Для разрешения каких-либо вопросов, определения направления деятельности ООО, рассмотрения представленных руководителем ООО, бухгалтером отчетностей и т.д. проводятся общие собрания участников. Собрания могут организовываться в очной, заочной и смешанной формах. Регулируется проведение собраний законом о хоз.обществах и непосредственно уставом организации. Ниже мы рассмотрим реализацию заочного собрания, в частности через оформление заочного голосования. Заочное собрание является удобной альтернативой в случае, если участники по каким-то причинам не могут собраться в одном месте и лично присутствовать, в целом.
Решение уполномоченного органа
Для проведения общего собрания уполномоченный орган ООО (руководитель) выносит решение об организации заочного собрания участников. В таком решении определяются день, точное время и адрес проведения заочного собрания; форма организации собрания; модель голосования по вопросам, вынесенным на повестку дня; форма, текст и способ отправки бюллетеней для заочного голосования всем участникам, способ и адрес представления уже заполненных бюллетеней обратно в ООО, время завершения получения ООО бюллетеней обратно. Далее уполномоченный орган составляет извещение/уведомление о созыве заочного собрания и рассылает их участникам по известному адресу. Извещение/уведомление может быть направлено заказной почтой, вручено лично под роспись, опубликовано в СМИ или размещено на сайте компании (если такие способы предусмотрены уставом). Также извещение может быть дополнительно (но не вместо основного способа отправления/размещения) направлено на номер телефона или электронную почту участника, если такое предусмотрено уставом. Извещение включает в себя: название и местонахождение ООО; день проведения заочного собрания; повестку дня с избранными вопросами; иные сведения, устанавливаемые уставом (при наличии). К извещению/уведомлению прилагается подготовленный руководителем бюллетень, требуемый для голосования.
Бюллетень для заочного голосования
Заочное голосование оформляется при помощи бюллетеней. В бюллетени закрепляются следующие информационные графы:
- Фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица-участника или название юридического лица-участника проводимого собрания;
- Название и местонахождение компании;
- Адрес, куда требуется направлять бюллетени с заполненной информацией, способ их отправки и срок, до которого требуется отправить;
- День и место проведения собрания, день подсчета всех голосов;
- Повестка дня заочного собрания;
- Вынесенные на обсуждение и сформулированные вопросы, сформулированные решения по данным вопросам;
- Несколько вариантов для голосования по вынесенным вопросам, которые определяются как «за», «против», «воздержался»;
- Разъяснения вопросам и форме заполнения бюллетеней;
- Графа для подписи участника, имеющего право участвовать в заочном собрании;
- Упоминание о том, что бюллетень должен быть подписан лицом, имеющим право на участие в собрании, а в случае использовании систем дистанционного обслуживания – что бюллетень направлен лицом, имеющим право на участие в заочном собрании.
Бюллетени вручаются участникам, имеющим право на участие в заочном собрании. Способ вручения определяется законом о хоз.обществах или уставом ООО. Бюллетень отправляется заказным письмом по адресу последнего известного местонахождения участника, либо вручается лично под роспись и др. Физическое лицо-участник собрания подписывает бюллетень с указанием данных документа, удостоверяющего личность или иных данных, которые позволяет идентифицировать лицо. От имени юридического лица-участника бюллетень подписывает уполномоченное на это лицо (руководитель или иное лицо) и скрепляет печатью (если она используется).
При заполнении бюллетени должен быть соблюден установленный порядок ее заполнения, также при выборе вариантов голосования по вынесенным решениям отмечается только один из возможных вариантов. Бюллетень для заочного голосования, который заполнен с нарушениями установленных правил, может считаться недействительным.
Подсчет голосов заочного голосования
Голоса участников подсчитываются в назначенный день уполномоченным лицом (руководителем). По итогу проведенного подсчета всех действительных голосов определяется кворум заочного собрания. Если кворум имеется, то это означает, что собрание состоялось и далее составляется протокол, где к каждому вынесенному на обсуждение вопросу прописывается количество голосов в соответствующих графах «за», «против», «воздержался». В результате общего подсчета имеющихся голосов по каждому вопросу выносятся соответствующие решения. Протокол подписывается председателем общего собрания, секретарем (в случае его наличия), не менее чем двумя членами счетной комиссии (в случае их наличия). Способ ознакомления участников собрания с протоколом определяется уставом или другим локальным актом компании. К примеру, участники могут быть ознакомлены с протоколом путем размещения его на стенде в помещении компании, получения копии протокола, личного посещения места, где находится компания для изучения оригинала протокола и др. К протоколу в приложение идут полностью заполненные и признанные действительными (после их проверки подсчитывающим лицом) бюллетени заочного голосования. К подсчету принимаются бюллетени, корректно заполненные в соответствии со всеми правилами и соответствующими в них разъяснениями. Правильность заполнения бюллетеня проверяет лицо, уполномоченное на подсчет голосов.
Проведение общего собрания в ООО – важный процесс, который должен сопровождаться ответственным подходом к соблюдению всех необходимых сроков, составлению промежуточных и итоговых документов. Качественная подготовленность к организации собрания, проведению голосования, принятия на собрании решений и закрепления итогов в протоколе поможет избежать возможных конфликтов и разногласий между участниками.
При необходимости подготовить документы для проведения заочного голосования в ООО вы можете обратиться в ЮС ИнвестЪ перейдя по ссылке https://usiminsk.by/yuridicheskie-uslugi/
Статья актуальна по состоянию на 04.08.2023