Сняться с воинского учёта в царской России можно было по следующим обстоятельствам.
1., В связи со смертью.
2., В связи с достижением предельного возраста.
3., В связи с переменой места жительства.
4., В связи с неспособностью по болезни.
5., По приговору суда.
1., К сожалению, большей сохранностью обладают личные дела тех нижних чинов, которые в какой-то степени сумели «засветиться». Иными словами, чем-то отметились какими-либо событиями в жизни (например, проступками). К тому же такие дела гораздо многочисленнее, в основном из-за переписки с различными инстанциями. Как раз смерть и относится к такого рода событиям.
Так, увольнительные билеты нижних чинов откладывались в фонде Управления Уездного Воинского Начальника в связи с их смертью. Погашенные билеты перечёркивались крестом, погашались.
Чтобы в этом случае произошло снятие с воинского учёта, необходим был самый главный подтверждающий факт смерти документ – метрическая выпись о смерти.
Или заменяющий его документ. Например, справка (уведомление) больницы.
На священников возлагали серьёзную ответственность – именно они должны были визировать различные изменения, происходящие в семье нижнего чина во время нахождения его вне пределов воинской части (ранее, в рекрутский период - в бессрочном или временном отпуске).
После смерти нижнего чина в лечебном учреждении, контора больницы препровождала его документы Уездному Воинскому Начальнику.
Убитые в сражениях также снимались с учёта после уведомления полковых адъютантов воинских частей.
2., При достижении предельного возраста состояния в запасе (39 лет) нижний чин переводился в разряд ратников Государственного ополчения, а после 43-х лет (с 1-го января следующего года) снимался с учёта.
На некоторых послужных списках (выписках из алфавитов) Уездные Воинские Начальники ставили штамп - дату перевода в ополчения и снятия с учёта (выхода в отставку).
3., При увольнении в запас армии с действительной службы полковой адъютант составлял список нижних чинов - уроженцев уезда, служивших в полку, и отправлял его на имя Уездного Воинского Начальника.
Однако, по закону нижний чин мог выбрать по своему желанию себе место жительства (в т.ч. и временное), поэтому о таких запасных докладывали особо.
В увольнительных билетах таких нижних чинов ставилась отметка о временном пребывании, и их записывали в специальный алфавит.
В случае убытия с места временного проживания, местное военное начальство тут же уведомляло своих коллег.
Временное место жительства могло быть связано со службой в полицейских частях, о чём также поступало уведомление.
Уведомление Уездному Воинскому Начальнику могло поступать и от Волостного Правления, в обязанности которого также входило сличение и учёт состоящих в запасе.
При этом установленные виды на жительство сельские гражданские власти обязаны были переслать почтой по новому адресу.
В результате надписи в увольнительных билетах запасных нижних чинов о временных отлучках могли быть весьма многочисленными.
4., Исключение из алфавитов Уездных Воинских Начальников по неспособности - одна из самых распространённых статей. Как правило, это было следствием какой-либо болезни. Исключённые по этой статье в мирное время уже не подлежали призыву по мобилизации.
5., Снятие с учёта происходило по решению суда (например, за различные преступления, итогом чего становилась ссылка на каторжные работы с лишение прав и состояния).
И, наконец, довольно редкая причина снятия с учёта - пострижение в монашество.