Методы \ Принципы \ Системы \ Правила Управления Временем:
1. понятие «Эффективность»
2. метод «шести задач»;
3. метод А, В, С;
4. матрица управления временем Д. Эйзенхауэра;
5. система учета времени А. А. Любищева (хронометраж) –
Аудит Времени – Анализ Использования Времени
6. система управления временем Б. Франклина;
7. принцип Парето 80/20;
8. основное правило планирования 60/20/20;
9. принцип: « Кайрос» и « Хронос»
10. система LMI
11. борьба с Поглотителями Времени
12. делегирование полномочий – перераспределение
обязанностей
13. принцип Фокуса: фокусировка времени на задачах и целях.
Метод № 1: ПОНЯТИЕ «ЭФФЕКТИВНОСТЬ» УМЕНИЕ ДЕЛАТЬ ПРАВИЛЬНЫЕ ВЕЩИ ПРАВИЛЬНО
Понятие эффективности уже само по себе является инструментом или методом управления временем, так как дает понимание правильного алгоритма действий. Я бы даже сказал стратегическим инструментом, тем, с которого надо начинать свое движение по пути управления целями, задачами и временем. Во-первых, оно дает нам два уровня функционирования эффективности: стратегический и тактический; а также, говорит о том, что сначала надо заниматься правильными вещами. Под правильными вещами, в данном случае, подразумеваются правильные цели, а чтобы поставить правильные цели, необходимо понять: а какие из них правильные, а для этого сначала нужно разобраться с ценностями, предназначением, миссией, видением, смыслом жизни. То есть прежде чем предпринимать какие-либо действия необходимо понять насколько это важно для вас. С одной стороны, это достаточно нудное занятие, с другой, помогает избежать огромной потери времени и сил, а главное, части жизни при блуждании по неправильным путям, а также ненужных ошибок и отвлечения на ненужное.
К тому же оно дает нам возможность понять, что любые инструменты управления временем и задачами бесполезны в долгосрочной перспективе, а могут быть даже и вредны, без понимания своих жизненных целей, построенных на ценностях, предназначении, миссии, видении и смысле жизни.
Метод № 2: МЕТОД «ШЕСТИ САМЫХ ВАЖНЫХ ДЕЛ»
Идея принадлежит консультанту по эффективности Айви Ли и заключается в том, что вы определяете для себя ШЕСТЬ САМЫХ ВАЖНЫХ ДЕЛ. Промежуток времени может быть любой, начиная от одного дня, недели, месяца, года и т.д. У меня привилась расширенная версия этого метода: я увеличил до 9 дел применительно к норме управляемости.
Алгоритм Работы по Методу:
1. Возьмите лист бумаги и определитесь, на какой временной период вы
хотите планировать, затем запишите все дела, которые необходимо
сделать в этот период (это может быть день, неделя, месяц, год и т.д.).
2. Выберите из них шесть самых важных дел.
3. Пронумеруйте дела в порядке убывающей важности и перепишите на
чистый лист или создайте этот список в коммуникаторе или в ноутбуке.
4. Уберите лист и больше не смотрите на него до начала периода
планирования.
5. Когда наступит планируемый период начинайте выполнять дело № 1.
6. Не беспокойтесь о деле № 2 и о делах № 3-6, продолжайте выполнять
дело № 1, пока его не закончите.
7. Как только дело № 1 завершено, приступайте к делу № 2, затем к делу №
3 и так далее до выполнения дела № 6.
Если вы не успели выполнить все шесть дел в планируемый период, тогда определитесь: или вы дополняете список, начиная с невыполненных, либо формируете новый список без учета невыполненных дел.
Если вы выполнили все дела до истечения планируемого срока, то формируете новый список из шести дел до окончания срока планирования.
Впишите ваши шесть самых важные дела на ______________________________
№ ДЕЛА
1. __________________________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________________________
4. __________________________________________________________________________________
5. __________________________________________________________________________________
6. __________________________________________________________________________________
Метод № 3: МЕТОД - А, В, С
Использование этого метода основывается на том, что доли в процентах важных и неважных дел в целом остаются неизменными. С помощью буквы «А», «Б» и «В» все дела подразделяются на три группы в соответствии с их важностью: очень важные, важные и неважные. Метод АБВ основывается на трех закономерностях:
1. Очень важные дела составляют приблизительно 10 % всего
количества дел. Вклад этой задачи в достижение конечной цели
составляет около 55 %;
2. на важные дела приходится около 20 % общего количества дел,
значимость которых составляет около 30 %;
3. неважные дела составляют около 70 % всех дел, а вклад их составляет
всего лишь приблизительно 15 % результатов.
При применении метода необходимо следовать следующим
принципам:
a. составить список всех будущих дел;
b. систематизировать их по степени важности и установить очередность;
c. оценить дела в соответствии с категориями А, Б, В;
d. дела категории А желательно выполнять самому;
e. дела категории Б желательно делегировать по возможности;
f. дела В стараться не выполнять или перепоручать их выполнение другим.
Все дела разбиваются на три группы: А, В и С.
1. Очень важные дела входят в группу А.
2. Важные дела входят в группу В.
3. Неважные дела входят в группу С.
Алгоритм Работы по Методу:
1. Определите планируемый временной период – это может быть день, неделя, месяц, год и т.д.
2. Возьмите 3 листа бумаги
3. Озаглавьте каждый лист соответственно : А, В, С
4. Запишите:
самые важные дела в - А,
важные дела в - В
неважные дела в - С.
5. Расставьте приоритеты для каждого из дел в А, В, С в порядке убывающей важности.
6. Возьмите лист с делами группы А и внимательно проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Подумайте, можно ли часть дел из группы А перенести в группу В, если да, то перенесите.
7. Возьмите лист с делами группы В и также проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите изменения. Подумайте, можно ли часть дел из группы В перенести в группу С, если да, то перенесите.
8. Возьмите лист с делами группы С и проверьте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Подумайте, можно ли часть дел из группы С удалить, то есть вообще не делать, если да, то удалите.
9. Возьмите чистый лист бумаги и выпишите все дела из групп А, В, С, которые необходимо сделать в планируемый период.
Запишите свои дела на _____________________________________________________
Список Дел «А»
1. _______________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________________
4. _______________________________________________________________________________
5. _______________________________________________________________________________
6. _______________________________________________________________________________
Список Дел «В»
1. _______________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________________
4. _______________________________________________________________________________
5. _______________________________________________________________________________
6. _______________________________________________________________________________
Список Дел «С»
1. _______________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________________
4. _______________________________________________________________________________
5. _______________________________________________________________________________
6. _______________________________________________________________________________
Метод № 4: МЕТОД Эйзенхауэра (МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ)
Используйте закон эффективности, который заключается в том, что на все дела времени не хватает, но его достаточно для самого важного. Поэтому важно заставить себя делать в первую очередь то, что принесет наибольший результат.
Все дела нужно разделить на 4 группы:
1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.
1. Дела, необходимые для выполнения — это дела срочные и важные.
Попытка отложить такие дела на потом создаст проблемы — за них
нужно приниматься немедленно.
2. Дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, но они
оказывают сильное влияние на результат деятельности в долгосрочной
перспективе. Несрочные и важные дела постепенно становятся
срочными и важными, если их постоянно откладывать.
3. Срочные, но не важные дела мало сказываются на результатах
деятельности. Занятие срочными, но не важными делами не дает
результата и сильно влияют на снижение эффективности. Такие дела
отнимают большую часть времени. Эти дела, по возможности нужно
перепоручать и сокращать их количество.
4. Несрочные и неважные дела не имеют никакого значения и не
приводят ни к каким негативным последствиям при их невыполнении.
Такие дела надо вычеркивать из списка.
Все дела группируют в четыре основные блока: А, В, С, D:
1. Важные и Срочные Дела - входят в состав блока А.
2. Важные Дела, но не Срочные - входят в состав блока В.
3. Срочные, но не Важные Дела - входят в состав блока С.
4. Неважные и несрочные Дела - входят в состав блока D.
Алгоритм Работы по Методу:
1. Составьте перечень целей и задач.
2. Отметьте их сравнительную важность и срочность.
3. Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов в таблице или в четырех квадратах:
Дела «А» - Важные и срочные
Дела «В» - Важные и несрочные
Дела «С» - Неважные и срочные
Дела (Д)– Неважные и несрочные
Данный метод может быть использован не только как метод планирования, но и как метод временного аудита, к примеру, все дела за прошедшую неделю или месяц вы расписываете по четырем квадратам, что позволит вам определить сколько времени вы находились в каждом квадрате, а соответственно, позволит сформировать стратегию временного инвестирования на следующий период планирования, что позволит как определять вашу персональную эффективность, так и повышать её.
Метод № 5: Система учета времени А. А. Любищева (ХРОНОМЕТРАЖ или АУДИТ ВРЕМЕНИ)
Александр Александрович Любищев разработал свою систему учета времени, с 1 января 1916 года он начинает вести дневник, который продолжал до конца своей жизни. В этом дневнике А. А. Любищев не только фиксирует все виды работ, но отмечает и время, потраченное на каждое занятие.
На основании подсчета времени на конкретные виды своей деятельности за фиксированный срок, он в дальнейшем строил и корректировал планы.
a. Система учета времени А. А. Любищева, как трактуют некоторые,
«направлена назад», поскольку, в ее основе лежит учет времени,
которое уже было затрачено на выполнение дел.
b. При построении Стратегии Управления Времени, то есть
использования одновременно нескольких методов управления
временем, данная система становится обязательной частью выбранной
стратегии, т.к. представляет собой обратную связь, позволяющую
измерить эффективность выбранной стратегии.
c. Только хронометраж или аудит времени, то есть, контроль дает нам
представление о том, как мы на самом деле тратим свое время, а также,
только он позволяет нам оценить эффективность используемых
методов управления временем.
Метод № 6: Система управления временем Б. Франклина
Система Бенджамина Франклина «направлена вперед», начиная от глобальной цели до плана на каждый день. Эту систему можно представить в виде пирамиды, имеющей несколько этажей.
1. Первый этаж
Фундаментальное основание, на котором базируются остальные этажи. Человек определяет свои жизненные ценности.
Этот этаж является самым важным.
2. Второй этаж
Он полностью базируется на первом и, исходя из сформулированных жизненных ценностей, выбирается «Глобальная (Достойная) цель».
Целесообразно проверить, что глобальная цель полностью соответствует жизненным ценностям.
3. Третий этаж
Он опирается на второй и является «Генеральным планом» достижения цели.
4. Четвертый этаж
Это долгосрочный план с указанием конкретных подцелей и сроков по годам.
5. Пятый этаж
Это краткосрочный план на несколько недель или месяцев с указанием сроков с точностью до нескольких дней.
6. Шестой этаж
Это план на день. Он составляется на основе краткосрочного плана.
Метод № 7: Принцип 20/80 – Принцип Парето
В соответствии с принципом установлено, что 20 % усилий дают 80 % результатов, остальные 80 % затрат обеспечивают 20 % отдачи.
В литературе можно встретить различные наименования - «правило Парето», «закон Парето», «принцип 80/20», «правило 80/20», «принцип дисбаланса», «принцип наименьшего усилия».
Основоположником математической зависимости был итальянский экономист Вильфредо Парето (1848-1923). Парето проанализировал распределение богатства и доходов в Англии в XIX веке. В результате исследований выяснилось, что доходы и материальные ценности распределены в определенном соотношении между слоями населения, причем меньшая часть населения владеет большей частью богатства и доходов. Парето установил, что имеется неизменное математическое соотношение между численностью группы людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, контролируемого этой группой. Важными оказались не цифры соотношения, a то, что распределение материальных ценностей среди групп населения «предсказуемо несбалансированно». Вторым открытием было то, что данная схема дисбаланса оставалась такой же независимо от рассматриваемых периодов и от стран, для которых были проведены исследования.
Однако Парето не смог найти практическое применение и объяснить такую закономерность. Очень долго его формула, установившая соотношение между количеством получающих доход людей и их суммарным доходом, не находила применения.
Только в 1949 году Д. К. Зипф, используя данную закономерность, сформулировал на её основе принцип наименьшего усилия. В основе этого принципа лежит утверждение, что ресурсы (товары, люди, знания, время) самоорганизуются таким образом, чтобы свести к минимуму затраченную работу.
Причем приблизительно 20-З0 % любого вида ресурсов обеспечивают 70-80 % деятельности.
В настоящее время Принцип Парето используется во многих, если не во всех сферах жизнедеятельности человека.
В чем важность Принципа Парето?
Прежде всего, в том, что он противоречит общепринятой логике: принято считать, что при равных прочих причинах все исходы примерно равновероятны - кажется очевидным, что усилия и ответная реакция сбалансированы между собой: предполагается, что 50 % усилий обеспечат 50 % результатов. Принцип Парето опровергает это заблуждение.
При проведении анализа усилий и результатов, в большинстве случаев наблюдается ярко выраженный дисбаланс.
Соотношение может быть 60/40; 70/30; 95/5.
Соотношение 80/20 для различных сфер жизнедеятельности может быть разным, однако эти соотношения устойчивы в рамках одной сферы.
При планировании прежде всего необходимо стараться определить, что принесет 80 % результатов при 20 % затрат времени и усилий.
Для практического применения и включения принципа в систему управления временем назовем 20%, которые дают 80% результатов как « ВысокоЭффективные Виды Деятельности» или сокращенно как « ВЭВД ». Подобное понятие позволяет сфокусироваться на наиболее важных действиях, как в процессной части, так и в результативной или целевой. Использование этого термина дает возможность применения ко всей деятельности двух основных принципов управления временем, а именно:
1. Фокусировки
2. Расстановки приоритетов.
Алгоритм Работы по Методу:
1. Напишите список дел на планируемый период.
2. Расставьте дела по Приоритетам.
3. Выберите из Списка 20 % самых важных дел, по вашей оценке.
4. Расставьте по Приоритетам дела из 20%
5. Начинайте выполнять дела, начиная с номера № 1, далее по порядку.
Метод № 8: Основное Правило Планирования 60/20/20
Исходя из Принципа Парето – 80\20, позднее был разработан более детальный подход, который получил название в силу своего широкого применения и использования, как « Основное Правило Планирования» или Принцип 60\20\20.
Это правило распределяет время планирования в следующей пропорции:
1. 60 % рабочего времени
на для выполнения дел категории А(очень важно) и В(важно);
2. 20 % рабочего времени
на совместную деятельность и выполнение дел, связанных с делегированием полномочий, постановкой задач и контролем исполнения ;
3. 20 % рабочего времени
на незапланированные дела(звонки, сверхсрочные совещания и обсуждения, незапланированные встречи и т. д.).
Метод № 9: Принцип «Кайрос» и «Хронос»
У древних греков было два понимания времени: « конкретное время» - это «хронос» и «удобное время» - это «кайрос».
Данный принцип может быть использован и для разделения задач: « задачи на сегодня» и «задачи на более долгосрочный период», а также для разделения задач на «процессные» и «результативные». Это очень удобно, когда вы делите лист пополам и справа пишите задачи с жесткой привязкой на сегодня, а слева пишите задачи со сроком исполнения на этой неделе или в этом месяце. Особенно это удобно, если вы используете органайзер на пружинах, потому что незавершенные дела недели и месяца остаются слева, а лист с исполненными задачами на сегодня при условии выполнения всех задач вырывается, поэтому слева у вас постепенно накапливаются листы с оставшимися задачами, они всегда у вас перед глазами и их не надо постоянно переписывать. С учетом алгоритма планирования определяемого в этой книге слева у вас остаются цели года, задачи месяцев и действия по неделям, а то, что справа вырывается по мере исполнения. И слева тоже все со временем вырывается по мере исполнения. Очень удобно – проверено на практике. Также учитывая, что большая часть вашей работы носит повторяющийся характер по видам деятельности удобно разделить ваш день на две части: процессную и результативную. В процессную мы записываем все, что относится к повторяющимся действиям на ежедневной основе, а в результативную все, относится к работе над достижением целей, стоящих перед вами. К примеру, если руководитель или менеджер, то повторяющимися видами деятельности у вас будут следующие: планирование, организация деятельности сотрудников, мотивация сотрудников, контроль, формирование и достижение целей, построение системы коммуникаций и системы принятия решений. А если вы специалист по прямым продажам, то повторяющимися видами деятельности у вас будут: планирование, телефонные звонки, встречи с потенциальными клиентами, проведение переговоров по продажам, заключение договоров и ведение клиентов, измерение и контроль деятельности. Также сюда могут быть отнесены ваши повторяющиеся действия по формированию нужных для вас навыков, например, изучение иностранного языка. Процессная часть – это ваши должностные обязанности. Процессная часть – это скелет, а результативная - мышцы, поэтому сначала надо определиться с процессной частью, а уже потом переходить к результативной. Сначала вы распределяете время на процессную часть по дням недели и по времени, а потом делаете то же самое и для результативной части. Это занятие называется формированием целевой фокус-недели. Нет жесткого процентного распределения между ними, но в целом процентов 60 времени должно отводиться на процентную часть и 40% - на результативную. Но все это относительно: при необходимости концентрации усилий на целях, возможно увеличение процентной части результативной за счет процессной. Нужно гибко подходить к этому, все зависит от вашего фокуса – на какой из частей вы концентрируете свое внимание.
Метод № 10: Система Управления Временем, Целями и задачами компании LMI
Система управления временем компании LMI является универсальной и комплексной системой, т.к. использует в себе несколько систем и принципов управления временем, а также стратегической, т.к. начинается с определения ценностей и миссии и позволяет осуществлять планирование на всю жизнь. Основой данной системы является система управления по целям, предлагающая практические инструменты, такие как Основной Список Целей и Бланк Планирования Цели (БПЦ), Высокодоходные Виды Деятельности (ВВД). Данная система хороша тем, что предлагает практический алгоритм работы с целями, декомпозируя и каскадируя их до организации дня. Начинается она с определения миссии, ценностей и желаний, далее большое внимание уделяется концепции сбалансированной личности, используя для этого работу с Колесом Жизни по определенному алгоритму. Колесо Жизни включает в себя шесть основных сфер личной жизни, таких как: финансы и карьера, семья и дом, физическое состояние и здоровье, интеллектуальная сфера и образование, социальная и культурная, духовная. Опыт работы показывает, что большое значение имеет даже расстановка приоритетов в этих сферах: она определяет правильность решений и скорость их принятия. Также опыт показывает, практически никто из молодых участников программ, не только не ставит духовную сферу на первое место, но даже и не понимает, что к ней относится и для чего она нужна. А духовная сфера – это самая важная сфера для человека, т.к. она отвечает за смысл жизни и ценности. Именно понимание своих ценностей и смысла собственной жизни, предназначение конкретного человека, позволяют правильно построить систему жизненных целей и сценария жизни, а значит быть эффективным в долгосрочной перспективе. Последние исследования, посвященные достижению успеха людьми, показывают, что единственным фактором, влияющим на успех человека в жизни, является такой фактор, перспектива времени на которую человек планирует свою жизнь. Такой перспективой является время на 15-20 лет.
Метод № 11: Делегирование Полномочий или перераспределение обязанностей
При применении метода делегирования дел или полномочий важно четко представлять себе причины, заставляющие вас это делать, а именно, основную цель. Для руководителя такой целью может быть – высвобождение времени для работы над стратегическими вопросами: долгосрочное планирование, определение новых направлений развития компании, подготовка адаптации компании к будущим изменениям. Дополнительными целями для делегирования полномочий могут быть цели по вовлечению сотрудников в решение целей компании на более высоком уровне, по формированию команды единомышленников в компании, по развитию лидеров в компании и другие. Как бы талантливы и дисциплинированы вы не были, всегда наступает такое время, когда для повышения собственной эффективности вам придется использовать других людей с помощью делегирования полномочий. Для многих время – очень ограниченный ресурс. Делегирование – самый быстрый способ решить эту проблему. Делегирование экономит время и уменьшает количество стрессовых ситуаций.
Делегирование является постоянно действующим переходным
этапом в процессе перераспределении обязанностей.
При росте и развитии организации происходит увеличение выполняемых оперативных функций, что заставляет руководителей разных уровней проводить делегирование полномочий для последующего закрепления их в должностных обязанностях, поэтому делегирование должно проводится системно, то есть на всех уровнях менеджмента и на постоянной основе.
Делегирование – это часть процесса организации как функции менеджмента, а именно, её второй части - организации процесса работы. Делегирование должно быть организовано в компании как процесс, и именно, как процесс перераспределения функций на всех уровнях менеджмента, который вызывается к жизни ростом организации: то есть увеличение объема делегирования должно происходить по мере роста организации, желательно, чтобы этот процесс носил проактивный характер, то есть делегирование происходило до того, как возникнет цейтнот времени, для возможности работы над стратегическими вопросами. Делегирование как принцип необходимо использовать и в семье, с целью вовлечения всех членов семьи во внутрисемейные дела, а также для укрепления семейных связей и повышения уровня взаимопонимания в семье.
Алгоритм работы по методу:
1. Определить уровни делегирования в компании
2. Расписать сотрудников компании по уровням делегирования.
3. Определить перечень видов деятельности для делегирования в
соответствии с уровнями делегирования.
4. Составить систему делегирования полномочий сотрудникам компании,
исходя из их уровня делегирования, рабочего функционала, видов
деятельности для делегирования и необходимого уровня делегирования.
5. Составить график делегирования и обучения.
6. Корректировать систему делегирования в компании по мере ее
практического применения.
Метод № 12: Борьба с Поглотителями Времени
Наверно, это самое простое, с чего надо начинать тому, кто задумался об управлении собственным временем. Это не только самое простое, но и то, что дает быстрые результаты. Для начала надо определить то, что напрасно или слишком много отнимает у вас времени. Примерный список приведен ниже. Когда список того, что отнимает время будет составлен, необходимо продумать способ борьбы с поглотителями времени, самый простой способ – это не делать это или упростить это или делегировать это кому-то.
Алгоритм работы по методу:
1. Составить список поглотителей вашего времени.
2. Выбрать от шести до девяти из них, самых злостных поглотителей вашего
времени.
3. Расставить их по приоритетам, №1- самый злостный, далее по
убывающей.
4. Постараться определить, по возможности, процент теряемого рабочего
времени по каждому из них в день, неделю и месяц.
5. Определить способ борьбы с каждым из них.
6. Начать действовать, начиная с первого в списке.
7. Составить списки поглотителей времени, от 6 до 9, второй, третьей
очереди и т.д. Алгоритм повторяется для каждой из очередей.
ТО, ЧТО НАПРАСНО ОТНИМАЕТ ВРЕМЯ
1. Нечеткая постановка целей Вам
2. Отсутствие приоритетов в делах у Вас
3. Попытка слишком много сделать за один раз
4. Отсутствие представления о предстоящих задачах в будущем
5. Плохое планирование дня, недели, месяца
6. Заваленный письменный стол
7. Чрезмерное чтение деловой литературы, газет, журналов
8. База данных, неудобная для работы
9. Недостаток мотивации
10. Телефонные звонки, отрывающие от дела
11. Поиск записей, адресов, телефонных номеров, файлов
12. Недостаток взаимодействия с подразделениями, сотрудниками
13. Незапланированные посетители
14. Неспособность сказать «нет»
15. Плохая исполнительская дисциплина, неполная или запоздалая
информация
16. Отсутствие самодисциплины, самоорганизованности
17. Неумение довести дело до конца
18. Отвлечение на внешние факторы
19. Затяжные совещания
20. Недостаточная подготовка к делам, встречам, совещаниям
21. Плохой контроль, нечеткая обратная связь от сотрудников или ее
отсутствие
22. Несогласие с поставленными целями, задачами
23. Излишняя коммуникабельность
24. Чрезмерность ведения деловых записей
25. Синдром откладывания дел
26. Желание знать ВСЕ факты
27. Длительное ожидание чего-либо, согласования, простои
28. Спешка, нетерпение в работе
29. Слишком редкое делегирование полномочий
30. Недостаточный контроль за делегированными полномочиями
31. Нечеткая постановка целей \ задач Вами для сотрудников
32. Несовпадение \ отсутствие приоритетов в делах у Вас и Вашего руководства
33. Профессиональная некомпетентность сотрудников
34. Неформализованность бизнес-процессов
35. Отсутствие команды в компании, подразделении
36. Отвлечения от работы
37. Интернет
38. Социальные сети
Кому, как и когда применять методы планирования времени
1. Метод «шести самых важных задач» встречается реже, и его в основном используют топ-менеджеры и владельцы фирм
2. Метод А, В, С значительно сложнее, однако его эффективность при правильном применении высока.
Его применяют руководители среднего звена
3. Метод Эйзенхауэра является наиболее сложным, но эффективность его очень высока, поскольку все дела рассматриваются, планируются и выполняются с учетом важности, срочности и приоритетности.
4. Система учета времени А. Д.Любищева позволяет вести
учет времени, которое затрачивается на выполнение
основных и вспомогательных дел.
a. Благодаря этой системе можно с большой точностью делать прогноз о времени на многие виды работ.
5. Система управления временем Б. Франклина позволяет вести «сквозное» планирование деятельности, от принятых жизненных ценностей до выполнения повседневных дел и задач. Моя рекомендация состоит в том, чтобы дополнить данную систему системой аудита времени А. А. Любищева.
При одновременном использовании этих двух систем можно достигнуть двойного эффекта, поскольку появляется возможность посмотреть как «вперед», так и «назад».
6. Принцип 80/20 может применяться как в сочетании с
другими методами, так и совершенно независимо:
a. когда во главу угла ставится достижение максимальных результатов при минимизации затрат.
b. Когда важно четко понимать, как можно достигнуть максимальных результатов за заданное и/или ограниченное время.
7. Правило 60/20/20 позволяет с меньшими эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей, рационально распределяя время между основными категориями.
Независимо от того, какой вы метод или стратегию выберете или создадите свой, не делайте расписание жестким оптимально жестко фиксировать по времени 60 % времени, максимум – 80%.
a. В противном случае любой сбой в расписании будет приводить к срыву остальных дел.
b. Появление сбоев в расписании по мере ежедневного и еженедельного накопления может привести к стрессу, в том числе хроническому, что, в свою очередь, обязательно приведет к резкому падению вашей эффективности и степени мотивации к деятельности на длительный период времени.
Расписание на день составляется накануне вечером или утром
текущего дня.
Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы:
1. Когда вы составляете расписание утром, то уже в процессе его составления вы включаетесь не только в планирование, но в реализацию некоторых пунктов плана.
a. Процесс планирования мягко перетекает в выполнение плана.
2. Если расписание составлять накануне вечером, в конце рабочего дня, то вам известно, на чем вы остановились и с чего продолжить завтра.
b. Более того, вам уже не придется утром думать, что сделать сначала, а что потом.
Методы управления временем могут выполнять как стратегические, так и тактические функции.
К стратегическим методам управления временем можно отнести:
1. Принцип Парето,
2. Хронометраж, ( метод А.А. Любищева)
3. Матрицу управления временем Эйзенхауэра
4.Шесть самых главных дел Айви Ли
5. Систему Бенджамина Франклина,
6. Понятие «Эффективность»
7. Система LMI
8. Принцип Фокуса: Система управления целями, задачами,
временем на основе фокусировки.
К тактическим методам управления временем:
1. Делегирование полномочий
2. Борьба с Поглотителями Времени
3. Метод А, В, С.
4. Основное Правило Планирования
Стратегию Управления временем можно получить, если соединить вместе несколько методов, как стратегических, так и тактических. Здесь важно выбрать те из них, которые наиболее подходят именно Вам. Стратегия не должна быть сложной, но она обязательно должна быть эффективной.
Клиенты часто просят дать оценку организационным мероприятиям, на которые они меня приглашают, и это правильно, мы должны всё подвергать анализу, но в то же время понимать, что одноразовые акции, если они не посвящены какому-то одному событию или проекту, не могут существенно изменить эффективность чего-либо в силу своей одноразовости: мы не можем выучить иностранный язык за один раз, высшую математику и все остальные вещи тоже и даже сформировать навык. Поэтому при анализе мероприятий мы должны учитывать прежде всего долгосрочную цель, которой служит это мероприятие и рассматривать его эффективность через призму череды подобных событий, растянутых на время достижения этой цели. Исследования в области выяснения факторов, определяющих успех или неуспех человека в жизни, выявили только один такой фактор, который был назван «перспективой времени», а именно, планирование своей жизни на длительность 20-30 лет. Анализ одиночного события не изменит эффективность, но коррекция всех последующих, исходя из результатов анализа, существенно повысит её. Только построение систем, а в данном случае системы целей, даст возможность существенного изменения личной эффективности. Само создание системы ваших целей уже значительно повысит вашу эффективность, но чтобы поддерживать её в долгосрочной перспективе необходимо корректировать её.
На создание систем запрограммировано человеческое мышление, т.к. системы снижают уровень неизвестности, а значит, повышают уверенность в себе и, главное, активность. Существуют разные системы, например, есть система школьного образования, которая подразумевает под собой обязательный перечень определенных дисциплин в определенном объеме - если человек добросовестно их изучает в течение 10 лет, то он способен (получает право) перейти на следующий вышестоящий уровень - поступить в другую систему - систему высшего образования, которая также состоит из набора учебных дисциплин в соответствии со специальностью в определенном объеме. Если он добросовестно проштудирует и этот уровень, то он способен (получает право) перейти на следующий вышестоящий уровень - поступить в другую систему - работать по специальности и так далее... Понимание системы на каждом уровне позволяет видеть картину в целом, а не по частям, что позволяет успешнее и эффективнее преодолеть текущий уровень и перейти на следующий, что в целом означает повышение уровня жизненной эффективности, учитывая, конечно, тот фак, что мы движемся к «концу», а не к «началу».
Предлагаю собственную систему управления жизнью,
целями, задачами и временем под названием
«Самокат Жизни»
Почему самокат? Потому что, прежде всего он состоит из двух колес, объясню ниже, почему это важно; во-вторых, потому, что он катится сам; и, в-третьих, нужны личные усилия для того, чтобы он покатился.
Два колеса - Колесо Счастья и Колесо Успеха; они олицетворяют два
важных начала в нашей жизни, необходимых для получения
удовлетворения от неё.
Колесо Жизни показывает степень нашей удовлетворенности личной стороной жизни.
Колесо Успеха показывает, как обстоят дела у нас в части нашей жизни, касающейся Дела Жизни.
Почему выбраны колеса как форма, потому, что колесо имеет форму круга, а круг это то, что лучше всего катится. Спицы в колесах – это важные для вас стороны вашей жизни или работы. Скорость движения или эффективность зависит, во-первых, от того, насколько вы являетесь сбалансированной личностью и грамотным менеджером, то есть насколько колеса имеют форму круга, поэтому регулярно надо проверять колеса и стремиться придать им форму круга, чтобы уменьшать прилагаемые усилия и издержки; а, во-вторых, от ваших собственных усилий: слабо оттолкнетесь – тихо поедете и далеко не уедете. А рулем является ваша система целей по спицам в колесах самоката. Те цели, на которые обращается фокус вашего внимания, и определяют направление вашего движения, их долгосрочность определяет длительность вашего движения в избранном направлении. Такая простая система дает визуальное представление о том, на что мы должны обращать наше внимание и определяет алгоритм, то есть последовательность наших действий.
Система «Самокат Жизни» представляет собой систему жизненного успеха - систему эффективного долгосрочного управления собственной жизнью, она дает возможность увидеть картину своей жизни в целом, а не только отдельные её части, что позволяет построить эффективную систему жизненного успеха с учетом временной перспективы.
Она позволяет как Полярная Звезда для моряков выбирать правильный путь к цели, чему-то говоря "да", а чему-то говоря "нет". При этом объясняя причины, почему не происходит того, что хотелось бы, чтобы происходило, к примеру, ожидания будущих доходов одни, а в реальности этого не происходит, почему...
И это, наверно, главное, что со временем даст Вам Система «Самокат Жизни» - это возможность со временем не спрашивать у других, как и что, делать и почему это происходит, а самостоятельно это понимать и делать правильные вещи правильно, то есть быть эффективным в долгосрочной стратегической перспективе. То есть она заменит часть отсутствующего у Вас на сегодня практического жизненного опыта, набором универсальных жизненных принципов, которые будут помогать Вам принимать правильные решения в ситуациях, для решения которых у Вас отсутствует опыт по их успешному разрешению, что позволит Вам быть более эффективным, чем остальные из вашего поколения.
Описанный в данной книге принцип Фокуса - это проецирование целей и задач на различные временные промежутки. Это главное правило для получения долгосрочных эффективных результатов.
Данная система управления временем, целями и задачами хороша тем, что позволяет делать тройной фокус:
1. Фокус во времени
2. Фокус на задачах
3. Фокус на целях.
Если вы хотите после прочтения получить не только эстетическое, но и практическое удовольствие, то важно понимать, что для этого вы должны пройти три этапа:
сейчас вы находитесь в конце первого этапа, 60% читателей так и остаются на этом уровне, довольствуясь только эстетическим удовольствием;
30% читателей переходят на второй этап, желая получить и практическое удовольствие, сформировав навык, они получают только частичное практическое удовлетворение; и
только 10% читателей достигают третьего этапа, получая за это не только полное практическое удовольствие, но и саморазвитие и самореализацию в виде достижения своих целей.
Суть третьего этапа заключается в том, что после формирования навыка необходимо продолжать практиковать его до тех пор, пока это не даст реализации поставленных целей, связанных с формированием и развитием этого навыка. На данной системе сформирован органайзер «Самокат по Жизни».