Приветствую всех, меня зовут Воронова Светлана. Я продюсер и управляющий партнер BROTHERS PRODUCTION. Цель статьи - рассказать вам основные секреты и тонкости организации успешного мероприятия.
Что такое успешное мероприятие вообще? Успех -- для каждого понятие разное, и оно будет зависеть от многих факторов:
- какое мероприятие,
- для какой аудитории,
- где проводится,
- как проводится,
- кто участник,
- зачем оно делается.
Все эти тонкости будут определять критерии успеха мероприятия. Потому что успех может быть разный, это может быть финансовый успех, это может быть успех самореализации и имиджевый. На самом деле вы, может быть, удивитесь, но финансовая составляющая не всегда является основным критерием успеха.
Мероприятий много, и они все совершенно разные:
- концертные
- ивенты
- частные
Даже день рождения — это тоже мероприятие. Частный день рождения — это тоже мероприятие, и оно тоже может быть успешным, а может быть для кого-то и не очень. кто-то может разочароваться или остаться недовольным. Это очень широкая тема для разговоров. А также есть деловые мероприятия, выставочные, корпоративные, форумы, семинары и так можно перечислять до бесконечности. Постараемся сегодня сузить тему разговора до концертных мероприятий.
Для кого делаются мероприятия?
Давайте поговорим о самом распространенном виде концертных мероприятий —афишном. Здесь конечно же всё ради зрителей. Один из слоганов нашей компании “Мы создаем эмоции”. Всё ради эмоций зрителей. Мы работаем на очень благородном рынке, мы дарим людям позитивные эмоции, радость, наслаждение, даём возможности им отвлечься от бытовых будней, от своих проблем, дать возможность встретиться с друзьями, просто отдохнуть, отвлечься и провести классно время.
Какую выгоду получает организатор, проводя событие?
Если это сольный концерт, то это 100% про реализацию артиста, на самом деле он поэтому и артист, он не может не выступать. Каждая встреча со зрителями — это его дальнейшее развитие, путь и подпитка энергии. Это получение обратной связи с теми людьми, для которых он работает, потому что для артиста это его жизнь, он этим живёт. Он пишет песни, записывает, снимает клипы, а потом выступает, встречается со своими зрителями и получает максимально обратную отдачу от них. Все это помогает ему продолжать путь. Но, конечно же, я слукавлю, если на этом остановлюсь. Безусловно, это бизнес, конечно, для каждой компании это бизнес. Для продюсера конечно же возникает составляющая финансового успеха мероприятия.
Внутрянка мероприятия
Любое мероприятие, а тем более успешное, это как некий пазл, который собирается из множества кусочков. Если все элементы подойдут на своё место, получится как раз то самое, успешное мероприятие. Многие зрители видят уже финал. Сцена, артисты, свет, звук, за этим всегда стоит огромная команда и достаточно большой тернистый путь. Это бессонные ночи, работа практически на износ. Наверное, это сложно представить. Кажется, что всё это достаточно веселое, красивое и похоже на развлечение. Но на самом деле за каждым концертом стоит большой труд команды. Здесь очень важно наличие человека, который видит стопроцентно конечный результат. Ещё до начала подготовки, на этапе идеи уже нужно видеть конечный результат. Он должен понимать все моменты:
- Что это должно быть?
- Как это должно быть?
- Для кого это должно быть?
- Где это должно быть?
Этим человеком, как правило является продюсер. И только когда он видит конечную цель, выстраивается правильный путь. Продюсер начинает собирать команду проекта, каждого ставить в нужное место, начинается собираться пазл, из которого потом собирается цельная картина. Еще одна важная составляющая успешного мероприятия — это конечно же команда, ее общая цель и видение конечного результата. Как только зарождается идея о каком-то концерте надо понять, для кого мы его делаем, отсюда уже будет вытекать, где его надо делать, какая площадка. Выбор площадки очень сильно влияет на успешность мероприятия. Выбор площадки, состав артистов, вплоть до названия концерта, если мы говорим не про сольник, а например, про сборный концерт. Название, его айдентика, логотип, фирменный стиль, то, что потом в рекламной кампании будет привлекать или не привлекать внимание зрителей и вызывать желание купить билет. Составляющих очень много: время, дата, день недели, площадка, команда, общая цель.
Какие риски могут быть при организации?
Риски могут быть разные. Мы вообще живём в очень интересное время и каждый день появляется очень много вводных, которые влияют на нашу с вами жизнь. Конечно же, это отражается на мероприятиях, на концертах, на том, как они идут, как идут продажи.
В общем, на успешность мероприятия могут влиять многие факторы. Вроде бы, да, вы всё предусмотрели, и всё есть и супер-команда, и площадка выбрана правильно, и дата правильная, и выходной день, и ещё что-то. НО, самое интересное в работе организатора мероприятий, что вся сфера очень живой организм, потому что он очень подвержен влиянию всего происходящего вокруг нас. Всё, что происходит в мире, в городе, даже в семьях, влияет на эмоции и настроение людей. От этого сильно зависит концертный рынок.
Когда я делала первый большой концерт (это был сольный концерт Ёлки в Олимпийском). В его успех мало кто верил. Мы выбрали достаточно оригинальный формат, потому что такого не было, а артист на тот момент не был так популярен. Несмотря на то, что в нас особо не верили, мы шли своим путём. В итоге мы достигли своих целей и провели его успешно, все были довольны. В конце ко мне подошли люди, которые больше 30 лет находятся шоу-бизнесе, и сказали -- “Свет, вот в тебе есть одно качество -- чуйка”. И на самом деле, я это потом слышала не один раз. Можно писать и считать бизнес-планы, сметы, ещё что-то, и, вроде бы даже всё предусмотреть, но есть одна вещь, которая должна быть присущая людям из нашей сферы. Это продюсерская чуйка, понимание того -- как надо сделать, когда надо сделать, а стоит ли делать? Иногда это всё на уровне необъяснимого, то, что принято называть интуицией. Это тоже важная составляющая всего процесса и успешного мероприятия.
Как замотивировать команду на успешный успех?
Когда команда живёт этим проектом, мероприятием, относится ко всем процессам с увлеченностью несмотря на то, что этот путь достаточно долгий. Тогда мероприятие точно получится успешным, потому здесь важно небезразличное отношение, полное погружение, чтобы вся команда до самого-самого последнего исполнителя были увлечены процессом. Только тогда всё получится. Именно поэтому для нас важен подбор подряда, мы тщательно подбираем каждого, кто что-то привносит в проект. От того как он это привнесёт, сделает, будет к этому относиться. Из этого на самом деле складывается всё. Мы всегда привлекаем наших партнеров, которые нам близки по духу, мироощущениям, восприятию, отношению к работе и к процессу создания. Мы не просто делаем, а стараемся каждый день создавать что-то новое, что-то крутое и стараемся выбирать таких же партнеров, которые не просто выполняют задачу, а стараются на своем участке что-то создавать, привносить новое, инициировать и тогда получается очень крутой симбиоз.
Сколько времени закладывать на подготовку?
Время на подготовку всегда зависит от самого мероприятия. Одни мероприятия начинают готовить за полтора года до, если что-то очень масштабное. Другие мероприятия начинают готовить за несколько месяцев, за полгода, у нас в практике были мероприятия, которые мы делали за 10 дней. Поэтому здесь такой вопрос, хорошо начинать готовить все заранее, обдумывать идею, встречаться и продумывать мелочи, всё собирать по крупицам, по кусочкам. Это идеально, но не всегда у нас есть такая возможность. Иногда идея рождается спонтанно “а вот давайте” и тогда мы уже начинаем двигаться. То есть, мы от идеи до дня мероприятия выстраиваем определённый таймлайн проекта, чтобы всё успеть. Иногда сроки очень сжатые. А иногда мы имеем возможность сделать свою работу в более щадящем режиме. Говоря про концерты, идеальный срок старта работ — это девять месяцев, когда начинаются первые подготовительные процессы, выход в продажу и так далее. Если это большой концерт, то можно начать подготовку даже за год. С ежегодными мероприятиями, в практике бывает так, что одно провели, выдохнули и начинаем подготовку к следующему году.
На самом деле к нам очень часто обращаются и приходят заказчики, когда очень сжатые сроки, когда есть большое мероприятие, потому что знают, что мы справимся со всем, что наша команда всегда сделает на высшем уровне.
Итоги
Давайте подведем итоги. Из чего складывается успех мероприятия?
Это правильный выбор: места, даты, дня недели, времени, названия мероприятия, команды — это очень важно! видение цели, к чему мы все идём, вовлечённость и увлеченность процессом. Ну и на верхушке айсберга – чуйка.