С 1 сентября сотрудники юрлиц и ИП должны подписывать документы только сертификатом физлица. И предоставлять машиночитаемую доверенность. Разбираемся, что такое сертификат физлица, как получить его бесплатно и как готовиться к сентябрьским изменениям.
Сотрудникам нужны новые сертификаты и МЧД
С 1 сентября 2023 года сотрудники юрлиц и ИП будут подписывать документы от лица компании по-новому — используя электронную подпись физлица-работника и машиночитаемую доверенность. Эти изменения утвердили в конце 2022 года.
Прежний порядок подписания — сертификатом юрлица, выданным сотруднику — перестанет работать. Документы, подписанные этим сертификатом, по умолчанию не будут иметь юридической силы.
Новый порядок коснется всех, кто подписывает документы организации или ИП и при этом не является руководителем из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: работников в штате, специалистов на аутсорсе, обслуживающих бухгалтеров и т.д.
Этих лиц мы здесь и дальше в тексте будем называть просто «сотрудники».
Для соблюдения правил сотрудникам нужно:
- получить новый сертификат — на физлицо-сотрудника;
- оформить машиночитаемую доверенность у руководителя.
Руководитель может оформлять доверенность самостоятельно или делегировать этот процесс сотрудникам. Главное — МЧД должна быть подписана КЭП директора и создана в специальном сервисе.
❗️До 1 сентября правила носят рекомендательный характер, сотрудники могут работать по-старому. Но с 1 сентября выбора не останется, сертификат физлица и МЧД станут обязательны.
Что такое сертификат физлица. Отличия от сертификата юрлица
Сертификат физического лица — это сертификат квалифицированной электронной подписи. В этом он похож на сертификат, который сотрудник использовал раньше. Отличается только данными, которые содержит, и способом применения в рабочих задачах.
Состав
Сертификат физлица подтверждает, какой именно человек подписал документ. Но не указывает, от лица какой компании он это сделал. Связано это с тем, что в сертификате есть только данные владельца-физлица:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника.
- Электронная почта и место нахождения (опционально).
Применение
Для рабочих задач сотрудник сможет использовать новый сертификат только вместе с машиночитаемой доверенностью. Именно она подтвердит принадлежность к компании и полномочия работника.
Без МЧД сертификат физлица можно применять для личных задач. Например, оформить развод через Госуслуги или обратиться в суд от своего имени.
В итоге с одним сертификатом сотрудник может совершать все цифровые действия:
✔️сдавать отчетность и подписывать акты компании;
✔️работать на аутсорсе у другой организации;
✔️подписывать личные документы.
А работодатель благодаря МЧД получит новые возможности: сможет точнее обозначать полномочия сотрудника и отзывать их в любой момент.
К примеру: Наталья оказывает бухгалтерские услуги двум компаниям. У нее есть один сертификат физлица и две МЧД на сдачу отчетности — от каждой организации на обслуживании.
Когда Наталья сдает отчетность «Ромашки», то подписывает ее своим сертификатом и прикладывает МЧД от руководителя «Ромашки». Отчетность «Пекарни» — подписывает тем же сертификатом, но МЧД прикладывает другую, от руководителя «Пекарни».
Увы, отчетность «Пекарни» не принимают. Оказывается, что компания отозвала МЧД и теперь сдает отчеты через другого бухгалтера.
Вскоре Наталья решила купить квартиру. Для регистрации сделки она использует всё тот же сертификат физлица. Но уже без МЧД — ведь квартиру она покупает как физическое лицо, а не для целей компании.
Выпуск
Получить сертификат физического лица сотруднику чуть проще, чем прежний сертификат юрлица.
Для выпуска сертификата юрлица работник предоставлял бумажную доверенность от руководителя. Она подтверждала, что руководитель в курсе выпуска сертификата своей компании.
Новый сертификат физлица сотрудник получает сам. Бумажной доверенности от руководителя не нужно, ведь в сертификате не будет данных организации.
Что такое МЧД. Как сотруднику оформить и использовать МЧД
Машиночитаемая доверенность — новый инструмент документооборота. Это аналог бумажной доверенности на подписание документов. С помощью МЧД руководитель дает сотруднику полномочия сдавать отчетность, подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании.
МЧД выглядит как электронный файл. Его создают в специальных сервисах, в которых он хранится и передается другим компаниям. Но, при необходимости, файл МЧД можно скачать и пересылать по почте.
У одного сотрудника могут быть несколько МЧД:
- для разных компаний. Например, у обслуживающего бухгалтера будут доверенности от каждой организации, отчетность которой он сдает.
- для разных систем. Например, одна МЧД на сдачу налоговой отчетности, другая — для ЭДО с контрагентом, третья — для работы в Честном ЗНАКе.
Где получить МЧД
Оформляют МЧД в разных сервисах, в зависимости от места применения:
- для ЭДО с контрагентами — в своей системе ЭДО;
- для отчетности — на официальных порталах ведомств, которые уже принимают МЧД: Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Доверенность для ФНС можно создать не только на портале налоговой, но и в иных сервисах.
Создание и отправка МЧД
Как и бумажную доверенность, МЧД нужно заполнить, подписать у руководителя. После чего передать другой стороне документооборота перед отправкой электронного документа. Общий порядок выглядит так:
- Руководитель заполняет форму доверенности. Указывает данные компании, ФИО сотрудника, его полномочия. Выставляет срок действия доверенности.
- Подписывает МЧД своим сертификатом руководителя.
- Если создание МЧД и подписание документа будет происходить в разных системах, то руководитель сохраняет МЧД и передает ее в отчетное ведомство или контрагенту.