Планируя мероприятие для развития вашего бизнеса (конференцию, семинар или форум), важно принимать во внимание тот контекст, которым характеризуется конференционный рынок на сегодня. Благодаря полученным и примененным знаниям можно сделать полезные выводы и провести «мероприятие мечты».
2023 год в мире позволил вернуться к «живым» мероприятиям. Они стали проходить в большом объеме на самых разных площадках.
Рынок фрилансеров стал активно развиваться. Это не просто вчерашние или нынешние студенты, а профессионалы, которые после эпидемии COVID остались работать на удаленке. Задействуя их знания и удовлетворив их не всегда скромные потребности, можно достигнуть большего. Как правило, необходимо связываться с фрилансерами за 3 месяца до даты мероприятия. Не нужно отсеивать тех специалистов, которые хорошо делают какой определенный участок работы, будь то программа мероприятия или создание рассылок. Мастерство менеджеров будет состоять в том, чтобы эффективно интегрировать их в план подготовки мероприятия.
Компании, предоставляющие аудиовизуальные услуги, техники и инженеры, а также ивент-агентства снова почувствовали спрос на свои услуги. В связи с этим стал активно развиваться рынок аутсорсинга. Между фирмами стали еще больше укрепляться партнерские отношения. В ряде случаев те, кто предоставляет организатору отдельные услуги на качественном уровне, могут посоветовать подрядчиков и по другим смежным направлениям.
Приступая к созданию концепции мероприятия в первую очередь необходимо продумать правильное технологическое решение. Цифровое взаимодействие на единой платформе позволит участникам постоянно взаимодействовать и налаживать связи, а организаторам анализировать данные для оптимизации и улучшения работы.
Такие платформы, как Arena, Cadence и Brella, можно использовать для получения информации о вовлеченности аудитории на виртуальных мероприятиях, в то время как для очных мероприятий можно использовать носимые технологии, такие как браслеты Bluetooth, и встроенные технологии, в том числе камеры распознавания лиц, которые отслеживают движения глаз и вычисляют вовлеченность в контент.
Важно проанализировать уже прошедшие мероприятия (либо собственные, либо конкурентов): какие посетители принимали в них участие, какие спонсоры оказывали им свою поддержку, другие детали. Спонсоры должны ощутить на себе «ауру внимания», они должны покидать мероприятие с пониманием созданной «ценности» (будь то выступление в пленарном заседании или посещение стенда, или уже обретенными новыми клиентами).
Чтобы участники могли чувствовать себя свободно стоит подумать и над объединением онлайн и очный форматов, внутри которых могут быть инициированы выступления и групповые дискуссии. Онлайн-мероприятия сегодня становятся формой массовой коммуникации, сродни PR; при этом регистрация на онлайн-мероприятия является среди 80 % организаторов бесплатной, полностью сессию просматривает только 42 % зрителей, однако их проведение предполагает долгосрочную рентабельность инвестиций и надежное спонсорство. Крупным мероприятиям лучше предпочесть несколько микромероприятий. Такого рода мероприятия дешевле в организации, а также генерируют необходимые лиды.
Для удобства работы можно подумать об использовании компьютерных технологий для того, чтобы планировать мероприятия, анализировать действия конкурентов, сокращать расходы. Фактически, такие инструменты, как ChatGPT, используются во всех сферах планирования мероприятий, от написания бизнес-планов и контентных набросков до составления бюджетов и назначения спикеров.
Компании также могут использовать чат-ботов с искусственным интеллектом для сбора данных во время регистрации и обслуживания участников. Платформы управления мероприятиями на базе искусственного интеллекта могут автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как регистрация, продажа билетов и сбор данных, освобождая время специалистов по организации мероприятий и позволяя им сосредоточиться на более стратегических и творческих аспектах планирования мероприятий.
Еще одним заметным применением искусственного интеллекта является появление маркетинговых помощников на базе искусственного интеллекта, которые способны изменить способ взаимодействия специалистов по организации мероприятий со своей целевой аудиторией и оптимизировать их маркетинговые усилия. Они могут автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как планирование электронной почты, публикация в социальных сетях и анализ данных. Такая автоматизация высвобождает драгоценное время для специалистов по организации мероприятий, позволяя им сосредоточиться на более стратегических и творческих аспектах планирования.
Важно, чтобы о мероприятии участники узнали в социальных сетях, задача маркетинга будет состоять в том, чтобы правильно в них интегрироваться.
Дополненная реальность (AR) и виртуальная реальность (VR) будут продолжать развиваться. Вместо того, чтобы углубляться в детали и создавать целую виртуальную среду, можно начать с малого (с AR) и привнести один-два элемента в свои мероприятия. Например, усовершенствовать виртуальную фотобудку с помощью AR, что позволит посетителям попробовать различные фильтры для лица и применить забавные эффекты.
В наступивший период активизации мошенников и рецидивистов (исследователи сообщают об увеличении киберпреступлений с 2020 года на 300%), важно уделять внимание конфиденциальности мероприятий, защищать данные клиентов (рассылка писем, регистрационные данные, личная и финансовая информация). Необходимо объяснить участникам то, как осуществляется работа с их личными данными. Также стоит учесть «невидимые» нарушения на мероприятиях, которые могут производиться «непрошенными» гостями, конкурентами и так далее.
Помимо основных мероприятий, важно предложить спонсорам и участникам возможную организацию внутрикорпоративных мероприятий (от совещаний до конференций и тренингов) с предоставлением оригинального контента сотрудникам по направлению их деятельности, а также возможностью встретиться с руководством для обратной связи.
Одним из важных стратегических плюсов деятельности по организации конференции может стать сокращение отходов, развитие экологически чистых практик (через надлежащее оформление мероприятий, выставок и рекламных товаров), развития направления устойчивых мероприятий.
Кстати, об обратной связи. Любому участнику приятно почувствовать, что вы для них – особенный (работа над этим носит название «персонализация в масштабе»). Можно рекомендовать для них определенные секции, кураторские программы, специальные материалы, а также особые услуги. Поможет в этом и интуитивно понятное приложение, которое позволяет всегда иметь «под рукой» оперативные обновления, расписания, цифровые карты, интерактивные сессии вопросов и ответов (а также регистрироваться в один клик).
Получение VIP-открытки после мероприятия с благодарностью усилят индивидуальный подход. Приложение (как и портал) мероприятия поможет сформировать «цифровые точки соприкосновения», дадут возможность расширить участие в мероприятии за пределы традиционных дат начала и окончания, чтобы обеспечить постоянную вовлеченность участников круглый год.
На самом мероприятии на многих сценах могут использоваться автоматические субтитры, а для посетителей быть отведены тихие комнаты, где люди с повышенной сенсорной чувствительностью смогут отдохнуть от суеты выставочных залов. Это может включать сведение к минимуму громких звуков, предоставление тихих зон или сенсорных комнат и предложение альтернативных мест для сидения на очных мероприятиях с учетом различных сенсорных потребностей. Также можно предложить возможность слушателям проводить встречи «один на один».
Мероприятие только выиграет, если на нем будут предусмотрены пандусы, лифты и специально отведенные места для размещения людей с ограниченными физическими возможностями. Закрытые субтитры – еще одна функция, которая обеспечивает субтитры в режиме реального времени для презентаций, панельных дискуссий или видеороликов на виртуальных мероприятиях. Это делает мероприятие доступным для людей с нарушениями слуха.
Не забудем о «хлебе насущном». Еда на мероприятии призвана быть не столько вкусной, сколько здоровой (приоритет здесь может быть отдан местным и сезонным продуктам).
Не секрет, что «все хотят веселиться». Количество билетов, продаваемых на развлекательные мероприятия, в мире растет. Приятным дополнением конференции станет розыгрыш призов, выступление звезды, проведение игр.
Буду благодарен за лайк этому материалу.
Удачи в том, чтобы поднять свои проекты на новую высоту!
@конференции #организация конференций #конференции #мероприятия #ивенты
Автор – Никита Черкасов.
