P.S Материала в этой статье много. Я знаю все мы ленивые, и не хотим читать так много.Поэтому в конце статьи есть дз, которую надо выполнить обязательно.
1.Заполняем входящую корзину: незавершенные циклы.
Итак, первая наша задача — освободить свою голову от ненужностей. Ненужность — любое действие, которое надо сделать. Незавершенный цикл. Любая задача, которая где-то глубоко сидит у вас в голове и ожидает вашего внимания. Помочь? Всё, что начинается со слова «Надо» — идёт сюда: «Надо убраться в комнате», «Надо сделать курсовую», «Надо съездить домой», «Надо узнать больше про юр.лица»,«Надо забрать маму из аэропорта 13 июля», «Надо позвонить бабушке», «Надо сходить на тренинг, который через пол года», «Надо определить свои финансовые цели». Всё, что начинается со слова «Хочу» — тоже сюда: «Хочу стать богатым», «Хочу заняться благотворительностью».то начинается со слов «Давно пора было» — тоже сюда: «Давно пора было выкинуть этот диван», «Давно пора было переехать», «Давно пора было купить себе новый телефон». Что еще поглощает ваше внимание? Записывайте каждую мысль, которая придёт вам в голову — личную, рабочую, связанную с учебой. Вся входящая, но неразобранная почта, все контактовские сообщения, требующие от вас каких-то действий (ответа, например). Делать это надо, пока ваш мозг не опустошится. Пока не занимаемся этим, заняться этим надо будет в «Практической части», когда вы будете видеть всю картину. Переходим ко второму этапу.
2.Разбор корзины.
Итак, наш мозг пуст и никакие проблемы в него не стучатся. Если стучатся — вернитесь на шаг назад и поместите их все в корзину. Теперь разбираем корзину. Главное правило здесь — «One crisis at atime» — то есть одна проблема в единицу времени. Корзина может быть ужасающих размеров — я не буду вас уважать, если после первичного сбора там будет меньше 100 задач. Не бойтесь. Возьмите одну случайную задачу из корзины. Всё. Теперь мы работаем с ней. Все остальные лежат в корзине и дожидаются своей очереди. Они ее обязательно дождутся, ничего не будет упущено, если только оно лежит в корзине. Если вы что-то забыли и только сейчас вспомнили — запишите это и положите в корзину, это тоже дождется своего часа. Это вообще общее правило — когда бы какая левая мысль не пришла к вам в голову и не начала требовать внимание и осмысления — поместите ее в корзину, и возвращайтесь к текущему делу. Итак, у нас в руках ОДНА задача, и мы занимаемся ее обработкой.
2.1.Что это?
Первый вопрос, который вы задаёте себе про задачу в ваших руках — «Что это?». То есть что это за дело, откуда оно взялось в вашей голове. Убедитесь, что вы сами себя понимаете и помните, о чем вообще сами себе недавно написали письмо.
2.2.С этим нужно что-то делать?
Второй вопрос — «С этим нужно что-то делать?». В корзине могут оказаться какие-то рекламные буклеты, которые вас заинтересовали, мысль «Я люблю смотреть кино» или чье-то письмо, уведомляющее вас о чём-то, что вам не очень важно, и вы поместили это в корзину просто потому что это какая-то вещь, которая требовала вашего внимания. Пришло время узнать, можно ли что-то сделать с тем, что у вас в руках. Ответьте себе на этот вопрос.
2.3.Нет: Мусор
Если с задачей нельзя ничего сделать, и вообще никакого интереса для вас она не представляет, вам по большому счету забить на это и вы вообще не очень понимаете, как это оказалось в вашей корзине — то дорога такой задаче в мусор. Не смейтесь, около 30% ваших задач должны попасть именно сюда.
2.4.Нет: Заметки
То, что вы держите в руках, может быть справочной информацией, и делать с ней ничего не нужно. Она попадёт в специальный список «Заметки», и вы всегда будете знать, что ваши заметки и примечания лежат в этом списке.
2.5.Мне?
Если мы дошли до этого вопроса, значит в наших руках задача, про которую вы всё понимаете и с которой следует что-то делать. Спросите себя «Кто должен заняться выполнением этой задачи? Я?». Может быть, в вашу корзину попала не ваша задача — «Моей жене надо сходить в банк и восстановить свою карточку», «Мой офис должен быть переобустроен нанятыми рабочими через неделю», и т.д
2.6.Нет: Ожидание
Если задачу надо выполнить не вам, немедленно делегируйте ее. После этого поместите ее в специальный список «Ожидание», добавив туда пометку о том, кто теперь занимается этой задачей и когда ожидается ее выполнение. Если прямо сейчас делегировать задачу невозможно физически (разгребаетесь ночью, или связи нет) — поместите задачу «Перепоручить то-то то-то тому-то тому-то» в корзину, и в своё время эта задача пройдет все этапы обработки. Кстати, задача «Перепоручить что-то» уже ваша, а не чья-то. Еще в список «Ожидание» попадают задачи, которыми уже занят другой человек, а вы зачем-то всё равно ее сюда внесли. Например, вы написали кому-то письмо, и ждете реакции вашего собеседника — поместите эту задачу в список «Ожидание», вместе с именем собеседника и датой,с которой вы начали своё ожидание.
2.7.Сейчас?
Если вы дошли до этого пункта, то задача в ваших руках вам ясна, с ней нужно что-то делать, и притом именно вам. Задайте себе вопрос «Надо ли это делать сейчас?». В данной ситуации «Сейчас» — понятие растяжимое, и предполагает сейчас-сегодня наравне с сейчас-в этом месяце. Субъективно ответьте, сейчас ли надо сделать что-то с этой задачей.
2.8 Нет:Календарь
Если задача имеет конкретную дату и/или время, поместите ее в календарь. Календарь — один из наших рабочих инструментов, наравне со списками «Заметки» и «Ожидание». Еще раз, это задача, с которой нужно что-то делать, и притом именно вам, и в конкретную дату. Это какие-то пары, на которые вы обязательно придёте, это тренинг, на который вы уже решили идти, это запланированные встречи, это ваши купленные билеты на самолёт или поезд, концерты, мероприятия, на которые вы уже строго решили пойти. Если вы еще в размышлениях, то для вас следующий список.
2.9 Нет:Когда-нибудь потом
Если с задачей надо делать что-то, именно вам, но не сейчас, и непонятно когда, то она попадает всписок «Когда-нибудь потом». «Когда-нибудь потом» не значит «Никогда», это значит «Когда-нибудь потом». Но это и не значит «Завтра» или «Послезавтра», это значит «Когда-то непонятно когда», и даже «Когда-то, но я не хочу думать когда». Запомните, этот список — не кладбище ваших задач, они будут отсюда уходить, причем вы еще даже не представляете, с какой скоростью. А еще этот список будет очень клевым. Он будет содержать все ваши мечты, все дела, которыми вы хотели бы когда-нибудь заняться, всё супер-пупер-интересное и важное в вашей жизни. Этот список будет вашим живым аргументом для того, чтобы вставать по утрам и заниматься чем-то, потому что так вы приближаете выполнение дел из этого списка.
2.10 Для выполнения этой задачи требуется один шаг?
Итак, в ваших руках задача, про которую вам всё известно, с которой надо что-то делать, именно вам, и сейчас. Теперь самый сложный вопрос — задача одношаговая? Вы переоцениваете класс одношаговых задач. Задача «помыть пол» не является одношаговой, если в вашем доме нет швабры. Придётся сначала купить швабру, а потом уже мыть пол. Задача «сходить в кино» не является одношаговой, если вы не знаете, какой фильм посмотреть. Сначала придётся выбрать фильм. Но задача «Сходить в кино на человека-паука» тоже не является одношаговой — сначала надо выбрать кинотеатр и дату сеанса. Задача «Починить автомобиль в автосервисе таком-то» не является одношаговой, если вы еще не позвонили в автосервис и не договорились о вашем визите туда. Вместо нее будет задача «Позвонить в автосервис и договориться о вашем визите». Но может так случиться, что задача в ваших руках — вполне себе одношаговая.
2.11 Одношаговая: Для выполнения задачи прямо здесь и сейчас требуется меньше двух минут?
Если задача одношаговая, и надо меньше двух минут для ее выполнения — выполните ее немедленно.
2.12 Одношаговая: Больше двух минут: снова те же вопросы
Итак, в наших руках одношаговая задача. Давайте снова зададим себе два вопроса — «Мне ли ее надо выполнить?» и «Сейчас?» Позже вы поймете, зачем мы снова задаём эти вопросы, и как сюда могла попасть не наша задача или задача типа «не сейчас». Опять же, при отрицательных ответах на эти вопросы мы знаем, что надо делать — в «Ожидание», либо «Календарь», либо «Когда-нибудь потом». Если ответ «ДА» на оба вопроса, то в наших руках тяжелый случай. Задача, про которую мы всё понимаем, которую надо делать, причем нам, причем сейчас, причем она одношаговая, но занимает больше двух минут или не может быть выполнена в текущих условиях... Блин, это же та самая задача,которую придётся делать! А мы-то уже думали что нашли рецепт успеха и полного безделья! Нет. Здесь кончается наше путешествие, это есть тупик нашего процесса разбора задач (да-да, я помню, есть еще многошаговые задачи, не надо мне о них напоминать, всё разберем). Такая задача попадает в список «Первоочередные действия».
2.13 Многошаговая→Проект
Если задача многошаговая, то это называется «Проект», и такой проект помещается в специальный список проектов. Это не совсем простой список, здесь каждый элемент будет иметь еще какую-то кучу данных внутри. Для визуализации такой структуры представьте себе папку на компьютере, в которой лежит много текстовых файлов. Вот каждый текстовый файл — это проект. Название файла — это название проекта — то есть название той самой многошаговой задачи, которую вы сейчас держите в руках. Содержание файла это содержание проекта, и именно этим мы займемся через пару секунд. А пока мы создаем новый проект с названием таким же, какое имеет задача в наших руках, и начинаем заниматься детализацией этого проекта.
2.14 Проект:Критерий выполненности
Первое, что надо определить (и записать, естественно) по данному проекту, это критерий его выполненности. Когда вы сможете сказать себе «Это дело сделано»? Что для этого должно случиться? Какие конкретные события должны произойти? «Хочу стать богатым» — значит «Сумма на моём счету должна превысить двадцать миллионов долларов». «Хочу убраться в квартире» — значит «Везде всё чисто, я смотрю вокруг и радуюсь, меня ничего не раздражает, я нигде не вижу беспорядка или грязи». Конкретика, конкретика. Не жалейте букв, здесь можно написать очень длинный критерий выполненности, главное, чтобы он был чётким и ясным. Просто у каждого человека существует тонна незавершенных циклов, которые невозможно выполнить, потому что человек сам не знает, при каких условиях он сможет считать эту задачу выполненной. Ваша цель сейчас — определить эти условия для этой конкретной задачи.
2.15 Проект:Примерный план выполнения
Ок, мы знаем, как можно понять, выполнен проект или нет. Теперь вопрос — где мы находимся сейчас, и где мы хотим оказаться? Оцениваем этот разрыв и спрашиваем себя «А примерно, какой мост надо будет построить? Какого размера, в какую сторону, из чего он будет состоять?» Оцениваем примерные наши шаги до выполнения этого проекта. Прямо по-порядку, записываем, как мы попадём в ту точку, в которую хотим. Может быть, там будет дырка — например, когда выполнение проекта зависит от других людей или неизвестных нам пока обстоятельств. Ничего страшного, наметьте себе хотя бы примерный путь. Записали все шаги — один-два-три-...-PROFIT!
2.16 Проект:Первый шаг
Теперь самое сложное — определить первый шаг по проекту. Нет, первый шаг, который вы определили в примерном плане, вы определили неправильно. Надо сделать это заново. В чем суть? В том, что ваш первый шаг должен быть одношаговой задачей. Все остальные — не обязательно, а первый — обязательно. «Помыть пол» превращаем в «Купить швабру», «Купить швабру» превращаем в «Нагуглить и заказать швабру в интернет-магазине». Во, это уже одношаговая задача в проекте «Уборка дома».«Починить машину» превращаем в «Заехать в автосервис починиться», а это превращаем в «Позвонить в автосервис и договориться о ремонте», а это превращаем в «Узнать телефонный номер автосервиса», а это превращаем в «Позвонить Васе Пупкину и узнать у него номер автосервиса, в котором он чинится». Вот это одношаговая задача, и первый шаг по проекту «Починить машину». «Сдать матан»превращаем в «Заботать матан», а это в «Скинуть лекции по матану на планшет», а это в «Раздобыть лекции откуданибудь», а это в «Зайти в нашу группу вконтакте и попросить ребят отфоткать и выложить лекции». Вот это одношаговая задача, и первый шаг в проекте «Сдать матан». Всё ясно? После этого полученный вами первый шаг идёт обратно по нашему дереву планирования к вопросу«Является ли эта задача одношаговой?» и теперь мы отвечаем «Да, является». Ну и потом работаем с этой задачей как с одношаговой. Теперь вам должно быть понятно, почему мы снова спрашивали себя, наша ли это задача, и сейчас ли ее надо делать. После определения первого шага по проекту может оказаться, что его надо перепоручить (список «Ожидание»), или сделать в определенную дату (календарь). Либо эта задача делается за две минуты (завершить немедленно, прямо здесь и сейчас! А по проекту надо сразу определить новый первый шаг), а может быть нет, и не перепоручается, и не вконкретную дату, тогда — в список «Первоочередные действия».
3.Дальнейшая работа
Итак, мы закончили разбирать корзину, она теперь пуста, а у нас накопилась
гора мусора и несколько списков — «Заметки», «Ожидание», «Когда-нибудь потом», «Календарь», «Первоочередные действия» и довольно сложно устроенный список «Проекты» — в нём каждый проект содержит «Критерий выполненности», «Примерный план выполнения» и «Первый шаг», а сам первый шаг еще продублирован в каком-то другом списке — в ожидании, в календаре или в первоочередных действиях. Как же теперь работать? Смотрели крутые вестерны — кино про ковбоев? Представляете себе стандартный кадр с двумя стволами — в левой и правой руке? Так вот, ваши два ствола — это список первоочередных действий и календарь. Это всё, что вам локально нужно для текущей работы. Про остальное можете на время забыть. Проснулись утром — смотрим в календарь. Там написано, что и когда сегодня будет сделано ОБЯЗАТЕЛЬНО.В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ. Поняли, почему в календарь столь важно помещать именно строго назначенные задачи? Таких задач в день одна две. Или ноль. Это ваши «якоря», в назначенное время вы точно должны быть в назначенном месте, без вариантов. Поймите, во сколько вам надо выйти, чтобы придти куда надо хотя бы за пятнадцать минут до начала, и сделайте именно так. Список первоочередных действий — то, что вам надо сделать как можно скорее. Постоянно глядите на него, весь день просматривайте его раз за разом. Как только освободились — глазами в этот список, и выбираете следующую задачу для выполнения. Если выполненная вами задача была первым шагом какого-то проекта, то после выполнения ее надо назначить новый первый шаг по этому проекту, и понять что с ним делать. Или, если прямо сейчас времени на это нет, то скинуть в корзину входящих материалов задачу «Назначить первый шаг по такому-то проекту», и продолжать свою работу забив на эту задачу. В течении дня на вас будет валиться поток новых задач, требований, мыслей, проблем. Может, вспомнятся еще какие-то проблемы, которые при первой «разгрузке мозга» не вспомнились. Пихаем всё в корзину «Входящие», разгребем позже. Сейчас мы работаем, в одной руке календарь, в другой руке список первоочередных действий.
3.1 Поддержание работоспособности системы
Как система работает, вы уже поняли. Но эффективной она будет только если вы будете ей доверять. Вы сможете забыть про задачу и со спокойной душой заниматься другим делом, только если задача, которую вы поместили в корзину входящие будет действительно когда-то рассмотрена, а не упущена из виду.
Вернее, вы сможете успокоиться только если вы УВЕРЕНЫ в том, что задача не будет упущена. Тот факт, что любая задача найдет себе пристанище в одном из списков (или в мусоре) сомнений не вызывает. Проблема лишь в следующем: «А что если я запишу что-то в корзину, а оно там пролежит до самого дедлайна и так и не выполнится?» или «А что если я запишу что-нибудь в когда-нибудь потом,и забуду об этом, а задача в то время станет актуальной и должна будет быть выполнена, а я про нее забыл, как быть?». Еще «А что если задача в списке «Ожидание» будет завершена тем человеком, которому я ее делегировал, а у меня она останется там лежать, и новые действия не будут предприняты?». Вот эти вопросы убивают вашу уверенность в системе, заставляют не доверять ей и забросить ее нафиг. Как решается? Легко! Регулярный обзор. Это ОЧЕНЬ важно. Без этого всё — тлен. Каждый вечер вы разбираете свою корзину входящих материалов — всё, что накопилось за день. Каждую неделю (я люблю делать это в понедельник утром, например) вы смотрите, что было выполнено в прошлую неделю, что будет выполнено в следующую, просматриваете ВСЕ свои проекты, убеждаетесь что у всех первый шаг — актуален, просматриваете все свои списки заново, убеждаетесь, что все задачи в «Ожидании» всё еще подвешены и ждут, убеждаетесь, что у вас нет в голове незаписанных незавершенных циклов (а если есть — во «Входящие» их! а потом опять разбор корзины). Итак, сделали еженедельный обзор. После этого, как правило, список первоочередных действий довольно короткий, календарь на неделю тоже не загружен, да и проектов немного (а как же, мы же всю неделю трудились, выполняя какие-то задачи из своих списков). Теперь заглядываем в самый клевый список — «Когда-нибудь потом», просматриваем его весь, и ищем задачи, которые могли стать актуальными за это время. Если такие есть — во «Входящие» их, разбираемся с ними как с новыми. Если нет или мы их все разобрали, а дел всё равно маловато — еще раз смотрим в «Когда-нибудь потом», и ищем там задачи, которыми в принципе можно начать заниматься сейчас. Отправляем их во «Входящие», и оттуда как всегда (только на вопрос«Сейчас?» в этот раз ответим «Да!»). Вот, теперь суть потихоньку проясняется в голове. Вся текучка обрабатывается и выполняется, быстро и чётко. Когда вы заняты делом — остальное спокойно ждет вас в вашей системе. Всё схвачено, всё учтено. Всё будет обработано и сделано в своё время. Никаких графиков, кроме довольно слабо загруженного календаря. Ваши мечты записаны в списке «Когда-нибудь потом», и каждую неделю несколько пунктов оттуда попадают в ваше активное поле зрения, расходятся на проекты или текущие задачи и выполняются. РЕАЛЬНО ВЫПОЛНЯЮТСЯ. Вы начнете кататься на серфе, научитесь экстремальному вождению, поедете в горы с семьей и станете откладывать деньги. Всё из этого потихоньку войдет в вашу жизнь, если вы захотите. И нет, список «Когда-нибудь потом» не опустеет. Он будет расти, вместе с границами вашего воображения. С каждой новой неделей вы будете позволять себе мыслить всё шире и шире, и ставить всё более дерзкие цели.