Автоматизация HR. Секреты мягкой адаптации

Как помочь сотрудникам быстрее адаптироваться на новом рабочем месте и какую роль в этом процессе играет автоматизация? Взаимоотношения сотрудник-работодатель начинаются с первого рабочего дня. Несколько комфортным будет первый этап онбординга для новичка во многом зависит от работодателя.

Эксперт-практик, специалист отдела обучения компании R-Style Softlab Светлана Ускембаева рассказала секреты мягкой адаптации сотрудников.

Первый этап: забота с первой встречи или настройка адаптации

Онбординг или адаптация – важный этап для нового сотрудника. Не стоит думать, что он проходит быстро. HR-специалисты знают, что период адаптации не совпадает с испытательным сроком. Продолжительность онбординга в компании может занимать от 3 месяцев до 1 года и более.

Процесс первичной адаптации состоит из подготовительного этапа, выхода нового сотрудника на работу, оценки результатов и дальнейшего принятия решения. Остановимся подробно на каждом этапе.

Preboarding. Подготовительный этап. Начинается с момента согласования даты выхода нового сотрудника и заканчивается за один рабочий день до выхода.

Onboarding. Выход нового сотрудника на работу. Начинается и заканчивается первым рабочим днём. Подразумевает введение в должность. Оно начинается со второго рабочего дня, а заканчивается не позднее 2-х недель до окончания испытательного срока.

Оценка результатов адаптации. Проводится за 2 недели до конца испытательного срока.

Принятие решения и обратная связь. Этот этап необходимо провести не позднее 10 рабочих дней до конца испытательного срока.

Процесс адаптация работает не только в сторону нового сотрудника, но и наоборот – новичок оценивает компанию и своё потенциальное трудоустройство в ней.

Понять насколько эффективно проходит адаптация можно по результатам аудита функций. Аудит включает в себя диалог с руководителем о всех деталях адаптации и обратную связь от нового сотрудника. За этими этапами следует анализ текущих дел (результаты exit-интервью, отзывы о компании на сайтах и т.д.).

Результатом исследования и анализа должен стать подробный маршрут сотрудника: как проходили первый день, первая неделя, середина испытательного срока и т.д.
Виды адаптации в компании

HR-практики выделяют несколько видов адаптации:

• Организационная адаптация. Подразумевает получение и анализ новичком информации о целях и структуре компании, месте подразделения и его должности в структуре; модели управления и механизме принятия решений, а также правилах и процедурах в компании.
• Профессиональная адаптация. Включает в себя овладение сотрудником системой дополнительных знаний и навыков, необходимых для исполнения функциональных обязанностей.
• Социально-психологическая адаптация. Под этим термином прячется знакомство сотрудника с корпоративной культурой; включение его в систему взаимоотношений с коллегами; принятие им норм поведения и общения, которые существуют в коллективе.
• Психофизиологическая адаптация. Основана на адаптации психики к новым условиям труда.

В любом из перечисленных видов адаптации стоит учитывать роль сотрудников в соответствии с их статусом, профессиональными качествами и характером работы (офисный или удаленный формат).

Технологии для эффективной адаптации

Процессу успешной адаптация помогают технологии. Например, корпоративный портал упростит онбординг сотрудников.

Несколько лайфхаков по внедрению корпоративного портала:

1. Убедитесь, что сотрудникам удобно: подготовьте айдентику, настройте навигацию в личном кабинете, создайте календарь мероприятий.

2. Разнообразьте контент: блоги, новостная лента, элементы геймификации, мерч+шоп, подкасты/ интервью с коллегами, календарь мероприятий.

3. Не будьте слишком серьёзны

4. Используйте другие каналы, чтобы привлечь трафик