1. Разработайте тревел‑политику
В регламент рабочих поездок стоит включить:
- Перечень расходов, которые компания готова взять на себя. Например, питание и подарки партнёрам — за счёт бизнеса, а вот мобильную связь и такси оплачивает работник.
- Лимиты на проезд и проживание для сотрудников разных должностей. Допустим, четырёхзвёздочные отели — для руководителей отделов, трёхзвёздочные — для рядовых сотрудников.
- Правила документооборота. Это сроки оформления командировки, подготовка заданий, порядок подачи заявлений и отчётов. Также важно назначить сотрудника или отдел, который будет отвечать за соблюдение тревел‑политики.
Можно добавить шаблоны документов для поездки — заполнять их работникам будет проще, и количество неправильно составленных бумаг заметно снизится.
Чтобы тревел‑политика приносила ещё больше выгоды, разбейте её на несколько частей по значимости командировок для бизнеса. Продумайте для них разные правила и лимиты. Это могут быть поездки:
- Для поддержания имиджа. Выступления на конференциях, участие в форумах или тренингах. Такие мероприятия не принесут моментальной выгоды, поэтому расходы на билеты и жильё можно снизить.
- Для развития компании. Рабочие проверки, встречи и переговоры. Подобные командировки нацелены на увеличение прибыли, поэтому и потратиться на них можно чуть больше. Приоритет здесь — комфорт сотрудника и скорость передвижения.
Быстрее сортировать поездки по задачам поможет кодовая система. Присвойте разным форматам командировок числовые обозначения, соберите их в единый список и приложите его к тревел‑политике.
2. Рассматривайте разный транспорт и жильё
Самолёт далеко не всегда самый удобный и выгодный способ передвижения. Если прямых рейсов в нужный город нет, стыковки могут отнять больше времени, чем путь на поезде. К тому же в вагоне реально работать: во многих составах есть Wi‑Fi, двухместные купе и даже купе‑переговорные. Ещё один вариант — автобусы. Недолгая поездка на них не повредит комфорту, при этом сэкономит достаточно времени и денег за счёт отсутствия пересадок.
С жильём история та же. Отель подороже, но в центре порой оказывается выгоднее, чем бюджетный вариант на окраине города: стоимость такси или общественного транспорта покроет разницу. Бывает, что посуточная аренда квартиры выходит дешевле гостиницы. А стабильный Wi‑Fi и стиральная машина под рукой сделают долгую поездку комфортнее.
3. Не растягивайте сроки командировки
Чем путешествие короче, тем дешевле обходится бизнесу. Каждый день работы нужно компенсировать суточными, а если поездка выпадает на выходные или праздники — ещё и по двойному тарифу.
Поэтому всегда внимательно рассчитывайте время, необходимое для выполнения задач. Например, если сотрудник должен выступить на конференции днём в четверг, захватывать среду и пятницу на дорогу не обязательно. Можно прилететь утром и вылететь вечером — командировка вместо трёх суток продлится всего одни.
Такая схема работает в большинстве случаев, но есть и исключения. Допустим, все выгодные билеты на нужный день закончились и остался только бизнес‑класс. Он может обойтись дороже, чем суточные и ночь в отеле. Здесь стоит просчитать расходы на несколько вариантов, сравнить суммы и выбрать оптимальный.
4. Заведите корпоративную карту
С ней командировки станут комфортнее и для вас, и для сотрудников. Вы сможете установить лимиты, чтобы сотрудники не выходили за рамки бюджета в поездках. Больше никаких неучтённых расходов — вы будете видеть все транзакции в личном кабинете. Плюс у корпоративных карт обычно есть особые бонусы, вроде повышенного кешбэка или скидок на обслуживание.
Главное — получится вернуть НДС за покупки без лишних нервов. Для возмещения налога потребуется только счёт‑фактура, а если работник будет оплачивать проживание в гостинице и транспорт наличными или своей обычной зарплатной картой, бумагу могут и не выдать.
5. Давайте сотрудникам возможность выбора
Кажется, что назначать перелёты и отели самостоятельно — верное решение для экономии. Но есть риск, что работнику ваш выбор покажется неудобным: от этого пострадает комфорт, а желание трудиться в поездке, вероятно, снизится. Кроме того, ответственный за планирование человек потеряет время, которое можно было бы потратить на решение других, более эффективных для бизнеса задач.
Если условия проживания и перемещения будет выбирать командированный, беспокоиться об этих проблемах не придётся. Главное — обозначить ему лимиты и условия тревел‑политики. А ещё можно поручить покупки ответственному лицу, например бухгалтеру: командированный даст ссылки на удобные варианты, организатор их оплатит, а затем поделится билетами и деталями бронирования.
6. Анализируйте отчёты о предыдущих поездках
Проверяйте документы разных сотрудников, смотрите, отличаются ли расходы, и ищите причины повышенных трат. Например, кто‑то выбрал неудобный для компании вылет или обедал исключительно в дорогих ресторанах. Такие данные помогут скорректировать тревел‑политику и привести её к оптимальному для бизнеса варианту.
Чтобы анализировать было удобнее, стоить завести сводную таблицу. Разбейте документ на столбцы по категориям: билеты, проживание, питание, мобильная связь, транспорт во время поездки и так далее. Дату путешествия и имя командированного сотрудника тоже укажите. Загружать в таблицу можно только суммы расходов, а детали пусть хранятся в отчётах. Если заметите аномалию, поднимите документы, чтобы увидеть, по какой причине траты выросли.