывать электронные документы
ИП как руководитель
ИП как наемный сотрудник
Электронная подпись
Сертификат ЭП, выпущенный в ФНС
Сертификат ЭП физлица, выпущенный в АУЦ
Машиночитаемая доверенность
Не нужна
Нужна, выпускается работодателем
Правила работы для сотрудников ИП
С 1 сентября сотрудники ИП обязаны работать по той же схеме, что и сотрудники юрлиц. Это значит, что каждому работнику необходимо выпустить сертификат физлица и получить МЧД. Доверенность должна быть подписана сертификатом ИП.
Как сотрудникам ИП и юрлиц подписывать электронные документы
Сотрудники ИП
Сотрудники юрлиц
Электронная подпись
Сертификат ЭП физлица, выпущенный в АУЦ
Машиночитаемая доверенность
Подписывается сертификатом ИП
Подписывается сертификатом руководителя организации
Прикладывать МЧД сотрудник должен при обмене документами с контрагентами и отправке отчетности в госорганы.
Правила для выпуска МЧД
Для создания машиночитаемой доверенности понадобятся:
- сведения о работнике,
- информация о предпринимателе,
- полномочия, которыми нужно наделить работника.
Выпустить МЧД можно несколькими способами: в распределенном реестре ФНС, в специализированном сервисе для оформления доверенностей или в собственной информационной системе по всем требованиям законодательства. При этом доверенность обязательно должен подписать индивидуальный предприниматель. Отправить доверенность можно отдельным файлом в пакете с документами через сервис электронного документооборота или любым другим способом.
До окончания переходного периода осталось всего полтора месяца. С 1 сентября новые правила станут обязательными для всех, в том числе для индивидуальных предпринимателей. ИП нужно уже сейчас озаботиться главным: выпустить сертификаты ЭП, оформить МЧД на сотрудников и научиться работать по-новому. По оценкам экспертов Контура, на это может уйти от одного до шести месяцев. Начать делать это лучше прямо сейчас, чтобы успеть к обязательности.